概述
1. 主控系统概述
主控系统是实现基础信息集中管理和共享的基础，是各个关联系统的控制中心。可以对各个关联系统涉及的基础信息进行统一管理，并对各个关联系统进行初始设置。

任何一个关联系统的使用，都必须先在主控系统中进行相应的设置。

本系统仅由系统管理员及其他负责基础信息维护的人员使用。
1. 系统中的基础定义
在《ERP使用很简单》中，介绍了下列基础定义：
1. 关联系统：
  
  根据企业管理中内容、目标的不同，可以将企业管理系统划分为多个相对独立、但又彼此相关的系统，这些系统称为关联系统。
2. 功能权限：
  
  系统中包括了一系列可执行的操作，称为系统功能。
  
  被授权允许执行的某些系统功能的组合，称为功能权限。
3. 数据权限：
  
  指的是在执行一个系统功能时，能查看或操作的数据范围。
  
  在执行同一个系统功能时，不同的数据权限下能查看或操作的数据范围是不同的。
4. 角色：
  
  指的是在”一个”关联系统中的功能权限。
5. 系统用户：
  
  指的是系统的使用者。在系统中，可以为用户指定登录名、密码等信息。
这些定义是系统最重要的基础，后面将会进一步详细介绍，以便能够更加直观地理解这些定义。
1. 管理中的基本概念
企业管理软件是用于企业管理的，所以必然要涉及很多企业管理方面的基本概念，了解这些内容对于用好系统非常重要。下面是一些常用的概念。
1. 组织、组织结构
  
  组织：指的是按照一定目标建立起来的人的集合。
  
  组织结构：指的是根据管理需要对一个组织进行的细分。
2. 部门
  
  部门指的是在一个组织中，按照工作内容和管理相关性划分的人的集合。
  
  部门的设置取决于管理的需要。可以从不同的角度、以不同的方式为一个组织设置部门。
3. 岗位、职位、职务的概念及其关系
  
  一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。
  
  岗位是组织的基本构成单位。
  
  实际工作中，经常提到”职位”。在人力资源管理中，职位与岗位可以认为是同一个概念。”职位”一词多见于机关、团体、事业单位的人事管理中，而在我国企业人力资源管理中，更广泛使用的是”岗位”一词。
职务：指的是根据职位规定应该担任的工作。

职位与职务：应注意这二个概念的区别。
1. 职位是组织内固定的一个职务的特定事件。例如，”财务经理”职位可以是”财务”组织”经理”职务的一个实例。职位属于组织。任何时候，一个职位可能有一个、多个或没有任职人员。
2. 职务是组织内的通用职责，它独立于任何单个组织。例如，“经理“职务可以出现在很多组织中，各个部门都可能有职务是”经理”的岗位。
下面只采用”岗位”这个名称，以免导致一些错误的理解。如在人力资源管理课程中常提到的”职等”是”职位等级”的简称，但在称为”职等”时容易被误认为是”职务等级”。所以下面只采用”岗位”这个名称，相应的，有”岗位等级、岗位序列、岗位编制”等概念。
1. 岗位等级、岗位序列
  
  岗位等级：是对工作内容、难易程度、责任大小、所需资格相似的岗位的一个描述。
  
  岗位序列：是对工作性质相同，而责任轻重、困难程度相同或不同的岗位的一个描述。
  1. 关于本教程
为了用户能够全面、深入地了解主控系统的使用方法，软件服务社提供了这样一个完整的使用教程，其中将结合一个完整的实例，详细说明主控系统的使用方法，并同时完成OA、TC的基础设置，使这两个关联系统可以开始正式使用。

有些用户对主控系统的使用感到比较陌生，因为涉及一些很重要的基本概念（如角色、数据权限），还涉及一些管理方面的知识（如部门、职务的设置）。但只要按本教程的顺序逐步使用，很快就会轻松、全面地掌握这些内容。

注意：
1. 可以先按照《协同管理系统实施手册》安装好本系统，并进行简单试用，以增加直观了解。这样查看本教程时会比较方便，而且可以有一个练习环境。
2. 建议把本教程”至少”看两遍
  
  看第一遍时肯定会有一些不清楚的地方，这是很正常的。因为主控系统所做的很多基础设置是为各个关联系统（如OA、TC、PB、HR、CRM、DL等）服务的。但在使用OA、TC等系统前，可能对每个设置的具体影响是什么并没有直观的了解。
  
  所以在看第一遍时，如果有不太清楚的地方，可以继续向下看。当全部看完并初步使用OA系统、培训系统之后，再看第二遍，这时对很多业务都已经有了直观的了解，理解起来就容易得多、全面得多（实际上，学习任何系统都是这样）。
3. 本教程的目标是帮助用户全面理解协同管理系统的基础概念、思路，以及怎样使用主控系统进行有关工作的管理，并不是系统中各个功能的操作说明。为了便于用户随时查看，在系统中内置了详细的使用说明，包括：
4. 本系统的《使用教程》：
  
  登录系统后，可以点击右上角的”使用说明”（如下所示），查看本系统的使用教程：
5. 各个功能的操作说明：
  
  系统中的每个功能都有预置的详细说明（在系统中执行每个功能时，在”当前位置”后面都有一个”说明”按钮，可以随时点击查看，非常方便。如下图）：
【说明】：本教程重点介绍怎样使用主控系统、怎样通过主控系统管理各个关联系统。对于一些用于系统维护方面的功能（如系统升级等）将会在其它专题手册中介绍。
1. 实例
下面，我们以”用有门业有限公司（集团）”（以下简称”用有门业”）为例，提供一个完整的操作演示（本例内容纯属虚构，如有雷同，纯属巧合）。
1. 实例简介
用有门业是中国及亚太地区最大的、专业制造各种”门”的企业。该集团实施多品牌战略，下设三个专业制造公司：

用有邦加门有限公司：产品为邦加品牌的系列木门

用有形惠门有限公司：产品为形惠品牌的系列防盗门

用有水钧门有限公司：产品为水钧品牌的系列车库门

为了更好地管理在各地的销售业务，该集团设有一些分公司：

用有门业北京分公司：分管北京及周边地区的销售业务；

用有门业上海分公司：分管上海及江苏等周边地区的的销售业务。

该集团为提高信息化管理水平，决定使用OA系统和培训系统。因此，需要先在主控系统中设置好各种基础信息。本教程将以此为例，介绍如何在主控系统中进行各种基础设置，直到可以正式使用OA系统和培训系统。

另外，用有门业计划在OA、TC使用成功以后，还准备再使用PB、HR等系统。所以，在进行基础信息设置时，会同时考虑将来在PB、HR中的需要。比如，有的部门、岗位上的员工（如保洁员）并不需要使用OA、TC系统，但在整理整个公司的组织结构时，可以同时整理出这些部门、职务、岗位，并在主控系统中设置好，这样将来实施HR等系统时，就可以直接使用。

该集团决定由信息部的员工付聪负责系统管理工作。

【说明】：集团主要负责人如下：

董事长：邢加军

总经理：苏鹏

副总经理：宋南、马玉新、张忠意

三位副总经理的分工如下：
1. 宋南：分管集团销售部、公关企划部和各个分公司；
2. 马玉新：负责整个集团（包括下属公司）的财务工作。
3. 张忠意：负责集团研发部、人力资源部、信息部、工程部、后勤安保部，以及各个下属生产企业。
本教程提供这样一个组织结构比较复杂的企业作为实例，以便用户可以根据本教程，对各种基础信息（如部门、职务、岗位）的设置有更直观的了解。实际工作中，如果企业规模较小，或者规模虽然很大、但组织结构较为简单，那么使用主控系统会更加容易。
1. 实施计划
下面是本教程涉及的操作演示内容列表，以便参考：

2011年10月10日：完成了系统安装，开始在主控系统中进行基础设置。

2011年10月25日：完成了本教程介绍的所有工作，可以开始使用OA、TC等系统。
1. 怎样练习
您在使用本教程时，可能会想参照教程中的讲解，同步练习。在软件服务社网站上的”练习专区”，提供了与本教程相配套的多组练习数据，并有每组数据的详细说明。您可以下载这些数据，并参照本教程中的说明进行练习。

本教程重点介绍如何在主控系统中完成与OA、TC相关的基础设置、以便可以正式使用OA、TC系统。这是因为我们建议把OA和TC作为第一阶段就要使用的系统，而且，设置好的很多信息（如部门、职务、岗位等）可以与其它关联系统共享。这样，以后如果需要使用PB、HR、FM、CRM、DL等其它关联系统，基础信息设置的工作量就大大降低：只需要在主控系统中再做少量与这个系统有关的基础设置即可（这些内容将在各个关联系统的《使用教程》中详细介绍），因此非常方便。
主控系统简要说明
1. 了解主控系统的概况
付聪用预置的用户登录名”admin”、密码”sys123456″登录主控系统。登录后，可以看到系统界面：

界面包括以下几部分：

1．功能菜单：

左边的树状图是系统功能菜单（不同权限的用户功能菜单可能不同）。

后面会详细介绍各项功能的使用方法。

【说明】：在基础定义中，谈到了”系统用户”和”功能权限”。admin就是主控系统的一个”系统用户”，而上面这个菜单中的各个功能就是这个”系统用户”的”功能权限”。可以结合这些实际内容，加深对基础定义的理解。

2. 数据区：中间的区域是数据区，当执行菜单功能时，相关信息将显示在这个区域中。

3. 常用链接：界面的最下面一行是常用的工具和操作按钮：

4. 其它：右上角有一些操作按钮：

其中：

1）密码修改：可以用于修改本人的密码；

2）使用说明：可以点击查看主控系统的使用教程。
1. 系统功能简介
主控系统中的各种管理工作主要是通过执行左侧菜单中的各个功能实现的。

不同的用户，由于权限不同，所以显示的菜单可能不同。完整的功能菜单如下：

下面简单介绍一下主控系统所包含的功能：
1. 组织信息管理
“组织信息管理“部分用于描述系统要管理的对象是什么，包括下列功能：
1. 公共信息管理
【定义】公共信息：指的是各个关联系统中可以共享的基础信息，而不是某个关联系统独有的信息。

例如：”币种、结算方式、供应商”信息在付款审批及预算系统、财务系统等多个系统中都要使用；”银行信息”在财务系统和HR系统中都要使用……这些基础信息是在多个关联系统公用的，因此称为公共信息。

下列功能用于设置和维护这些公共信息：

这些”公共信息”是HR、PB、FM、CRM、DL等系统的重要基础信息，由于本教程重点介绍主控系统及协同办公系统、培训系统的基本设置，不涉及这些信息，所以下面不再对”公共信息”做详细介绍，具体内容以后会在HR、PB、FM、CRM、DL等各个相关系统的教程中说明。
1. 关联系统管理
下列功能用于设置和维护各个关联系统的专用信息：

这样，在这里可以完成各个系统”专用信息”的设置，而上面的”公共信息管理”又完成了公用信息的设置，因此，各种基础信息就可以很清晰、完整的设置好了。
1. 员工及用户管理
下列功能用于管理员工信息和虚拟用户信息。

注：员工和虚拟用户的定义在后面再介绍。
1. 系统维护
下列功能用于对协同管理系统进行维护。如：可以进行数据备份、系统参数优化等。

可以看到，主控系统的功能很多，但结构非常简洁、清晰。利用主控系统，可以对所有关联系统进行统一的控制。
1. 系统中的预置数据
系统中预置了一些数据，以便用户前期进行最基本的试用。预置的数据主要包括：
1. 部门：
执行”组织信息管理—管理部门设置—管理部门设置”功能，点击”查询”按钮，可以看到系统中已预置了一个部门，部门名称为”管理部”，部门编号为0，如下所示：
1. 职务：
执行”组织信息管理—职务管理—职务信息管理”功能，点击”查询”按钮，可以看到系统中已预置了一个职务，职务名称为”职员”，部门编号为50，如下所示：
1. 岗位：
执行”组织信息管理—岗位管理—岗位信息管理”功能，点击”查询”按钮，可以看到系统中已预置了一个岗位，岗位名称为”系统管理员”，岗位编号为0，如下所示：
1. 员工：
执行”员工及用户管理—员工信息管理”功能，点击右上角的”查询”按钮，可以看到系统中已预置了一个员工的信息：

这个员工的姓名为”系统管理员”，使用系统时所用的登录名是admin、密码是sys123456。

由于今后由付聪作为系统管理员，所以他点击这一行后面的”修改”按钮：

此时弹出窗口显示：

把姓名由”系统管理员”改为”付聪”、把登录名改为”fuc”、把密码改为”f1234567″。其它信息先不必修改（后面会再详细介绍员工信息，可以将来再补充、修改），然后点击”保存”按钮。可以看到姓名、登录名变为：

然后，点击”退出登录”（如下所示）：

此后，付聪再登录系统时，就必须用新的登录名和密码。

付聪输入新的登录名fuc、密码f1234567，登录后，可以看到右上角的登录人员已变为：

下面各章将在这些预置数据的基础上，根据用有门业的需要，介绍怎样在主控系统中进行基础设置，以便能够正式使用OA和TC。在这个过程中，可以完整地了解主控系统对基础信息的管理和对其它关联系统的控制。
组织信息管理
1. 概述
“组织信息管理“部分用于描述系统要管理的对象是什么。我们在使用系统之前，必须先明确，我们要管理的是哪一个公司或哪些公司，也就是要确定系统的”管理主体”。这还远远不够，我们还需要进一步详细描述这个”管理主体”的构成或者结构。

