职场女性的手帐术（5）
职场女性的手帐术（5）
2012年10月10日
21:30
2012-06-06 10:04:27| 分类： 默认分类 |字号 订阅
第五回 手帐“年”页面的高明使用法
●希望管理长期的工作或者项目
●希望把握纪念日和一年中的主要活动
(1) 从资格考试的日子倒数计算学习的进度
决定参加了的考试就立刻记入。从考试日期倒数考虑学习进度的安排，如果能把计划也写上的话，考试前夕就不会手忙脚乱了。
(2)重要的预定以记号或者贴纸来强调
像是资格考试的日期或者接手重要议案的日子等，这样绝对不可以忘记的预定，要能随意一扫也能迅速看到。
(3) 寻找连休事先制定计划
年初确认长假或者3天连休。如果尽早计划就可分配工作节奏，也可顺利地申请休假和旅行。
(4) 写上考试报名或奖金的申请期间会很方便
记入文件手续或者资格考试的报名时间、奖金或积分卡的有效期限等，可防止不小心忘记了。
(5) 写下常看的杂志的发售日就不会忘记
认真写下常看的杂志的发售日。在报纸或广告上看到中意的杂志、CD或者DVD也可以记下发售日。
(6) 在年初记入公司的年中行事
一旦收到了职场的年中行事预定表就马上记入YEARLY页面。看着这个安排工作与休息的预定就不会出错。
(7)格子分为左右两列，左侧写工作，右侧写私人的预定
在格子里画线分出工作与私人的记入栏可以比较着安排预定。格子小的情况下只是用不同颜色的笔书写也可以。
(8) 事先记入朋友的生日以及纪念日等
为了不对重要的人失礼，年初就事先记入生日以及纪念日等，活用于贺函或者礼物的准备、店铺的预约等。
(9) 用垂直的箭头表示长期的工作计划
花费数月的项目或者临近结束的繁忙期等，连续花费一定期间的预定可以用箭头记入、紧紧抓住时间的流向。
读者们的证词
我们的YEARLY活用术！
记录“滋养心灵的日子”
“去了音乐会、美术馆或者旅行等‘给自己的心灵养分’的日子用绿色的笔、穿上雅致的和服的日子用蓝色的笔、想参加的考试及准备期间用红色的笔，用不同的颜色进行着记录。”（29岁·零售·总务）
活用于资格考试的学习
“用于管理资格考试的报名及学习节奏的分配。总之先写下了所有感兴趣的资格考试，就算今年不能参加，也可以活用于为以后制定计划。”（35岁·建设·营业）
确认连休提升干劲！
“我周末有时也要上班，休息日不固定。算出每个月休息的天数，制定旅行等的计划。决定旅行之后就贴上贴纸，看着这个就会有‘还差一点儿’的动机上升的感觉。”（29岁·烹饪学校讲师）
在年中把握公司的活动
“活用于在全年中计划公司的活动。因为上班的地方是外资企业，活动名及大的行事都统一使用英语。作为学习，WEEKLY中也基本是使用英语记入。”（33岁·制造厂·宣传）
记录体重及生理周期以进行身体调养
“记录生理周期、吃药的日子、体重以及用曲线图表示的体重的变化。给人看见挺不好意思的，所以体重如果是45.6kg的话就记录为56。可以一览长期的记录，便于把握身体的节奏和变化。”（26岁·零售·事务）
利用通讯录进行记录
去过的店铺清单
每年，通讯录总是没有使用就这么空着。改变一下观念、将其作为去过的餐馆的记录来活用。记录下地址、店铺的氛围、味道和价格等备忘，负责宴会或者准备约会时就会派上用场。
读过的书清单
将通讯录作为清单记录读过的书、听了的CD、看了的电影等也是一种方法。在电话号码栏写下作者等，可以灵活使用。也可以记录衣服或爱好品的购入。决定主题坚持记录的话，应该会成为世上独一无二的珍贵的档案。
·全特辑结束·
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06-06 21:01
JAM
风乃，我已经仔细看完你的译作了，佩服你的翻译水平之余，也感叹日本人在时间管理方面的特点 — 无微不至，相当细心。
而我现在也衍生出一个纠结，因为YEARLY,MONTHLY和WEEKLY的功能都是可以通过GOOGLE CALENDAR实现，再加上rainlendar的周行程表，月行程表和年行程表的话，就可以代替笔记本了。