在《ERP使用很简单》中，介绍过二个基本概念：

组织：指的是按照一定目标建立起来的人的集合。

组织结构：指的是根据管理需要对一个组织进行的细分。

组织可以是实际存在的，也可以是虚拟的。它是各种管理工作的服务对象，只有对组织进行深入的分析，才能把管理工作做得更好。

组织结构设计是企业管理中最重要的基础工作之一。比如，要通过化学实验得到某种结果，仅依靠一组数据往往是不够的，但是漫无目标的大量实验数据也未必有用。好的方式应当是设计正交实验，对从多个不同角度获取的数据进行分析。同样，要在系统中更好地实现各种管理要求，必须从不同角度，对作为系统管理对象的”组织”进行多角度的分析，常见的分析角度包括：

可以从综合管理角度，确定好”管理主体”，并对”管理主体”进行细分，得到”管理部门”。还可以根据人员分工、责任、权力等，划分为不同的”职务”和”岗位”；

可以从会计核算角度，确定好”会计主体”，并对”会计主体”进行细分，得到”会计部门”；

可以从法律角度，特别是《公司法》角度对组织进行细分，以确定这个组织包括了哪些”法律主体”。

进行组织结构设计的目的是：发挥整体大于部分之和的优势，使有限的人力资源形成最佳的综合效果。

在本教程中，将会详细介绍管理主体、法律主体、管理部门、职务、岗位及相关信息的设置。会计主体、会计部门将在《财务系统使用教程》中介绍。
1. 管理主体设置
本功能用于设置本系统的”管理主体”信息。

管理主体：指的是本系统所要管理的组织。

管理主体可以是一个公司，也可以包含多个公司。它们在实际工作中统一管理，在系统中也是统一管理，因此在系统中作为一个”管理主体”。

【说明】：

如果本”管理主体”中只有一个公司，则填写这个公司的信息即可；

如果”管理主体”由多个公司组成，那么”管理主体”可以是真实存在的集团（如本例中的”用有门业有限公司”），也可以是虚拟的集团（如：有的单位存在多个公司，但并没有一个真实存在的集团，这时可以把虚拟的集团作为”管理主体”）。

执行本功能时，可以看到，主控系统中有”管理主体”的预置值（如下所示）：

只要在这个预置的信息基础上修改即可（主要是设置好名称）。付聪根据用有门业有限公司（集团）的信息，填写如下：

然后点击”保存”按钮。

注意：不要把”管理主体”混淆为”集团”。无论在本系统中，还是在《公司法》中，都没有”集团公司”这样的概念，”集团公司”只是实际工作中可能使用的一个名字。管理主体指的就是本系统所要管理的组织。”成立日期”应当设置为这个”组织”的成立日期，比如：某集团公司是2005年3月12日成立的，但它的第一个下属公司在2001年5月10日就已成立，那么，这个管理主体的成立日期就应当设置为2001年5月10日。

说明：管理主体信息下方的”是否绑定微信企业号”用于设置系统与微信企业号的绑定方式，以便在微信企业号中进行移动办公。详细内容将在后面介绍，这里暂不必考虑。

法律主体设置

法律主体：是指享有民事权利、承担民事义务的组织。

说明：

通用意义上讲，法律主体指的是能够独立承担民事责任的经济实体。就不同的法律而言，法律主体有不同的含义。如《公司法》规范下，法律主体是具有独立法人资格的企业。《民法》规范下，法律主体就是具有独立民事行为能力和民事权力能力的自然人、公民等。

本系统采用的并不是通用意义上的定义，而是与《会计学》中对会计主体、法律主体的定义一致，并不考虑个人作为法律主体的情况。主要是指是具有独立法人资格的企业。

在系统中，必须明确要管理哪些”法律主体”的业务，必须明确本”管理主体”中涉及哪些法律主体。比如，在付款审批及预算系统中要管理采购合同，只有法律主体才能作为合同的甲方。

本功能用于设置本”管理主体”中涉及的所有法律主体。

说明：关于”集团型企业”：

集团中各个具有独立法人资格的企业必须设置为”法律主体”；

如果集团本身是一个真实存在的法人单位，那么集团也是法律主体、也必须在本功能中设置；但如果集团只是一个虚拟的管理机构，那么就不是法律主体、不能本功能中设置。

注意：要区分”子公司”和”分公司”

子公司是法律主体。

分公司不能独立承担民事责任，因此不是法律主体。

法律主体信息在有些关联系统（如PB、HR）中需要使用，在OA、TC中并不需要”直接”使用。但是下面设置”管理部门信息”时需要指定部门的”所属单位”，指的就是一个部门归属于哪个”法律主体”，因此必须在本功能中设置好法律主体信息。

用有门业的”法律主体”包括：

用有门业有限公司：由于集团是真实的法人单位，所以需要设置为”法律主体”。
用有邦加门有限公司
用有形惠门有限公司
用有水钧门有限公司

注意：上面已强调：”分公司”不是法律主体，所以用有门业的法律主体中，不包括”用有门业北京分公司”和”用有门业上海分公司”。

付聪执行本功能，显示的是系统当前的预置值：

点击按钮，显示：

付聪将上述信息修改为用有门业（集团）的信息，如下所示：

然后点击”保存”，这样就完成了第一个法律主体（即用有门业集团）信息的设置。

再点击”新增”按钮，将其它”法律主体”的信息设置好。

设置完毕，如下所示：

各”法律主体”设置完毕后，如果需要，可以点击按钮，查看详细信息，并可以进行修改。注意：

法律主体的编号是不允许修改的，其它信息都可以修改，这是因为在很多功能中会按编号引用法律主体。这一点比较特殊（主控系统中绝大多数基础信息的编号是可以修改的）。

如果有的法律主体今后不再使用（例如：公司被注销），可以点击，将其状态修改为”停用”。

说明：如果”本单位”不是集团企业（即只是一个单独的公司）、没有其它法律主体，那么只要把系统预置的法律主体信息修改完即可（即把”法律主体信息”设置得与上面的”管理主体信息”一样就可以了）。这种情况下，只有一个”法律主体”，就是自己。

管理部门设置
1. 定义

部门：指的是在一个管理主体中，按照工作内容和管理相关性划分的子集。

部门的设置取决于管理的需要。可以从不同的角度、以不同的方式为一个组织设置部门。比如：

管理部门：指的是针对管理主体，以综合管理的角度进行细分后，所设置的部门。

会计部门：指是的针对会计主体，以会计核算的角度进行细分后，所设置的部门。

不同的行业还可以根据需要，从其它业务角度进行部门设置。比如商业流通企业，可以从物流角度划分和设置”物流部门”，此时，配送中心、各个分店都是”物流部门”，而一些常见的职能部如”人力资源部、财务部”反而不必设置为”物流部门”了。

管理部门设置是系统中最重要的工作之一，也是实际企业管理工作中最重要的工作之一。

本教程只介绍”管理部门”的设置方式，”会计部门”的设置将在《财务系统使用教程》中介绍。如无特别说明，今后提到的”部门”均指”管理部门”。

管理部门类别设置

在一个组织下，可能涉及大量的管理部门，可以根据这些部门某些方面的相关性，设置各种”管理部门类别”，以便对相同类别的部门进行统一的分析和管理。

系统中有一些预置的部门类别：

管理部门类别对OA、TC等系统的使用没有影响，仅用于HR系统中的统计分析。如果仅使用OA、TC，可以不必进行任何设置和调整。后面在执行”管理部门设置”功能、设置”部门信息”时，可以将所有管理部门的”部门类别”全部设置为系统中预置的”职能部”。

用有门业考虑到以后可能使用HR系统，因此决定先设置好部门类别。经董事长邢加军与各位副总经理、集团各职能部经理、各下属公司经理讨论后，确定了本单位的管理部门类别包括：

集团职能部、生产企业、生产企业职能部、生产部门、分公司、分公司职能部、门店、其它

在系统中的设置方法可以规纳为：先修改，再新增。具体指的是：

系统中已有一些预置的部门类别，可以修改其名称、编号，调整为正式部门类别（不要把这些部门类别改为”停用”。因为主控系统中的其它预置信息可能已用到这些预置的部门类别，并且预置的部门类别很少，所以只要在这些预置的部门类别基础上修改就可以了）。

修改完预置的部门类别后，可以再根据本单位的管理需要”新增”部门类别。

付聪先将预置的”职能部”修改为”集团职能部”：点击”职能部”，然后在右侧的区域进行修改，修改后如下：

另一个预置的部门类别”其它”不必修改，因为仍然需要。

说明：可以看到，一个”部门类别”信息主要包括下列各项：

编号：必填。要求是数字，且不得与已有的编号重复。编号仅用于排序，可以根据需要修改。

名称：必填。要求是字符串，且不得与已有的名称重复。

上级类别：因为管理部门类别允许为多级，所以需要指定每个类别的上级。但除非特别需要，建议不需要设置为多级，以免过于复杂。对于第一级类别，其上级为”部门类别”（如下图）。

然后付聪开始增加其它部门类别，包括：

编号	名称
20	生产企业
22	生产企业职能部
24	生产部门
30	分公司
32	分公司职能部
34	门店

注意：设置编号时，建议不要设置得全部连续，这样便于将来增加新类别。

操作方法如下：

点击”新增”按钮，注意：必须先点击指定”上级”。

用有门业将各个部门类别全设置为一级，所以可以点击”部门类别”作为上级（如下所示）。再点击”新增”按钮，此时显示：

可以看到，”上级部门”自动显示为前面点击指定的”部门类别”。

注：如果没有先执行第一步（指定上级），那么在点击”新增”时，系统会提示：

然后，填写这个部门类别的各种信息，包括：

编号：20；

名称：生产企业。
填写完毕后，点击”保存”，即可看到在左边的树形图上又增加了”生产企业”，此时这个部门类别设置完毕，如下所示：

付聪按同样方法，将其它部门类别全部设置完后，如下所示：

说明：

如果有的管理部门类别今后不再使用，可以点击，将其状态修改为”停用”。
在操作过程中，如果不小心选错了”上级”，有可能会出现下面的结果：

此时可以点击”上级类别”后面的按钮，在弹出窗口中选择正确的”上级”后，再保存即可。这也是一种常用的调整方式。
1. 管理部门设置

需要按照本单位的组织结构设置好部门信息。这是最重要的基础信息之一，应充分考虑本单位的管理要求，认真设置。一般应当由本单位负责人与各高层管理人员、人力资源部、信息部等相关部门负责人共同讨论确定。

在HR系统启用前，可以先进行简化的部门设置，以便尽快使用培训系统和OA系统。然后，可以在系统使用过程中，逐步优化部门设置。

注意：一定不要混淆”部门类别”与”部门信息”。

部门类别：指的是对部门按照某种管理标准所做的分类，而不是具体设置了哪些部门。比如，可以把本单位的所有部门划分为管理类、生产类、研发类、销售类……（又如上面例子中，用有门业设置的类别）。在HR系统启用前，可以只采用系统中预置的类别，不必设置更多的类别，因为”部门类别”只有在进行业务分析时才会用到。比如在HR系统中，分析工资费用的构成时，我们可以按部门类别分析管理类、生产类、研发类、销售类的部门各自的工资费用数据。但在OA、TC系统中，并不需要相关的分析，所以如果只使用OA、TC系统，那么可以任意使用系统中预置的类别即可。上面用有门业设置了部门类别仅仅是因为用有门业计划下一步要使用HR系统，所以举例演示、以便直观了解（部门类别也可以在HR系统启用后再根据需要设置，并不要求在HR系统启用前设置）。

部门信息：指的是本单位具体设置了哪些部门，如总经办、财务部、企划部、人力资源部、工程部……

设置”部门信息”时需要选择”部门类别”，即”部门类别”是对”部门”的一个描述信息。

实际工作中请注意，一定不要混淆这二个概念，不要在设置”管理部门信息”时，执行了”管理部门类别管理”功能。这二者是很容易区分的，比如在用有门业，财务部、企划部是不同的”部门”，但它们的”部门类别”都是”集团职能部”。

另外，由于部门类别和部门是两个不同的概念，因此，它们的名称相同也没有关系。

确定部门设置方案

用有门业董事长邢加军与各位副总经理、集团各职能部经理、各下属公司经理讨论后，确定了本单位的部门设置。方案如下：

第一级设置为：

集团职能部

生产企业

分公司

注意：正如在上面提到的，这里设置的几个一级”部门”与上面的”部门类别”的名称正好是相同的，但这没有关系，因为”部门”与”部门类别”是不同的概念。
在第一级基础上再设置第二级，具体设置如下：

将集团的各个职能部门，如总经办、销售部、财务部、研发部、人力资源部等设置为第一级”集团职能部”的下级；

将三个生产企业设置为第一级”生产企业”的下级；

将二个分公司设置为第一级”分公司”的下级；
然后，在第二级下面再设置第三级，例如：

销售部的下级部门包括：销售部经理办公室、专卖店管理组、家居卖场管理组、经销商管理组、直销及项目管理组；

财务部的下级部门包括：财务部经理办公室、总账组、资产管理组、结算组、出纳组；

研发部的下级部门包括：研发部经理办公室、木门研发组、防盗门研发组、车库门研发组；

……

整理出部门结构图

根据上面确定的结果，整理出明确的部门结构图，如下所示：

部门信息

集团职能部

总经办

销售部

销售部经理办公室

专卖店管理组

家居卖场管理组

经销商管理组

直销及项目管理组

财务部

财务部经理办公室

总账组

资产管理组

结算组

出纳组

研发部

研发部经理办公室

木门研发组

防盗门研发组

车库门研发组

人力资源部

人力资源部经理办公室

薪资组

福利组

人事信息组

培训组

行政组

公关企划部

公关企划部经理办公室

公关组

企划组

信息部

信息部经理办公室

设备管理组

系统管理组

工程部

工程部经理办公室

电工组

土建组

后勤安保部

后勤安保部经理办公室

保洁组

保安组

稽核部

稽核部经理办公室

档案组

稽核一组

稽核二组

生产企业

邦加门公司

邦加门公司经理办公室

邦加门公司财务部

邦加门公司人力资源部

邦加门公司车间

邦加门公司仓库

邦加门公司车队

邦加门公司后勤安保部

形惠门公司

形惠门公司经理办公室

形惠门公司财务部

形惠门公司人力资源部

形惠门公司车间

形惠门公司仓库

形惠门公司车队

形惠门公司后勤安保部

水钧门公司

水钧门公司经理办公室

水钧门公司财务部

水钧门公司人力资源部

水钧门公司车间

水钧门公司仓库

水钧门公司车队

水钧门公司后勤安保部

分公司

北京分公司

北京分公司经理办公室

北京分公司销售部

北京分公司财务部

北京分公司人力资源部

北京分公司后勤安保部

北京分公司专卖店

北京朝阳001店

北京丰台002店

北京分公司家居卖场店

北京百安居201店

北京百安居202店

北京家得宝205店

北京东方家园206店

上海分公司

上海分公司经理办公室

上海分公司销售部

上海分公司财务部

上海分公司人力资源部

上海分公司后勤安保部

上海分公司专卖店

上海浦东021店

南京035店

苏州039店

南通041店

上海分公司家居卖场店

上海东方家园211店

上海家得宝215店

分析部门结构图，确定在系统中的设置方案

部门结构图确定后，可以发现：集团职能部下面的各个部门结构各不相同，但三个生产企业的部门结构基本相同，二个分公司的部门结构也很类似。实际上，在很多企业特别是分支机构较多的企业，这种情况很普遍。如果逐个设置，工作量较大，特别是分支机构较多、下属部门较多时。另外，后面我们还需要给每个部门设置相应的岗位信息，设置工作量更大。为此，系统中提供了一些高效、强大的功能，如”组织单元模板管理”，可以提前建好模板，然后批量生成部门、岗位信息。这些功能将会在后面专题介绍。

由于”集团职能部”下面的各个部门结构各不相同，所以必须逐个部门设置。下面先介绍集团职能部的设置方法。

付聪执行”管理部门设置”功能，可以看到有以下预置的部门：

部门的设置方法可以规纳为：先新增，再修改（注意：不是先修改）。具体指的是：

先根据本单位确定的部门设置，在系统中”新增”部门。新增部门时，应当从第一级开始，逐级增加。

再修改系统中预置的这个部门（即”管理部”）。可以把它改为”系统管理员”本人即付聪实际所属的那个”末级“部门。比如，根据用有门业确定的部门结构，付聪应属于”信息部”下面的”系统管理组“，所以可以把系统预置的”管理部”修改为”系统管理组“。

下面先增加一级部门。

新增一级部门

先增加第一个部门”集团职能部”。操作方法如下：

必须先点击指定”上级”：由于”集团职能部”是一级部门，所以点击”部门信息”作为上级（如下所示）：
再点击”新增”按钮，此时显示：

可以看到，”上级部门”自动显示为第一步点击指定的”部门信息”。

注：如果没有先执行第一步（指定上级），那么在点击”新增”时，系统会提示：
然后，填写这个部门的各种信息，包括：

*部门编号：必填。要求是数字，且不得与已有的编号重复。

*部门名称：可以是中、英文及数字，必填。

*部门类别：要求必须指定部门类别。

*上级部门：系统要求必须指定”新增”部门的上级部门。可以修改。

*所属单位：可以前面设置的”法律主体”中选择。即这个组织结构下的各个部门允许属于不同的内部单位。

部门电话：可以不填。

部门描述：用于对这个部门进行说明，可以不填。
填写完毕后，点击”保存”，即可看到在左边的树形图上增加了”集团职能部”（如下所示），此时这个部门设置完毕。

然后，按同样的方式设置其它一级部门”生产企业”和”分公司”，如下所示：

设置完成后，显示如下：

注意：

部门的编号的仅用于确定显示顺序，可以随时修改。

部门编号只能是数字，但不一定要连续，比如上面的三个部门编号分别是01、11、21，而不是01、02、03，这样做的优点是：如果以后需要增加新的一级部门并显示在某二个部门之间时，只要将编号设置为一个中间的数字即可。

一般情况下，同一级部门的编号位数最好相同，这样显示比较规范。比如：常用的编号方式是：第一级为二位数字，每增加一级就增加二位。

付聪设置的这几个一级部门的名称正好与”部门类别”名称相同，这是因为上面在部门类别设置时正好设置了相同名称的部门类别。但不要把”管理部门”与”管理部门类别”的概念混淆起来。

这样就完成了一级部门的设置，下面再进行二级及二级以下部门的设置。

新增二级（及以下）部门

下面”新增”二级部门。先增加”总经办”，操作方法如下：

先点击指定上级部门：由于”总经办”的上级是”集团职能部”，因此，需要先点击”集团职能部”。
再点击”新增”按钮，此时显示：

可以看到，”上级部门”自动显示为第一步指定的”集团职能部”。

然后，填写这个部门的各种信息，如下所示：
填写完毕后，点击”保存”，即可看到在左边的树形图上又增加了”总经办”（如下所示），此时这个部门设置完毕。

然后，再按同样的方式，增加”集团职能部”下面的其它二级部门：

选择”集团职能部”为上级部门，设置销售部、财务部、研发部、人力资源部……

例如：销售部设置如下：

这样，就完成了二级部门的全部设置工作。如下所示：

再设置三级部门，例如，”销售部”下面设有：

部门编号	部门名称
010201	销售部经理办公室
010205	专卖店管理组
010208	家居卖场管理组
010211	经销商管理组
010215	直销及项目管理组

设置方法类似：先点击指定上级部门”销售部”，然后点击”新增”，录入部门信息，如：

保存后，如下所示：

按照上面介绍的方法和前面确定的部门结构图，把所有部门设置完，如下所示：

其中：集团职能部的设置如下：

注意：设置”信息部”的下级部门时，不要”新增””系统管理组“（可以看到，上图的”信息部”中没有增加这个部门）。前面已提到，系统中预置了一个部门”管理部”，可以把它改为”系统管理员”本人即付聪实际所属的那个”末级”部门，即”系统管理组“。下面修改这个部门：

修改预置部门

点击”管理部”，显示如下：

进行下列修改：

编号：修改为011208；
名称：修改为”系统管理组”；
部门类别：不必修改；
上级部门：由于”系统管理组”的上级部门是”信息部”，所以本项应改为”信息部”；
所属单位：”系统管理组”这个部门是直接归属于集团的，所以”所属单位”应设置为”用有门业有限公司”。由于前面在”法律主体设置”功能中已将系统中缺省的法律主体”XXX有限公司”修改为”用有门业有限公司”，所以这个部门的”所属单位”也由系统预置的”XXX有限公司”自动变为”用有门业有限公司”。因此，本项不必修改。

点击”保存”后，再次查看部门结构图，可以发现”管理部”已从一级部门中消失，同时，在”信息部”下面，增加了”系统管理组”：

这样，就把系统预置的部门”管理组”改为了系统管理员付聪所属的部门”系统管理组”。

通过这个例子，可以同时了解部门信息的”修改”方法。

【说明】：关于”上级部门”的修改

本例中修改了”管理部”的”上级部门”后，就会发现，这个部门不再显示在一级，而是显示为”信息部”的下级，即成为三级部门。因此，通过修改”上级部门”，可以调整一个部门的级次和位置。这个小技巧非常有用：如果因为某些原因需要调整一个部门的级次和位置（比如设置错了，或者因为管理需要而调整），只要修改”上级部门”就可以实现。

例如：在新增”销售部”下的”家居卖场管理组”时，误将上级部门选择为”集团职能部”，结果保存后如下所示：

此时，只要点击”上级部门”后面的按钮，将上级修改为”销售部”，再保存，就可以将”家居卖场管理组”调整到”销售部”中，如下所示：

部门的查看、修改及变动记录查询

按照上面介绍的方法，把集团职能部的所有部门设置完后，可以看到，用有门业的部门信息设置如下：

部门信息设置之后，还可以执行下列功能：

列表显示：

可以指定”状态”，并点击”列表显示”，列出有关部门（如下图所示）。这种方式可以比较方便地批量列出部门信息：

状态缺省为”在用”。当指定状态为”全部”或”停用”时，可以查出”停用”的部门。

查看、修改现有部门信息：

如果要修改”在用”的部门，可以点击左边树形图上的这个”部门”，然后在右边进行修改。可以修改任何信息（包括名称、编号、上级、描述）。另外，还可以修改”状态”：如果有的部门以后不再使用，可以将其状态修改为”停用”。

已”停用”的部门不显示在左边树形图上，如果想把已”停用”的部门改为”在用”状态，或修改其它信息，可以把查询条件中的”状态”指定为”全部”或”停用”，再点击”列表显示”，找到这个部门进行修改。

查看部门信息的”变动记录”：

部门信息下面还有一个”变动记录”按钮（如下图），可以查看这个部门信息的变动记录。这样便于了解这个部门的信息在什么时间做过哪些修改。例如，前面我们把系统中预置的部门”管理部”修改为”信息部”中的”系统管理组”：

现在对”系统管理组”点击”变动记录”，则弹出窗口显示出这个部门的所有变动细节：

由于部门信息在系统中是非常重要的基础信息，所以我们必须能够对任何变动进行跟踪追溯。通过变动记录，我们就可以了解任何一个部门的任何变动。

关于部门信息的特别说明

部门信息非常重要，设置得是否合理，对OA、PB、HR等各个系统的使用效果都有重大影响。下面介绍一些需要特别注意的内容：

关于部门的上下级关系：

设置部门信息时，都要先指定其”上级部门”。但一定要注意：部门的上下级关系指的是”归属关系”，而不是”管理层次”。

“归属关系”很容易理解，比如：财务部设置了几个下级部门（如下），显然，这几个下级部门是属于财务部的一部分，是”归属”于财务部的。

所以财务部设置这些下级部门是正确的。

一个经常出现的误解是：认为企业内的各个部门都是”总经办”的下级，于是把各个部门都设成了”总经办”的下级。比如，经常有人按以下方式设置：

因为认为总经办是由董事会管理，而销售部、财务部等是归总经办管理，所以设置成了上面的样式。

这样设置是不对的，在实际使用中也非常不方便，因为：

1）部门的上下级关系指的是”归属关系”，而不是”管理层次”：

总经办显然并不”归属”于董事会，而销售部、财务部等部门也不是”归属”于总经办。所以，上面这个设置是不正确的。

2）上面这种设置方式在实际使用时是非常不方便的。

这种方式显然会导致部门信息层级过多，在系统中引用时就很不方便，因为经常要引用末级部门，如果按上面这个设置，每次都要逐级打开，会导致使用非常不方便。当您正式使用OA、PB等系统后，就会立刻体会到这一点。

有人会问：如果不在部门中设置这样的上下级关系，那么企业管理中的”管理层次”或上下级关系是怎样体现出来的呢？实际上，这是通过”岗位”的上下级关系体现的。岗位的概念及设置方法会在后面详细说明。

之所以在部门信息设置时经常出现上面这种不正确的情况，就是因为还没有完全理解部门、职务、岗位等基础概念和使用方法。不过，只要明白了一些基本规则和方法，您就可以很容易地把部门设置得规范、易用。

通过上面的说明可以看到，正确的部门设置方式是这样的：

由于销售部、财务部、研发部、人力资源部等部门并不是”归属”于总经办的，所以在部门设置时它们与”总经办”应当是并列的；

而财务部经理办公室、总账组、资产管理组、结算组、出纳组是”归属”于财务部的，所以它们设置为”财务部”的下级部门。

部门信息的设置极其重要，但没有必要把它想象得很难、很玄——您肯定能做好。

不要把系统中的”部门”与实际工作中的”部门”完全等同起来：

系统中的”部门”是经过抽象、归纳得到的组织，是对实际工作中的”部门”进一步整理、规范后的结果。

比如在本例中，”部门”的第一级设置为：

在实际的企业中，并没有一个真实部门的名称是”集团职能部、生产企业、分公司”，但是在系统中设置”部门”时，却可以按照本例中的设置方式。这样可以使部门设置得规范性更好、在系统中使用时也更加方便。

然后，可以再进一步把更具体的部门信息设置好，比如”集团职能部”下面的各个部门就与企业中的实际部门基本相同了，这是很容易理解的：

需要注意的是：在”生产企业”、”分公司”这两个一级部门下面，各个二级部门的名称是”XX公司”。有人会感到不习惯：我们一般只习惯于财务部、研发部、人力资源部是一个部门，现在集团下属的”公司”怎么也成了部门了呢？实际上，这也是好理解的，前面提到：系统中的”部门”是经过抽象、归纳得到的组织，所以，一定不要把系统中的部门与实际工作中的”部门”完全等同起来。既然系统中的”部门”是一个抽象的组织，那么当然可以是一个分公司或子公司，部门的名称也可以与公司名称相同，这样没有任何问题。

还可以再进一步细分。比如根据用有门业确定的组织结构，可以将”分公司”细分为：

分公司

北京分公司

北京分公司经理办公室

北京分公司销售部

北京分公司财务部

北京分公司人力资源部

北京分公司后勤安保部

北京分公司专卖店

北京分公司家居卖场

上海分公司

上海分公司经理办公室

上海分公司销售部

上海分公司财务部

上海分公司人力资源部

北京分公司后勤安保部

上海分公司专卖店

上海分公司家居卖场

理解了这些概念和规则之后，您在设置部门时就会游刃有余、严谨而不失灵活。

关于部门编号：

在上面的例子中，提到了部门编号的一些方法，但这只是为了方便而采用的方法。系统中仅要求部门编号必须是数字而且不能重复，并不要求按照什么规则。

部门编号仅用于确定部门的显示顺序，没有其它意义，而且可以随时修改。

不必刻意考虑使部门编号一定要遵守某个规则。比如，开始设置时，某个一个部门的编号是02，它的各个下属二级部门编号依次设置为0201、0202、0203……，但是如果某一天需要将这个一级部门的编号由02改为06，那么各个下级部门是否也要改为0601、0602、0603呢？不需要！这时可能会感到部门编号规则乱了，其实完全不用这样考虑，因为编号本身就不要求必须按什么规则，因此也谈不上”规则乱了”。