我想知道你电子和纸笔你如何取舍呢？现在我还在考虑使用哪种好~
回复
06-07 10:07
風乃 回复 JAM
我个人偏好纸笔。原因嘛还是说，手写的自由度和连贯性是目前的电子产品还不能完全比拟的。另外一个小知识也是我最近在日本的网站上看到的，是说打字和手写时大脑的思考回路完全不一样，而习惯于凡事依赖电脑的人会有一点“电脑呆”的现象。
当然，现今也有高端一点平板电脑可以较好的模拟手写一般的效果，但越能接近手写效果的产品价格就越是高昂，个人的话我还是展望这种产品能更改进更普及以后，可以完全替代纸笔。毕竟无纸化真是环保的多也好管理的多。
我 认为GOOGLE CALENDAR等工具不足的是，它缺少了一个让人反省和积累经验的模块。我认为回顾的时候需要评估自己针对一件项目花费时间及所得到的产出是否平衡，甚 至更进一步评估这件项目是否比其他项目更值得花费时间，这一点功能在GCAL上没有体现。而笔记上可以写下你的回顾时的想法。更多的，笔记除了做行程管理 以外，还有很多页面或空间可以去做思考的延伸，记录创意从萌发到完善到成熟的过程等。当然这一点通过单独准备一个思考记录本也可以做到，全凭个人喜好吧。
我 现在用的在线工具主要就只是记录任务列表。与你之前交流过，我猜测我使用的目的和你不一样，我不怎么依赖列表决定下一步行动，我是在每月、每周始计划要做 什么，比如说每周初安排其中四天（留一天用于对任务的改动或追加）每天有3个最重要的任务（MITs→Most Important Tasks），我每天只有做完这3件事才会接着做别的事情（大多数情况下这几件事加上一些杂务已经够我一天的工作量了）。当然也会有很多花费时间不长但必 须要做的事情，那些我是用便签就随时记录了并用下午的某段时间一起做了。任务列表更多是在我把安排的事情完成后的空隙再去计划接下来的一个期间的安排用 的。因此目前我还是觉得用RTM的智能列表对任务属性多重地限定搜索是比较方便的，在重新思考接下来工作的重点的时候可以依实际情况去灵活决定以什么样的 范畴来显示一个清单。
当然我想，能有这么多决定权和自由度还是和我现在是自由职业有很大关系，有老板盯着的时候，很多事情就不是那么简单了。时间管理方法还是要在大家的交流中去找到最适合自己的方式。
以上有些方法受启发于一本书叫《THE POWER OF LESS》，我暂时没有发现有中译本，正在考虑要不要翻译……超大的工作量啊~
写的有点多，见谅。
回复
06-10 19:51
JAM 回复 風乃
谢谢你的建议啊，获益良多！！！
突然让我明白了如何分配电子和笔记的功能！
电子设备适合管理我的任务清单，像分析问题，处理问题，回顾，这样的还是回归的笔纸为好。
当我太过依赖电子系统时，我真的只会傻乎乎就看着那些今日待办里的任务，不加思索，就按着系统分配的顺序就一味完成下去好了，即使我马上开展那个优先级最高的任务，我还是会惦记着列表中往后的一些任务，无疑跟GTD的mind like water思想背道而驰了。
你的MIT的理念应该跟平时所说的放置每周石头的思想不谋而合吧。
我这样理解对吗？每周先决定好计划好本周石头，安排在每一天有空的时间尽早且最好早上完成，完成以后，再去别的事情，而这个别的事情，就是根据当时的情景从电子设备的任务列表当中选择，或者是早上一些突发任务推迟到现在完成。
是这样理解吗？
还有，你想信吸引力法则么？呵呵，当我想着你提到的那本书的时候，今天我就意外的看到一篇本书作者所写的文章了，哈哈
http://zenhabits.net/how-to-do-weekly-review-in-under-hour/
Clipped on 10-October-2012, 9:30 PM from [译作]职场女性的手帐术（5） – 風乃的日志 – 网易博客
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