另外，在设置部门编号时，中间可以预留一些空号，不要设置得完全连续，这样将来增加其它部门时，可以利用这些空号，以便显示顺序符合需要。

注：不仅是部门，系统中大多数基础信息的编号，都可以按这种方式来理解。

关于部门级次

设计部门信息前，应当根据本单位的情况，认真讨论。部门级次不要设得太多，以免过于复杂。

对于规模比较小的企业，部门级次可以只有一至三级即可。对于规模较大的企业，一般也不要超过五级。否则，无论是在系统中使用，还是进行实际业务管理，都是不方便的。

移树

上面的例子中提到，通过修改”上级部门”，可以调整一个部门的级次位置。这个小技巧非常有用。如果因为某些原因需要调整一个部门的级次位置（比如设置错了，或者因为管理需要而调整），只要修改”上级部门”就可以实现。

如果这个要移动的部门还有下级部门，那么它的下级会随着一起移走，因此非常方便。我们把这个操作简称为”移树”。

主控系统中有很多具有多级结构的基础信息，也可以执行这种操作。

职务管理

设置”职务”信息前，要先设置好”职务类别”。

职务类别管理

在一个组织中，可能涉及较多的职务，可以根据这些职务在某些方面的相关性，设置各种”职务类别”，以便对相同类别的职务进行统一的分析。

系统中预置了几个简单的分类，如管理类、技术类、营销类、生产类、后勤类、其它类。如下所示：

职务类别对OA、TC等系统的使用没有任何影响，主要用于HR系统中的统计分析。在启用HR系统前，可以先不必调整。即使以后准备使用HR系统，也可以在HR系统使用一段时间后，再根据本单位的统计分析需要进行设置和调整。

职务信息管理

需要根据本单位的实际情况，设置好现有的职务信息。职务在各个关联系统中都经常使用，是最重要的基础信息之一，应认真设置。

执行本功能，点击”查询”按钮，可以看到系统中有一个预置的职务，名称为”职员”（如下所示）：

可以点击”修改”按钮，将其名称、编号、职务类别调整为本单位的某个正式职务（不要把这个职务改为”停用”，原因与”部门”类似）：

付聪将编号改为001，名称改为”董事长”，职务类别仍为”管理类”不变。然后点击”保存”按钮，则变为：

修改完预置的职务信息后，可以再根据本单位的管理需要，点击”新增”按钮，设置其它职务。

注意：不要混淆”职务类别”和”职务信息”，二者的关系类似于”部门类别”和”部门信息”。

付聪根据用有门业确定的职务信息，设置如下：

职务编号	职务名称	职务类别
001	董事长	管理类
002	总经理	管理类
003	副总经理	管理类
006	总经理助理	管理类
008	总监	管理类
010	集团职能部经理	管理类
011	集团职能部副经理	管理类
015	集团职能部主管	管理类
025	集团会计	技术类
028	集团出纳	技术类
041	平面设计	技术类
045	美工	技术类
050	软件工程师	技术类
053	系统管理员	技术类
056	硬件管理员	技术类
061	店长	管理类
065	店面主管	营销类
067	服务员	营销类
071	组长	生产类
073	技术工人	生产类
076	司机	生产类
081	接验货员	生产类
083	库管员	生产类
085	库工	生产类
090	文员	管理类
095	保安员	后勤类
096	保洁员	后勤类
101	生产企业经理	管理类
102	生产企业副经理	管理类
106	生产企业职能部经理	管理类
109	生产企业职能部副经理	管理类
112	生产企业职能部主管	管理类
125	生产企业会计	技术类
129	生产企业出纳	技术类
201	分公司经理	管理类
202	分公司副经理	管理类
206	分公司职能部经理	管理类
209	分公司职能部副经理	管理类
212	分公司职能部主管	管理类
225	分公司会计	技术类
229	分公司出纳	技术类

关于职务信息的特别说明

职务信息非常重要，设置得是否合理，对OA、PB、HR等各个系统的使用效果都有直接影响。

职务信息的设置看似简单，但在实际工作中经常出现很多错误理解以及设置不合理的情况。

下面介绍一些需要特别注意的内容：

不要片面强调职务的通用性，应当充分考虑管理的需要：

在人力资源管理的相关理论中强调：职务是组织内的通用职责，它独立于任何单个组织。所以，很多人在初次设置职务信息时，就认为：既然所有部门经理都是”职能部经理”这个职务、所有主管都是”主管”这个职务，就应当只设置”总经理、副总经理、职能部经理、职能部副经理、主管、职员”等几个职务。这对一个较小的企业当然可以，但是，对于较大的企业，这种方式是不好的，因为经常需要按员工的不同职务分别管理，比如：在OA中经常需要给某个”职务”的所有员工发一个通知、在HR系统中经常需要按职务查询某些员工的信息，如果职务划分较细，那么通过”职务”就可以直接定位到这些员工，非常方便；而如果职务设置得较”粗”，就无法达到这个要求。

在本例中，就不是只设置了一个”职能部经理”职务，而是分为”集团职能部经理、生产企业职能部经理、分公司职能部经理”。如果企业规模很大，还可以进一步细分，比如：不是只设置一个”分公司职能部经理”职务，而是设置为分公司财务经理、分公司人事经理、分公司销售经理……这样在实际工作中使用起来就会方便得多，例如：在使用OA系统时，如果有一个通知要发给所有分公司人事经理，就可以直接选择按这个”职务”发送。

当然，如果公司规模不大，就不必分得那么细，设置得太细反而不方便。具体怎样设置，应当根据本单位的管理需要而定。

上面的设置思路不仅有利于实际管理，而且也符合人力资源管理的理论要求。前面提到：职务是组织内的通用职责，它独立于任何单个组织。上面谈到的对职务的细分设置与这个要求没有任何冲突，比如：如果设置”分公司财务经理”这个职务，这个职务并未限定于某个具体的部门、它可以应用于各个分公司，因此它独立于任何单个组织，丝毫不破坏”通用性”。

设置职务时，不要误认为职务有上下级关系

很多人在设置职务信息时，经常不自觉地考虑职务的上下级关系。比如，认为总经理是副总经理的上级、副总经理是部门经理的上级、部门经理是该部门职员的上级……这是一种常见的错误理解，因为“职务”本身是没有上下级关系的。

在企业管理中，垂直的上下级关系是通过”岗位”的上下级设置确定的，而不具有垂直上下级关系的岗位，其管理层级的高低是通过”岗位等级”确定的。所以，考虑职务的上下级关系，实际上是混淆了”职务”与”岗位”、”岗位等级”的关系。岗位、岗位等级的概念及设置方法在后面有详细说明。

因此，在设置职务信息时，不必考虑管理上的层级关系。

关于职务编号

在职务设置时，由于职务信息不是象部门那样的树形结构，而是简单的列表方式，因此编号很简单：可以根据本单位可能出现的职务数量，采用二位或三位数字编号即可。

职务编号仅用于确定职务的显示顺序，没有其它意义，而且可以随时修改。

很多人习惯于将高管人员的职务设置为较小的编号，而普通员工设置为较大的编号，这样可以在显示职务信息时，始终将高管人员的职务显示在上面。这种设置方式没有什么问题，但是不必刻意追求这种规则，应当一切以管理的方便为准则。比如在本例中，”集团出纳”的编号就小于”分公司经理”，但这并不表示”集团出纳”的管理层级高于”分公司经理”，只是为了显示职务信息时的方便，而且上面已提到：职务本身是没有管理层级关系的。所以给职务编号时，只要显示顺序符合本单位员工的使用习惯即可。

另外，在设置职务编号时，中间可以预留一些空号，不要设置得完全连续，这样将来增加其它职务时，可以利用这些空号，以便显示顺序符合需要。

岗位管理

岗位是系统中最重要的基础信息，后面会专题深入介绍。

关联系统管理

“关联系统管理”菜单下面列出了所有”关联系统”，用于管理这些系统的专用信息（即仅在这个系统内使用的信息）。

关联系统管理一般包括”基础信息管理”和”业务信息管理”两部分：

基础信息管理：

指的是这个系统的”角色权限管理、系统参数设置”等功能，是这个系统的基础。各个关联系统的基础信息管理部分的内容和样式基本相同。
业务信息管理：

指的是这个系统的一些专用业务管理功能，各个关联系统的业务信息管理部分各不相同。如OA中包括了自定义组设置、系统链接管理等功能；付款审批及预算系统中包括采购合同类别管理、直接支出用途管理等。

概述
1. 主要功能介绍

“关联系统管理”菜单下面有多个子菜单，分别用于管理各个关联系统的专用信息。任何一个关联系统在使用前，必须先设置好其自身的基础信息。

在”关联系统管理”菜单下，有多个子菜单，分别用于设置主控系统、协同办公系统、培训系统、付款审批及预算系统等各个关联系统的专用信息。

可以看到，我们现在使用的”主控系统”也是其中之一。主控系统作为整个协同管理系统的控制中心，虽然其用途有一定的特殊性，但从系统结构来讲，主控系统与OA、TC、PB、HR、FM等一样，都是构成协同管理系统的关联系统之一。在这个菜单下，可以执行一些用于主控系统自身管理的功能。

现在，用有门业准备使用OA、TC系统，所以先必须设置好这两个系统子菜单下的各项信息。

由于本教程的重点是介绍主控系统，所以下面侧重于介绍”主控系统”的相关内容。关于OA、TC系统，会简要说明怎样尽快完成主要设置，以便开始使用OA、TC系统（如果想了解其它各个功能的详细用途和使用方法，可以查看各个系统的使用教程，以及各个功能内置的说明）。

可以看到，这些功能虽然用于给各个不同的系统进行专用设置，但仍存在很多共性的内容。比如，各个关联系统基本都有”角色权限管理、系统参数设置、数据清理维护”功能，它们在不同系统中的作用也是类似的。下面简单介绍一下。

角色权限管理

不同用户在系统中所允许使用的功能权限可能不同，但是我们不应当”直接”给每个用户设置权限，因为那样不仅工作量大，而且将来会很乱、难以管理。实际上，总会有很多工作内容或性质接近的用户具有相同的系统功能权限，我们把一个关联系统中的一组相同的功能使用权限称为一个”角色”，这是前面介绍的”基础定义”之一。

每个关联系统中都有自己的”角色权限管理”功能，用于设置该系统中的各种角色权限。这样，以后只要设置好用户的”角色”，就可以确定这个用户在使用本系统时的权限，显然，这样比直接对每个用户逐个指定功能权限要方便得多，从而使系统权限的管理变得非常简单、清晰。

系统参数设置

本功能用于设置系统中的一些参数的值，这些参数在有些功能中需要使用。

对于不同的关联系统，需要设置的参数各不相同。系统中有每个参数的缺省值，前期使用时，一般不需要修改。有些参数将会在相关的教程中说明，本教程不再赘述。

如需了解各个参数，可以查看各个功能内置的”说明”。

数据清理维护

本功能用于清理系统中的历史数据。对于一些很久以前的、不再使用的数据，可以利用本功能从系统中彻底清除，以保证系统的运行速度以及存储空间的有效利用。

注：由于是彻底清除，所以使用本功能时必须非常谨慎。另外，清除前应当对历史数据进行备份。

本功能极少使用，一般只在历史数据太多、已经影响了系统性能、并且这些数据确实没有任何用途时，才会使用本功能。如需了解使用方法，可以查看本功能内置的”说明”。

下面分别介绍主控系统、协同办公系统、培训系统的设置方法。

主控系统（CC）

“主控系统”菜单下的各个功能用于管理主控系统本身，并可以对其它关联系统做最基本的设置（如”系统的启用”）。

下面重点介绍”角色权限管理”和”关联系统设置”功能。

角色权限管理

前面介绍了角色的定义和用途。下面介绍主控系统本身的”角色权限管理”功能。本功能用于设置”主控系统”中的”角色”。

执行本功能时，可以看到，主控系统中预置了以下”角色”：

主控系统管理员：

这是系统中固有的一个角色，不可修改。这个角色具有主控系统的几乎所有功能。

主控系统中预置的员工”系统管理员”（现已改为付聪）就是具有这个角色的权限。现在在主控系统中能看到的功能就是这个角色具有的所有功能权限。
培训系统管理员：

点击它后面的按钮，可以看到，这个”角色”实际上就是代表”主控系统”中的这样一组”功能权限”：

可以看到这个角色具有主控系统的部分功能，可以管理培训系统的基础信息（如课件专题类别）。

注意：查看后请关闭，不要做任何修改。

HR系统管理员：

这个角色具有主控系统的部分功能，可以对与HR系统相关的公共信息和专用信息进行管理。
财务系统管理员：

这个角色具有主控系统的部分功能，可以对与财务系统相关的各种基础信息进行管理。
CRM系统管理员：

这个角色具有主控系统的部分功能，可以对与CRM系统相关的各种基础信息进行管理。

再看一下”角色”的定义：”角色”指的是在”一个”关联系统中的功能权限。现在就可以对这个定义有很直观的了解。可以把”角色”简单地理解成就是给”一个”关联系统中的某一组功能起了个名字。

初期，在主控系统中可以只使用”主控系统管理员”这个角色，以后可以根据本单位的管理需要，使用其它角色，还可以根据需要，自己增加新的角色。

关联系统设置

在基础定义中，介绍过”关联系统”的定义：

根据企业管理中内容、目标的不同，可以将企业管理系统划分为多个相对独立、但又彼此相关的系统，这些系统称为关联系统。

“关联系统设置”功能可以列出协同管理系统的各个关联系统，并进行设置。

执行本功能，可以看到协同管理系统包括了哪些关联系统，以及它们的基本信息：

注：上面的”帮助系统”（9000）并不是用户可以直接登录的系统，而是用于保存各个功能的说明和课件（如主控系统、PB、HR系统中各个功能的”当前位置”后面的”说明”）。为了保证这些培训资料能够以多种灵活的方式进行部署，所以单独设置了这个”帮助系统”。用户一般不需要关心这项内容。

其中：

状态：

状态为”已启用”的系统可以直接使用，而”未启用”的系统需要在完成各种必要的设置后才能启用。

缺省情况下，协同办公系统（OA）、培训系统（TC）都是已启用的，只要在主控系统中再进行一些简单的初始设置即可使用。

还有一些关联系统，如付款审批及预算系统（PB）、人力资源管理系统（HR）、财务系统（FM）、客户关系管理系统（CRM）、分销与物流管理系统（包括DLM、DLS），它们的缺省状态是”未启用”，这些系统只有先执行”启用”后才可以使用。它们的后面有一个”启用”按钮，可以点击启用这个系统。有的系统（如人力资源管理系统）在启用前要进行一些准备工作（如要求补充设置岗位信息），各个关联系统的”启用”方法不完全相同。它们将会在专门的使用教程介绍。

系统使用初期，应当先把主控系统和OA、TC使用好，先不要启用PB、HR等其它系统。

再次强调：员工较少的企业不要启用HR系统，员工较多的企业也应在OA熟练使用一段时间（至少二个月）后，再考虑启用HR系统。这样可以简化前期工作，循序渐进地把系统用好。

注意：每个关联系统的”启用”都会涉及管理方式和操作方式的变化，所以在对有关《使用教程》充分了解之前，一定不要乱点”启用”。
是否需要认证码：

认证码相当于用户登录系统时的第二道锁（将来还可以与数字证书结合），它是为了增加系统的登录安全性。

对于信息较为重要的系统（如人力资源管理系统），可以设置为”需要”认证码。这样，在用户登录这个系统时，除了要求输入密码外，还会要求再输入一个认证码才能进入系统（如下图所示）。每个用户的认证码初始值由系统管理员设置，此后可以由用户自行修改（与密码的管理方式基本一样）。

对于”不需要”认证码的系统，登录时只要输入密码即可。

建议：

对于付款审批及预算系统（PB）、人力资源管理系统（HR）、客户关系管理系统（CRM），由于涉及的数据较为重要，可以考虑修改为”需要”认证码；

对于协同办公系统（OA）、培训系统（TC），一般可以仍按缺省设置，即”不需要”认证码。
是否需要验证码：

验证码也是用于增加系统的安全性。

如果把系统部署在外网上，可以考虑将各个关联系统设置为”需要”验证码，此后再登录系统时，系统会要求输入一个验证码（随机数字）。

建议：

如果将系统部署在外网上，可以考虑将各个关联系统修改为”需要”验证码，以增加从外网访问时的安全性。

如果部署在局域网中，可以仍按缺省设置，即”不需要”验证码。

【注意】：

应把”验证码”与”认证码”区分开。
如果同时设置为”需要”验证码，并且”需要”认证码，则登录界面为：
如果需要对某个关联系统修改”是否需要认证码”、”是否需要验证码”，可以点击这个关联系统后面的按钮，在弹出窗口中修改并保存即可。

注意：可以看到，利用本功能还可以在”语言”栏选择该系统要使用哪几种语言：

如果设置为只使用一种语言（比如只使用简体中文，或只使用英文），则登录系统时不必选择，直接使用这种语言；

如果选择了多种语言，则登录时可以由每个用户自行选择本人使用哪种语言，并且会把本次的选择作为下次登录的缺省选择。

现在支持的语言包括简体中文、繁体中文、英文。今后会根据用户需要，提供其它语言的版本。

目前只有OA、PB支持多语言，其它系统暂不支持。

可以在不同系统中采用不同的语言设置，比如OA中只使用简体中文，而PB中使用简体中文、英文等多种语言。

例：用有门业的系统管理员付聪根据上面的说明和建议，确定：

用有门业现在要使用协同办公系统（OA）、培训系统（TC），这二个系统”不需要”认证码；

用有门业的集团总部、下属公司都是在局域网中办公，下属公司与集团之间采用VPN连接，网络安全性本身较高，所以确定”不需要”验证码。

语言：只使用简体中文。

因此，付聪在本功能中不需要做任何设置和修改。

【说明】：本功能用于对各个关联系统进行最基本的管理，包括系统启用、认证码和验证码的设置、语言设置等。各个关联系统的使用都要从这个功能开始。在各个关联系统的《使用教程》中，还会对这个功能的使用方法做详细介绍。

协同办公系统（OA）

“协同办公系统”菜单下的各个功能用于对OA系统进行基础设置：

下面重点介绍”角色权限管理”功能。要使用OA系统，前期只要了解这个功能即可。

根据基础定义，”角色”指的是在”一个”关联系统中的功能权限。

每一个关联系统都需要设置好角色信息。前面介绍了主控系统自身的”角色权限管理”功能：它用于管理主控系统本身的角色信息。同样，对于协同办公系统（OA），也需要执行它自己的”角色权限管理”功能，管理OA系统的角色信息。

OA系统预置了五个角色：经理、职员、经理（有邮件功能）、职员（有邮件功能）、文档管理员，如下所示：

经理

点击”经理”后面的按钮，可以看到，这个”角色”实际上就是代表OA系统中的这样一组”功能权限”：

说明：”经理”这个角色具有除”邮箱”以外的全部功能，另外，由于这个角色没有勾选”文档管理员”这个属性，所以，不具有文档管理员的一些专属功能，比如：单位文档管理、项目管理、系统模板管理等。各个功能的用途和使用方法，将会在《协同办公系统使用教程》中详细介绍。

职员：

点击”职员”后面的按钮，可以看到这个”角色”的”功能权限”与”经理”差别不大，只不过”职员”比”经理”少了”发布公告、发布新闻”这二个功能。这是因为OA系统是一个通用的办公工具，大多数功能是所有员工都需要的。

经理（有邮件功能）：

“经理（有邮件功能）”这个角色与”经理”相比，增加了”邮箱”功能，因此，它具有除文档管理员专属功能之外的所有功能。

职员（有邮件功能）：

“职员（有邮件功能）”这个角色与”职员”相比，增加了”邮箱”功能，其它方面与”职员”这个角色完全相同。

文档管理员：

文档管理员具有OA系统的全部功能，包括单位文档管理、项目管理、系统模板管理等功能。这是因为这个角色的设置中，勾选了”是否文档管理员”这个属性：

在OA系统中，只有勾选了”文档管理员”属性的角色可以管理”单位文档”、进行”项目管理”、设置”系统模板”。如果需要使用OA中的这些功能，必须先指定好本单位的”文档管理员”。

一般情况下，一个单位只需要设置一个文档管理员，但系统允许设置多个。

系统缺省已将”系统管理员”这个岗位的角色指定为”文档管理员”，由于付聪已将”系统管理员”设置为自己，所以现在付聪已经是OA中的文档管理员。

说明：

您可能觉得”经理（有邮件功能）、职员（有邮件功能）”这二个角色名称有点奇怪。实际上，角色名称就是为一组功能所起的名字，一定不要与职务名称、岗位名称混淆，无论角色名称与职务或岗位名称完全相同，还是完全不同，都没有任何关系。只要给角色起一个容易记忆和区分的名字即可。
在窗口中有一个”常用链接授权”：

这是因为OA系统中有些功能不在左侧菜单上，而是显示在OA首页下面的一行链接（如下），从而更加便于使用。这些功能是在”常用链接授权”部分授权的。
角色设置中有一些”选项”主要用于一些特殊的控制。包括：

① 是否允许在协同中上传附件

② 是否允许在公告中上传附件

③ 是否允许即时消息传送文件

④ 是否允许发送邮件

⑤ 是否允许接收邮件

⑥ 是否允许使用微信企业号

这些选项一般不必修改。它们的作用会在《协同办公系统使用教程》中详细介绍。
关于”电子邮件”：

在功能菜单上可以看到有”电子邮件”功能（如下）。OA系统可以与电子邮件相结合，除进行接收邮件、发送邮件、转发、回复等常规操作之外，还可以实现邮件转发协同、协同转发邮件等功能。不仅如此，它还可以直接引用OA中的外部联系人、CRM中本人权限内的客户联系人，非常方便地群发邮件：

但是，我们仍建议一般情况下不要随意给员工提供OA中邮箱功能，详见《协同办公系统使用教程》，请一定先全面了解这些内容。因此，系统中预置的经理、职员这二个角色都没有这些功能的使用权限。多数情况下，可以给员工授权这二个角色，只有对于确有需要的员工，才可以设置为有邮箱功能的角色。

注意：如果要使用邮件管理功能，对服务器性能有一定要求，需要内存不少于2G、可用内存（即系统日常使用时未被占用的内存）在1G以上，并可能需要对系统参数进行优化（由于F-air可以自动进行参数优化，所以只需要注意定期重启服务器、使优化后的参数生效即可）。

一般情况下，可以直接上述各个预置的角色，不必修改或新增。

本例中，付聪决定直接采用系统中预置的角色，不进行调整。

培训系统（TC）

利用培训系统，可以规范培训工作，建立企业自己的培训中心。一个培训系统，就是一个强大的电化教育中心。

付聪登录软件服务社网站（www.fuwushe.org）的”培训答疑专区”下载了有关OA系统、培训系统的课件（下载得到的flv文件就是视频课件），下面介绍怎样把这些课件添加到内部的培训系统中，以便员工学习。

注：

下载课件时，应顺便记录下各个课件的编号、名称、大小、时长、课件描述，后面需要使用。

软件服务社网站上的有些课件（如”怎样安装系统”）仅需要由系统管理员查看，不必添加到内部培训系统中。

付聪只要依次执行以下两步操作即可：

把课件上传到系统中；
把课件授权给相应的”角色”。

具体操作方法如下：
1. 课件管理
本功能用于管理培训系统中的课件。可以新增课件，或修改现有课件的信息（包括状态）。

付聪可以执行本功能，将下载的课件添加到系统中。

点击”新增”按钮，系统要求填写下列内容：

其中：
1. 编号：要求设置课件编号（可以用网站上的课件编号，或者自己编号）。
2. 档案号：一般情况下可以不必填写。它的用途可以查看本功能的”说明”。
3. 名称：要求设置课件名称（可以用网站上的课件名称）。
4. 类别：要求指定这个课件的类别，可以选择下面的协同办公系统、培训系统……（这些是系统中预置的类别）。
5. 时长、大小：可以按照网站上各个课件的数据填写。
6. 培训教师：用于记录这个课件的制作人，学员对于课件的打分可以用于评价这个培训教师的课件制作水平。可以指定为本人，即”付聪”。
  
  注：选择人员时，弹出窗口显示如下，其中只列出具有培训系统使用权限的用户所在的部门。可以双击部门，直到显示出付聪（由于系统中现在只有一个用户”付聪”，所以也可以直接点击查询按钮显示出付聪），然后点击选择”付聪”，再点击按钮后”确定”即可。
7. 答疑教师：用于指定负责为这个课件答疑的人员。学员提出的问题将会由这个答疑教师负责回答，学员对答复的打分可以评价这个答疑教师的答疑水平。可以指定为本人，即”付聪”。
8. 上传：可以点击后面的按钮，把下载得到的课件上传到培训系统中。要求课件是flv或swf格式，建议用flv格式。
9. 描述：可以参照网站上对课件的描述内容填写。
付聪按上述要求，把一个课件（如”18分钟学会协同办公.flv”）上传到系统中，并填写了相关信息（如下所示），然后点击”保存”，就可以把这个课件添加到系统中。

然后，付聪按同样的方法，把其它课件逐个上传到系统中。
1. 角色权限管理
上面在”课件管理”功能中，只是把课件添加到培训系统中，但是，培训系统允许不同的员工可以看到不同的课件（相当于可以给不同的员工设置不同的课程表），因此，还需要把这些课件授权给有关的角色。

培训系统中的”角色”指的是在培训系统中的一组权限。培训系统中的权限指的是可以查看哪些课件。

可以执行”角色权限管理”功能，把课件授权给相应的角色。培训系统预置了两个角色：”经理、学员”，如下图所示：

培训系统使用初期，可以把所有用户的角色都指定为”学员”、只使用”学员”这一个角色（即前期每个员工使用同样的课程表、能查看的课件是相同的），这样就可以只为”学员”这个角色授权。

点击选择”学员”，显示：

然后，在上图的”课程/专题结构”区域的”信息系统使用说明”下面：
1. 点击”协同办公系统”，再点击右边的，在弹出窗口中选择”协同办公系统”的相关课件授权给这个角色，然后点击”保存”。如下所示：
2. 点击”培训系统”，再点击右边的，在弹出窗口中选择”培训系统”的相关课件授权给这个角色，然后点击”保存”。如下所示：
上述工作完成后，”学员”这个角色就具有了这些课件的查看权限。
1. 培训督导设置
培训督导是可以对培训工作进行检查管理的人员。培训督导在培训系统中具有一些专用的检查管理功能，比如：可以查看”过期未答复的问题、答复不及时的问题、答疑教师综合考评、培训教师综合考评、课件综合考评、孤儿课件……”

可以执行本功能，从列表中选择人员，指定为培训督导。

系统中缺省将”系统管理员”指定为培训督导，由于付聪已”系统管理员”改为自己，所以执行本功能时，可以看到付聪已成为培训督导（如下所示），可以不必修改（因为现在系统中只有付聪这一个用户）。

说明：这是培训系统使用初期的设置，正式使用后，需要根据本单位的管理要求，指定培训督导（比如，可以指定为总经理、负责培训管理的副总经理）。允许指定多个培训督导。

岗位管理——系统的核心

什么是岗位
1. 定义

一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。

岗位是组织的基本构成单位。

说明：“完全可替代”指的是”工作权力和责任完全相同”。这个判断需要基于管理者的要求和需要（这与现代会计中强调体现管理者的意图是一致的），因为在系统中设置岗位的目的，就是为了管理的需要。比如：公司总部有四个保洁员，分别负责公司总部一至四层楼的保洁工作，另外，北京分公司和上海分公司各有二个保洁员。在设置岗位时，可以认为总部的四个保洁员之间是”完全可替”的。虽然他们分别负责一到四层、工作权力和责任不完全相同，但”基于管理者的要求和需要”，认为在管理上不需要关注这个差异，即可以认为他们的”工作权力和责任完全相同”，所以可以把公司总部的四个保洁员都统一设置在”总部保洁员”岗位上。但是，总部、北京分公司、上海分公司的保洁员之间不是”完全可替”的，因为”基于管理者的要求和需要”，认为他们之间显然不可能随时相互替代，所以，需要分别再设置”北京分公司保洁员”岗位和”上海分公司保洁员”岗位。

系统中怎样描述一个岗位

在系统中，一个完整的岗位信息包括下列内容：

因此，要描述一个岗位信息，需要四部分内容：基本信息、扩展信息、权限信息、其它信息（包括描述、岗位说明书）。

可见，要描述一个岗位需要在系统中设置很多信息，后面将会详细介绍这些内容。

但在实际设置时，操作并不复杂：

在HR系统启用之前，设置岗位时，只有下列信息是必需的（此时缺省不显示”扩展信息”，也不需要设置”扩展信息”），所以，设置一个岗位是非常简单的。

在HR系统启用之后、考勤薪酬业务启用之前，只需要再设置：

只有在”考勤薪酬业务启用”之后，设置岗位时才需要设置全部”扩展信息”。

关于岗位的常见问题

岗位是整个系统中最重要、最核心的基础信息。下面是一些常见的问题，这些问题有助于更直观地了解岗位信息。实际上，只要把握好岗位的定义，那么这些问题都很容易理解：

问题：如果有多个分公司，如北京分公司、上海分公司、广东分公司……，每个分公司都有分公司经理、会计、出纳……，那么是不是要分别设置下列岗位：

北京分公司经理、北京分公司会计、北京分公司出纳……

上海分公司经理、上海分公司会计、上海分公司出纳……

广东分公司经理、广东分公司会计、广东分公司出纳……

解答：是这样的。

因为根据岗位的定义：一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。所以应当按上面的方式分别设置岗位。比如北京分公司会计、上海分公司会计之间显然不是”完全可替代的”，因此必须分别设置不同的岗位。
问题：如果公司有很多部门，则财务部、人力资源部、销售部、信息部、工程部，每个部门都有经理、副经理、主管等人员，是否要分别设置下列岗位：

财务部经理、财务部副经理、财务部主管……

人力资源部经理、人力资源部副经理、人力资源部主管……

销售部经理、销售部副经理、销售部主管……

信息部经理、信息部副经理、信息部主管……

工程部经理、工程部副经理、工程部主管……

解答：是这样的。比如，财务部经理、人力资源部经理之间显然不是”完全可替代的”，所以应当按上面的方式分别设置岗位。
问题：看完上面的例子，感觉”部门+职务”似乎就等同于”岗位”，这样理解是否正确？

解答：这样理解不正确。比如，”总经办”这个部门有三个副总经理，一个负责销售，一个负责研发，一个负责财务。他们的部门都是总经办，职务都是副总经理，但他们之间显然不是”完全可替代的”，所以应当分为三个不同的岗位，而如果把岗位理解为”部门+职务”，那么他们的岗位就一样了，这显然是不对的。

这种错误理解的根本在于，未能理解岗位这个概念的独立性。

根据岗位的定义：岗位是指一个组织中，完全可替代的人的集合。其中，”完全可替代”指的是工作权力和责任完全相同。但是，显然这几位副总经理之间不是”完全可替代”的，因为他们的工作权力和责任”不”完全相同。因此，尽管部门都是都是总经办、职务都是副总经理，但必须设置为不同的岗位。

同样，如果销售部有二个副经理，一个负责零售、一个负责批发，显然他们之间不是”完全可替代的”，所以应设置二个不同的岗位——虽然他们的部门、职务都是相同的。
问题：应当怎样设置岗位名称？是否总是可以用”部门名称+职务名称”作为岗位名称？

解答：很多情况下，岗位名称与”部门名称+职务名称”非常类似，比如对于”销售部经理、财务部主管”这样的岗位，看起来名称与”部门名称+职务名称”非常象，但实际上，正如上面谈到的，”岗位”并不等于”部门+职务”，所以岗位名称是独立的，可以根据需要自由设置，只不过很多时候经常与”部门名称+职务名称”非常类似。名称相近甚至相同是可以的，但一定不能把概念混淆起来。仍按上面的例子，比如：总经办有三个副总经理，一个负责销售，一个负责研发，一个负责财务。他们的部门都是总经办，职务都是副总经理，上面提到过，应当分别设置三个岗位。因此，如果认为”岗位名称”可以等于”部门名称+职务名称”，那么这三个岗位的名字就一样了，显然这是不对的。正确的做法就是直接给这三个岗位设置不同的名称，比如，可以设置为”副总经理1、副总经理2、副总经理3″，这样就可以了。注意：没有必要设置为”销售副总、研发副总、财务副总”，因为那只是工作上的一个具体分工、而且会经常有变化（比如，有可能某天研发副总又同时负责了工程），所以没有必要体现在岗位名称中，否则以后维护起来非常麻烦而且没有任何意义。
问题：如果每个人的分工都不同，那么，是不是几乎要给每个人设置一个岗位？

解答：这没有什么问题。每人设置一个岗位并没有什么不可以，甚至岗位数量比人多也可以，因为可能有的岗位目前还没有人、但以后需要加人。

因此，岗位数量和员工数量之间没有什么关系，不要凭直观感觉来判断什么合理、什么不合理。
问题：要设置一个岗位需要录入那么多信息，而且岗位可能很多，特别是如果有多个分公司或分店，那么岗位将非常多。另外，一个岗位上要设置的信息很多。这样，要完成一个企业所有岗位的设置，工作量是不是很大？

解答：根本不用担心，系统中提供了很多功能，可以使岗位设置非常高效快捷。
问题：分工差异不大，是否要分为不同的岗位，岗位划分的具体标准是什么？

解答：岗位划分的具体标准是根据管理需要，这与会计学中的标准一致，即要依据管理者的意图、体现管理者的需要。

比如，前面举过的总部和分公司保洁员岗位的例子。管理者认为从管理角度讲，总部的四个保洁员岗位是可以相互替代、不需要区分的，所以可以设置为”一个”总部保洁员岗位；认为总部、北京分公司、上海分公司的保洁员不是”完全可替”的，所以，需要分别再设置”北京分公司保洁员”岗位和”上海分公司保洁员”岗位。

又如：在一个百货店，有四个保洁员分别负责一至四层的保洁，可以只设置一个岗位，但是一至四层分别经营珠宝化妆品、女装、男装、儿童用品，并设置了四个楼面经理分别负责这些业务的管理，管理者认为从管理角度讲，这四个楼面经理之间的工作权力和责任不是”完全相同的”，因此需要分别设置四个岗位。
问题：费这么大功夫来设置和维护岗位信息？值吗？

解答：随着系统的使用，您就会发现：在岗位信息明确之后，系统权限管理变得极为简单，要使用HR、PB等系统也比以前容易得多，系统的扩展变得非常简洁，您还会看到以前有些软件商吹嘘得极为高端的功能在这种设计方式下根本不值一提、而且您可以轻松实现强大得多的功能……总之，值！
1. 岗位等级与岗位序列

一个管理主体（比如一个企业）中的岗位可能较多，为了便于管理和分析，需要把岗位划分为不同的岗位等级和岗位序列。所以在系统中设置岗位信息前，需要先设置好岗位等级和岗位序列。岗位等级和岗位序列主要用于在HR系统中进行一些分析，所以下面只介绍系统中预置的信息，这些预置值对于OA、TC、PB、HR等各个系统的使用已经足够，将来如有需要，可以再增加或修改。

岗位等级

定义：

岗位等级是对工作内容、难易程度、责任大小、所需资格相似的岗位的一个描述。

执行”岗位等级管理”功能时，可以看到系统中预置了一些岗位等级（如下所示）：

可以根据需要进行修改，或增加其它岗位等级。但一般情况下不需要增加或修改，因为这些岗位等级已经足够多了：即使对于沃尔玛这样全球五百强第一、员工数百万的企业，从董事长到普通员工有19个级别也够了；即使对于中国这样人口众多的国家，从总书记到村长、村民有19个级别也够了。所以一般不必再增加。

岗位序列

定义：

岗位序列是对工作性质相同，而责任轻重、困难程度相同或不同的岗位的一个描述。

这是人力资源管理中的常用概念，比如虽然总工程师、工程师、助理工程师的责任轻重、困难程度不同（因此岗位等级不同），但同样属于技术工作，因此可以归入同一个岗位序列。又如：总经理与一个部门副经理虽然责任轻重、困难程度不同（因此岗位等级不同），但同样属于管理工作，所以也可以归入同一个岗位序列。

执行”岗位序列管理”功能时，可以看到系统中预置了一些岗位序列：

可以根据需要进行修改，或增加其它岗位序列。

注意：岗位序列的预置值与职务类别类似，但不要混淆这两个概念，它们一个用于描述职务，一个用于描述岗位。都可以根据管理需要自行修改或增加。

说明

岗位等级和岗位序列主要用于在HR系统中进行一些分析，如果前期不使用HR系统，可以先简化设置。所以，下面设置岗位信息时，将会把所有岗位的岗位等级全部设置为”一级”、岗位序列全部设置为”其它类”，以便简化前期工作，尽快把OA、TC用起来。

将来需要时，可以利用系统中提供的各种批量操作功能，非常方便地把岗位等级和岗位序列设置好。比如：用有门业虽然决定以后要使用HR系统，但前期也可以先这样简单设置，等准备正式使用HR系统时，再补充修改。甚至可以在HR系统正式使用一段时间之后，再根据需要进行设置。

本教程后面将会介绍怎样利用”岗位信息列表维护”功能，以批量设置的方式轻松完成所有岗位等级的设置。

岗位信息说明

前面介绍了”系统中怎样描述一个岗位”，谈到岗位信息包括基本信息、扩展信息、权限信息、其它信息四部分，下面逐项进行说明。

基本信息

基本信息包括以下各项：

*编号：必填，必须是数字，且不得与现有岗位的编号重复。
*名称：可以是中、英文及数字，必填。
*所属部门：应从已设置的组织结构中，选择部门，必须选择末级部门。
*所属职务：应从已设置的职务中选择。
*岗位等级：应从已设置的岗位等级中选择。
*岗位序列：应从已设置的岗位序列中选择。
*上级岗位：显示的是指定的上级岗位，即本岗位的”直接”上级。可以修改。

在设置一个岗位信息时，上述各项是必须设置的。

扩展信息

在HR系统启用前，”扩展信息”不是必须设置的，因为这些信息主要在HR系统中使用。

缺省情况下，执行”岗位信息管理”功能时，不显示、也不必设置这些信息。但可以点击”扩展信息”选项，显示这些内容。

下面简要介绍这些信息的意义，由于本教程暂不涉及HR系统，所以下列内容只要简单了解即可，在《人力资源管理系统使用教程》中，会再做详细介绍。

*信息审核岗位：

只能从已设置为”是”信息审核岗位的岗位中选择（在下面的”是否信息审核岗位”中指定）

在执行员工入职、再入职、转正、调配、离职申请时，系统会根据这个员工所在岗位的”信息审核岗位”，确定这个申请的审批人。如果这个信息审核岗位上只有一个人，就由这个人负责审批；如果这个信息审核岗位上有多个人，在申请时会把这些人列出来，由申请人选择由谁审批。
*考勤主管岗位：

只能从已设置为”是”考勤主管岗位的岗位中选择（在下面的”是否考勤主管岗位”中指定）。

在执行考勤任务分配时，系统会根据这个员工所在岗位的”考勤主管岗位”，确定负责这个员工考勤填报的人员。在考勤任务分配时，如果这个考勤主管岗位上只有一个人，就由这个人负责填报这个员工的考勤；如果这个考勤主管岗位上有多个人，系统会把这些人列出来，由考勤任务分配人员选择由谁负责。
*考勤审核岗位：

只能从已设置为”是”考勤审核岗位的岗位中选择（在下面的”是否考勤审核岗位”中指定）。

在执行考勤任务分配时，系统会根据这个员工所在岗位的”考勤审核岗位”，确定负责这个员工考勤数据审核的人员。在考勤任务分配时，如果这个考勤审核岗位上只有一个人，就由这个人负责审核这个员工的考勤；如果这个考勤审核岗位上有多个人，系统会把这些人列出来，由考勤任务分配人员选择由谁负责。
*薪资主管岗位：

只能从已设置为”是”薪资主管岗位的岗位中选择（在下面的”是否薪资主管岗位”中指定）。

在执行薪资任务分配时，系统会根据这个员工所在岗位的”薪资主管岗位”，确定负责这个员工薪资任务执行的人员。在薪资任务分配时，如果这个薪资主管岗位上只有一个人（并且没有指定其他薪资任务执行人），就由这个人负责填报这个员工的薪资；否则，由薪资任务分配人员选择由谁负责。
*薪资审核岗位：

只能从已设置为”是”薪资审核岗位的岗位中选择（在下面的”是否薪资审核岗位”中指定）。

在执行薪资任务分配时，系统会根据这个员工所在岗位的”薪资审核岗位”，确定负责这个员工薪资数据审核的人员。在薪资任务分配时，如果这个薪资审核岗位上只有一个人，就由这个人负责审核这个员工的薪资；如果这个薪资审核岗位上有多个人，系统会把这些人列出来，由薪资任务分配人员选择由谁负责。
*福利主管岗位：

只能从已设置为”是”福利主管岗位的岗位中选择（在下面的”是否福利主管岗位”中指定）。

在执行福利任务分配时，系统会根据这个员工所在岗位的”福利主管岗位”，确定负责这个员工福利任务执行的人员。在福利任务分配时，如果这个福利主管岗位上只有一个人，就由这个人负责填报这个员工的福利；如果这个福利主管岗位上有多个人，系统会把这些人列出来，由福利任务分配人员选择由谁负责。
*福利审核岗位：

只能从已设置为”是”福利审核岗位的岗位中选择（在下面的”是否福利审核岗位”中指定）。

在执行福利任务分配时，系统会根据这个员工所在岗位的”福利审核岗位”，确定负责这个员工福利数据审核的人员。在福利任务分配时，如果这个福利审核岗位上只有一个人，就由这个人负责审核这个员工的福利；如果这个福利审核岗位上有多个人，系统会把这些人列出来，由福利任务分配人员选择由谁负责。
*岗位编制（人）：

岗位编制指的是根据管理的要求，一个岗位上”应当”配置的人员数量。

要求是不小于0的整数。
*设立日期：即这个岗位的设立日期（不是指当前的操作日期）。
是否部门负责岗位：用于注明本岗位是不是某个部门的负责岗位。缺省为”否”。
是否机动岗位：

机动岗位在考勤管理中会特别处理，如果有的岗位不需要统计考勤数据，可以把这个岗位设置”是”机动岗位。缺省为”否”。
是否信息审核岗位：

用于注明本岗位是不是负责员工信息审核工作的岗位（包括入职、再入职、转正、调配、离职的审核）。如果”是”信息审核岗位，那么就可以把这个岗位设为某些岗位的”信息审核岗位”（在上面的”信息审核岗位”中选择）。缺省为”否”。
是否考勤主管岗位：

用于注明本岗位是不是负责员工考勤数据填报工作的岗位。如果”是”考勤主管岗位，那么就可以把这个岗位设为某些岗位的”考勤主管岗位”（在上面的”考勤主管岗位”中选择）。缺省为”否”。
是否考勤审核岗位：

用于注明本岗位是不是负责员工考勤数据审核工作的岗位。如果”是”考勤审核岗位，那么就可以把这个岗位设为某些岗位的”考勤审核岗位”（在上面的”考勤审核岗位”中选择）。缺省为”否”。
是否薪资主管岗位：

用于注明本岗位是不是负责员工薪资数据填报工作的岗位。如果”是”薪资主管岗位，那么就可以把这个岗位设为某些岗位的”薪资主管岗位”（在上面的”薪资主管岗位”中选择）。缺省为”否”。
是否薪资审核岗位：

用于注明本岗位是不是负责员工薪资数据审核工作的岗位。如果”是”薪资审核岗位，那么就可以把这个岗位设为某些岗位的”薪资审核岗位”（在上面的”薪资审核岗位”中选择）。缺省为”否”。
是否福利主管岗位：

用于注明本岗位是不是负责员工福利数据填报工作的岗位。如果”是”福利主管岗位，那么就可以把这个岗位设为某些岗位的”福利主管岗位”（在上面的”福利主管岗位”中选择）。缺省为”否”。
是否福利审核岗位：

用于注明本岗位是不是负责员工福利数据审核工作的岗位。如果”是”福利审核岗位，那么就可以把这个岗位设为某些岗位的”福利审核岗位”（在上面的”福利审核岗位”中选择）。缺省为”否”。

权限信息

“权限”指的是一个用户在系统中具有的权限。

一个用户在系统中的权限并不是直接设置在用户信息上，而且设置在这个用户的岗位上，因为根据岗位的定义，岗位是一个组织中，完全可替代的人的集合。所以，同一个岗位上的用户，其权限一定是完全相同的。

系统中的权限由以下两个方面构成：

功能权限

功能权限指的是一个用户在使用某个系统时，具有哪些功能的使用权限。

前面在介绍过：一个关联系统中的一组相同的功能使用权限称为一个”角色”。在前面各个”关联系统”的”角色权限管理”功能中，已经设置了各个关联系统所需要的角色。只要设置好每个用户的”角色”，即可确定用户的功能权限。

但是，在协同管理系统中，用户的功能权限即”角色”并不是直接设置在用户信息上，而且设置在这个用户的所属”岗位”上。用户在使用一个关联系统时，该系统会根据这个用户所属”岗位”上记录的”角色”来确定这个用户在本系统中的功能权限。

在同一个系统中，不同岗位的权限可能是不同的。这与每个岗位的分工有关。

数据权限

数据权限指的是一个用户在系统中可以查看或操作的数据范围。

如果前期只使用OA、TC系统，可以先不考虑数据权限设置，所以只要简单了解下列内容即可。以后在HR、PB、FM、CRM、DL等系统的教程中，会结合各个系统的要求详细介绍。

数据权限可以有多种类型，比如岗位数据权限、角色数据权限。前者是把数据权限设置在岗位上，后者是把数据权限设置在角色上。

在本功能中可以设置”岗位数据权限”，即这个岗位的用户在系统中可以查看或操作哪些数据。

数据权限显然是必要的，特别是在一些信息安全要求较高的系统中，比如在HR系统中，执行同一个”员工信息查询”功能，不同用户能看到的查询结果可能不同：各个分公司经理只能看到自己分管的公司的员工信息，而总经理却可以查看到所有员工的信息。

在不同的关联系统中，由于业务不同，所以数据权限的意义和设置方法也不相同：

对于OA系统，有二个数据权限：
1. 员工信息：
这个数据权限指的是可以与哪些”岗位”上的人员在OA中进行联系。每个岗位的缺省数据权限都是”全部”，即可以在OA系统中与所有人进行联系。这是最常用的情况，一般的企业不必修改。当然，以后我们也会介绍对于一些组织结构复杂、庞大的企业，如何设置OA数据权限，实现所谓的”集团”特性。
1. 工作记录：
这个数据权限用于确定本岗位的人员可以查看哪些岗位上的员工的工作记录（包括日志、计划、总结）。每个岗位的缺省数据权限都是”无权限”，即不允许查看任何员工的工作记录。显然这是为了信息安全的考虑，前期可以先不必调整。当准备使用OA中的”工作记录”功能时，可以根据管理需要，设置好各个岗位的这个权限。
对于TC系统，不需要设置数据权限。因为每个用户能查看哪些课件是在TC的”角色权限管理”中就已经设置好的。
PB、HR、FM、CRM、DL等各个系统都有各自的数据权限，具体设置方法和要求将会在各个系统的使用教程中详细说明。
1. 其它信息

“其它信息”用于对岗位进行描述、说明，都不是必设信息。包括：

描述：

可以记录一些对这个岗位进行描述。
岗位说明书：

可以上传本岗位的”岗位说明书”。”岗位说明书”是对一个岗位的全面说明，严谨、详细的”岗位说明书”是一个企业人力资源管理规范性的重要体现。
1. 准备工作

在系统中设置岗位信息前，需要提前进行下列准备工作：

确定岗位设置方案

需要按照本单位的管理要求设置岗位信息。岗位是系统中最核心的基础信息，一般应当由本单位负责人与各高层管理人员、人力资源部、信息部等相关部门负责人共同讨论确定。

如果不打算使用HR系统，可以只进行简化的岗位设置，以便尽快使用培训系统和OA系统。比如，有的岗位上的员工不需要使用系统，如车间工人、仓库搬运工、保洁员等，那么就可以不设置这些岗位。

用有门业前期先只使用OA、TC系统，但考虑到计划将来要使用HR系统，所以本例中将会直接进行全面设置，即把所有员工的岗位全部设置好。这样也便于我们对岗位有更全面、直观的了解。

用有门业董事长邢加军与各位副总经理、集团各职能部经理、各下属公司经理讨论后，确定了本单位的岗位设置。方案如下：

第一级设置为：

董事长
第二级设置为：

总经理、稽核部经理。

这二个岗位的上级是董事长。

注：用有门业的稽核部经理直接对董事长负责，所以这个岗位的上级岗位是董事长。
第三级设置为：

各个”副总经理”。

这些岗位的上级是总经理。

说明：用有门业共有三个副总经理，分工如下：

宋南：分管集团销售部、公关企划部和各个分公司；

马玉新：负责整个集团（包括下属公司）的财务工作。

张忠意：负责集团中除总经办、销售部、公关企划部、财务部以外的其它职能部，以及各个下属生产企业。

可见，他们的分工不是”完全可替代”，所以应当分别设置三个岗位，而不是只设置一个”副总经理”岗位。

建议：在设置这三个岗位时，岗位名称不需要体现具体分工，比如，不需要把三个岗位的名称分别设置为”销售副总、财务副总、运营副总”，可以只设置为”副总经理1、副总经理3、副总经理3″，这样可以避免因分工上的一些细节变化而反复修改岗位名称。当然，如果分工非常固定，也可以把岗位名称设置为”销售副总、财务副总、运营副总”，或设置COO、CIO、CFO这样分工比较固定的岗位。
第四级设置为：

集团各个职能部”经理”岗位（稽核部经理除外），以及各个下属公司”经理”岗位。

这些岗位的上级是各个”副总经理”。
“集团”的其它岗位：

设置集团职能部的其它各个岗位，包括各副经理、主管、职员等，这些岗位的上级均为该部门的”经理”岗位。

注意：对于规模不大的部门，不必把岗位设置为太多层级，比如，可以不必把”副经理”的岗位作为”主管”的上级、把”主管”作为”职员”的上级。而是可以直接把部门经理作为本部门其它所有岗位的上级。例如，对于集团人力资源部，可以将岗位设置为：

而不是设置为：
“下属公司”的其它岗位：

设置下属公司（即各个生产企业及分公司）的其它岗位，包括各下属公司的各个部门经理，其上级为该公司的”经理”。

各个部门中还有一些其它岗位，他们以本部门经理岗位为上级。

……

注意：设置哪些岗位应当根据本单位的管理需要，有些岗位虽然可能现在没有人，但只要管理上需要、而且以后需要在这个岗位上设置相应的人员，那么就应当设置这个岗位。

整理出岗位结构图

根据上面确定的结果，整理出明确的岗位结构图，如下所示：

前面显示”“的各个岗位还有下级岗位，例如：

“集团稽核部经理” 设有下列下级岗位：
“集团财务部经理” 设有下列下级岗位：
“北京分公司经理”设有下列下级岗位：
1. 确定权限的设置

在设置岗位信息时，还需要给各个岗位设置系统权限。这一点可以由系统管理员与单位负责人讨论后确定。

由于现在先使用OA、TC系统，不需要考虑数据权限，所以设置岗位权限时，只要确定各个岗位在各个关联系统中的功能权限（角色）即可。用有门业确定的权限规则是：

“系统管理员”岗位：可以使用的系统及相应角色如下（系统中的预置值就是这样）：

可使用的系统	角色
CC	主控系统管理员
OA	文档管理员
TC	学员

总经理、副总经理、集团职能部经理、下属公司经理岗位：可以使用的系统及相应角色如下：

可使用的系统	角色
OA	经理
TC	学员

其他需要使用系统的岗位：可以使用的系统及相应角色如下：

可使用的系统	角色
OA	职员
TC	学员

付聪可以按照上述规则，设置每个岗位的权限。

分析岗位结构图，确定在系统中的设置方案

岗位结构图确定后，可以发现：集团职能部下面的各个岗位结构各不相同，但三个生产企业的岗位结构基本相同，二个分公司的岗位结构也很类似。前面提到过，他们的部门设置也是非常类似的。实际上，在很多公司特别是分支机构较多的公司，这种情况很普遍。如果逐个设置，工作量较大，特别是分支机构较多时。为此，系统中提供了一些高效、强大的功能，如”组织单元模板管理”，可以提前建好模板，然后就可以批量生成部门、岗位信息。这些功能将会在后面专题介绍。

由于集团职能部下面的各个岗位各不相同，所以必须逐个岗位设置。下面先只介绍集团职能部中的岗位设置方法。

付聪执行”岗位信息管理”功能，可以看到系统中预置了一个岗位”系统管理员”：

可以点击”系统管理员”，查看这个岗位的信息：

还可以勾选右上角的”“，查看这个岗位的”扩展信息”，如下所示：

可以看到，这个岗位”是”信息审核岗位、考勤主管岗位、考勤审核岗位、薪资主管岗位、薪资审核岗位、福利主管岗位、福利审核岗位，这样可以便于进行初始设置（即以后准备使用HR系统时，需要设置这些信息，这时就可以以这个岗位作为信息审核岗位、考勤主管岗位、考勤审核岗位、薪资主管岗位、薪资审核岗位、福利主管岗位、福利审核岗位）。说明：实际工作中，肯定不太可能由系统管理员来负责考勤、薪资、福利等工作。系统中这个岗位之所以这样设置，仅仅是作为系统缺省值，以便后面的初始设置。当正式开始使用HR系统时，可以再根据各岗位的实际分工进行调整。

系统中现在只有”系统管理员”这一个岗位，这肯定是不够的，因此需要根据本单位的岗位结构图在系统中进行相应的设置。岗位的设置方法可以规纳为：先新增，再修改（注意：不是先修改）。具体指的是：

先根据本单位确定的岗位设置，在系统中”新增”岗位。新增岗位时，应当从第一级开始，逐级增加。

完成全部”新增”岗位后，再修改系统中预置的这个岗位：可以把它改为”系统管理员”付聪实际所属的那个岗位，而不必”新增”这样一个岗位。比如，根据用有门业确定的岗位结构，付聪应属于”信息部”中”系统管理组”这个”部门”中的”系统管理员”岗位（岗位名称恰好相同），这个岗位的上级是”集团信息部经理”，所以可以在”集团信息部经理”这个岗位设置完成后，再把系统预置的”系统管理员”岗位修改至符合要求即可（因为设置岗位信息时，需要指定其上级，所以需要在其上级岗位即”集团信息部经理”设置完成后，再修改这个预置岗位）。

新增岗位信息最常用的功能包括：”岗位信息管理”功能和”批量增加岗位”功能：

岗位信息管理：可以用于逐个岗位新增。此外，本功能还可以查看或修改岗位信息。这是最常用的方法。
批量增加岗位：可以用于对多个部门同时增加类似的岗位，特别适合在系统使用初期大量新建岗位。

此外，还可以利用”组织单元模板管理”功能，同时完成部门和岗位的设置。

下面以用有门业为例，先介绍怎样使用”岗位信息管理”功能，逐个设置岗位信息。然后介绍怎样”批量增加岗位”，最后再介绍怎样使用”组织单元模板管理”功能，把各个下属公司的部门和岗位同时批量设置好。

岗位信息管理：怎样逐个新增岗位信息

下面先介绍怎样利用”岗位信息管理”功能，逐个新增岗位信息。

前面提到，执行本功能时，当前只有预置的”系统管理员”这一个岗位。下面开始利用本功能中的”新增”按钮（如下所示），逐级增加新的岗位（注意：下面所说的新增第几级岗位不是指岗位等级，而是指在岗位结构图上的级次）。

新增第一级岗位

下面先”新增”第一级岗位，按用有门业确定的方案，只有一个岗位”董事长”。

点击”新增”按钮前，需要先指定上级岗位。由于”董事长”是第一级，所以点击选择”岗位信息”作为上级（这只是抽象的上级），然后点击”新增”按钮，显示如下：

录入以下各项”基本信息”：

说明：

编号：由于第一级只有一个岗位，以后也基本不可能再增加，所以编号可以用一位数字。这里设置为”1″。

所属部门：只能选择末级部门。

岗位等级、岗位序列：根据前面的说明，前期将各岗位都设置为”一级”、”其它类”。

上级岗位：当前直接显示已指定的上级，如果有错误，可以在这里直接修改。

扩展信息、权限信息、其它信息：都可以不录入。这些信息可以在将来需要时批量设置，非常方便。

然后，点击”保存”按钮，这个岗位就建好了，如下所示：

新增第二级岗位

下面再设置第二级岗位，包括：总经理、稽核部经理。

这二个岗位的上级是董事长。所以先点击选择”董事长”作为上级，然后点击”新增”按钮，并填写下列信息：

说明：关于编号：

由于第二级只有两个岗位，以后也不可能增加太多岗位，所以编号可以在第一级岗位编号的基础上再加一位。即编号为两位，这里设置为”11″。

同样，扩展信息、权限信息、其它信息都不录入。可以在将来需要时批量设置。

然后，点击”保存”按钮，这个岗位就建好了，如下所示：

再按同样的方法，选择”董事长”作为上级，增加”稽核部经理”这个岗位：

说明：本岗位的编号设置为”16″，不必与前面的”11″连续。

这样，就完成了第二级岗位的设置。

新增第三级岗位

第三级岗位包括副总经理1、2、3。按上面同样的方式，先指定”总经理”作为上级，然后点击”新增”按钮，增加副总经理1：

说明：本岗位的编号设置为”1101″，即在上级编号的基础上增加两位。主要是考虑有可能总经理的直接下级岗位会比较多（虽然现在只有三个）。但应注意：岗位的编号并不需要严格的规则，只要求不得与现有岗位的编码重复即可。岗位结构图上同一级岗位的编号长度不一样也没有关系。岗位的编号只影响岗位的显示顺序。上面设置各个岗位时之所以提到编号方式，只是为了显示起来整齐而己。

副总经理2、3与副总经理1非常类似，可以按同样的方式设置。不过，下面再介绍一种简便的操作方法。

【说明】：一个方便的功能：岗位的”复制”

由于副总经理2、3与副总经理1非常类似，所以我们很容易想到能否复制副总经理1的信息，然后简单修改即可。本功能中的”复制”按钮即可实现这一点。

先点击选择要复制的岗位”副总经理1″，然后点击”复制”按钮，可以发现现在右侧显示的信息与”副总经理1″完全相同：

将编号改为1102、名称改为”副总经理2″，然后点击”保存”后，即可完成这个岗位的增加。

再按同样的方式，复制得到”副总经理3″。

此时岗位显示如下：

对于本例，采用复制功能的便利并不能完全体现出来。但是，当HR系统中的考勤薪酬业务启用后、并且需要设置岗位权限时，那时岗位的扩展信息、权限信息必须全部设置，因此要设置的项目非常多。如果采用复制功能，就会感到非常方便。

注意：

选择”副总经理1″、但点击”复制”前，右侧下方显示的是二个按钮：

点击”复制”后，右侧下方显示的只有一个按钮：

应注意，一定要点击”复制”按钮后，再进行修改，以免误改原来的岗位。

小结

对于规模不大的公司，可以按上面的方法，逐个完成所有岗位的设置。

但是对于规模较大的企业，由于岗位数量很多，这样逐个设置的工作量较大。下面将介绍一些方法，如：”批量增加岗位、组织单元模板管理、岗位信息列表维护”，这些功能可以大大提高岗位设置的效率。

关于部门和岗位设置的建议

岗位信息比较复杂，但非常重要，它是所有系统最核心的基础信息。同时岗位设置与部门设置经常密不可分。我们建议在实际工作中根据本单位的情况，采用下列几种方式设置部门和岗位信息：

如果本单位的部门和岗位都不多，可以只使用”管理部门设置”和”岗位信息管理”功能，按实际部门、岗位逐个设置，不必使用后面介绍的”批量增加岗位、组织单元模板管理”功能。这样做的优点是：操作简单，不必花时间了解一些比较复杂的功能的操作方法。因为部门、岗位只有在首次设置时工作量较大，以后工作量就极小了，所以如果当前本单位的部门和岗位都不多，就可以只用最基本的功能逐个设置。如果去学习那些比较复杂功能的使用方法，所花的时间可能已经足够把所有部门、岗位逐个设置完了。
如果本单位规模较大，部门和岗位较多，而且很多部门和岗位具有一定规则，可以使用”批量增加岗位”、”组织单元模板管理”等功能。这样可以大大提高工作效率。
“岗位信息列表维护”功能可以对现有岗位进行批量设置，包括可以对功能权限、数据权限进行批量设置，是一个非常有用的功能。

下面将结合详细的实例，分两节专题介绍”批量增加岗位、组织单元模板管理”功能的使用方法，由于有大量截图和演示，所以篇幅较长，但这样反而更容易掌握。如果您所在单位的部门和岗位不多，可以跳过这两节内容。

批量增加岗位

利用本功能，可以批量新增或批量复制岗位信息。

概述

在实际工作中，我们会发现，绝大多数岗位的设置有一定的规律，比如：很多岗位相当于某个部门与职务的组合，而且岗位名称一般很有规则。

前面我们特别强调过，岗位并不等同于部门与职务的组合，必须严格区分这些概念。但在实际工作中，很多岗位确实就是相当于由某些部门与职务相组合而成。而且这些岗位的名称也比较有规则，经常是与”部门名称+职务名称”相同或类似。比如：

“企划组美工”这个岗位：它的部门是”企划组”，职务是”美工”；

“电工组主管”这个岗位：它的部门是”电工组”，职务是”集团职能部主管”；

“销售部经理”这个岗位：它的部门是”销售部经理办公室”，职务是”集团职能部经理”。

因此，系统中提供了批量新增岗位的功能，可以同时选择多个部门、职务，进行组合后简单修改，即可生成岗位。

比如，集团各个职能部都有”部门经理”这个岗位，虽然可以先设置一个部门的经理、然后再利用”复制”功能，但是这样还是比较麻烦，因为要复制多次、逐个修改。下面我们采用批量新增的方式完成这些岗位的设置。

例：设置集团总部的各个部门经理岗位

说明：这些岗位的所属部门均为”XX部经理办公室”，职务都是”集团职能部经理”。下面批量增加这些岗位，操作方法如下：

执行”批量增加岗位”功能，如下所示：

再点击，则弹出以下窗口：左侧为部门选择窗口，右侧为职务选择窗口：

先在左侧窗口中选择部门：选择”自定义查询”，如下所示：

此时要求输入查询条件：

由于现在要给集团各个职能部设置部门经理岗位，这些岗位的所属部门都是”XX部经理办公室”，部门名称都包含了”经理办公室”这几个字，所以将条件设置为：

然后点击查询按钮，则在左侧显示出以下部门：

再在右侧窗口中选择职务：由于职务不多，所以可以直接点击”查询”按钮，显示出所有职务：

然后在左侧窗口中勾选需要的部门（注意：稽核部除外，因为这个部门经理的岗位已经建完了）、在右侧窗口中勾选需要的职务。如下所示：

确认无误后，点击窗口下方的按钮，系统提示：

点击”确定”后，可以看到自动生成了下列”待建岗位”：

这些待建岗位的编号、岗位等级、岗位序列缺省为空，岗位名称缺省等于”部门名称+职务名称”，岗位所属部门、职务是前面勾选的部门和职务。只要把有关信息补充、修改好，即可生成正式岗位。

先设置岗位等级、岗位序列：前面讲过，目前只要全设置为”一级、其它类”即可。

先点击按钮选择所有待建岗位，再点击按钮，则弹出：

将其中的岗位等级设置为”一级”、岗位序列设置为”其它类”，如下：

然后点击”保存”按钮，则这些待建岗位的这二项就全设置好了：

再根据各个副总经理的分工确定各个部门经理岗位的上级。

副总经理1（宋南）：分管集团销售部、公关企划部和各个分公司；
副总经理2（马玉新）：负责整个集团（包括下属公司）的财务工作。
副总经理3（张忠意）：负责集团中除总经办、销售部、公关企划部、财务部以外的其它职能部，以及各个下属生产企业。

所以，从列表中先选择”销售部经理”和”公关企划部经理”这二个待建岗位：

再点击按钮，在弹出窗口中设置上级岗位：

点击”保存”按钮，则待建岗位列表变为：

按同样方法，再设置其它几个待建岗位的上级岗位。设置完成后如下所示：

最后，再设置它们的编号、名称：先从第一行开始。

编号：当鼠标移动到这一行（即待建的”销售部经理”岗位）时，显示这个岗位的上级编号是1101（如下图所示）。所以可以把这个待建岗位的编号设置为110101。

名称：缺省值是”销售部经理办公室集团职能部经理”，可以删掉几个字、改为”集团销售部经理”即可。

注意：之所以将名称设置为”集团销售部经理”，是因为分公司也可能设置销售部，并设有部门经理。为了便于区分，所以这里将本岗位名称设置为”集团销售部经理”。相应的，将来设置分公司的的销售部经理岗位时，名称会设置为”X分公司销售部经理”。后面设置其它岗位的名称时，也会采用这样的规则。有些岗位如”美工”虽然目前只有总部设有这个岗位，但为了避免将来的变化（比如分公司也设置了美工岗位），其岗位名称也会设置为”集团美工”。

按同样方式修改其它各行，修改后如下所示（同样，编号不必连续）：

此时，各个待建岗位的信息全部补充、修改完毕。

确认无误后，点击按钮，再点击按钮，则系统提示：

点击”确定”后，系统提示：

此时本功能中的待建岗位列表自动清空，因为已经生成了正式的岗位。

我们可以再执行”岗位信息管理”功能，看一下岗位结构图，如下所示：

可以看到，各个部门经理岗位都已经正确增加完毕。

说明：在本功能中批量增加岗位时，可以先不必设置”权限信息”。这样又可以使前期的岗位信息设置得到简化。权限信息可以在所有岗位正式生成之后，在”岗位信息列表维护”功能中批量设置（这个功能会在后面专题介绍），这样会非常方便。

通过这个例子，我们可以很容易就理解这个功能的使用方法。

下面介绍怎样利用这个功能，全面完成集团总部所有岗位的设置。

批量新增待建岗位

上面已完成了各部门经理岗位的设置。我们继续看职务列表，只要是集团职能部涉及的”职务”，都可能需要生成相应的岗位。我们可以逐个”职务”进行分析，以确定是否需要与相关的部门组合，生成岗位信息。

注意：采用本功能批量增加岗位时，应当按照岗位级次的从高到底的顺序逐级增加，即必须先保证要增加的岗位的上级岗位已存在。如果先把下级岗位加到了待建岗位列表中，也没有问题，可以再把上级岗位也加到待建岗位列表中、并先”生成正式岗位”即可。

根据前面设置的岗位可以看到，岗位现在的上下级关系是：董事长——总经理——副总经理——部门经理，那么其它岗位是否还要继续这样的方式呢？比如”部门副经理”以”部门经理”为上级、”部门主管”以”部门副经理”为上级、普通职员以”部门主管”为上级？前面我们已经提到：这是不需要的！因为这样设置会导致级次太多，反而使管理关系变得很乱、而且这样管理效率也很低。我们可以把集团总部各部门的”副经理、部门主管、普通职员”岗位均设置为以本部门经理为直接上级岗位。

下面继续批量增加所有这些岗位的信息，包括集团职能部可能涉及的全部岗位，如：副经理、主管、文员、美工、平面设计、会计、出纳……都可以通过批量增加的方式完成。

具体方法是：

点击，并查出所有部门和职务；
逐个职务进行分析：如果需要设置这个职务的岗位，则选择这个职务，再选择相应的部门（可以同时选择多个），然后点击，批量生成待建岗位。注意：完成一个职务的分析后，先不必修改、补充待建岗位，也不必生成正式岗位。可以继续分析下一个职务，并继续生成待建岗位。
所有职务都分析完后，再”批量设置”各个待建岗位，最后”生成正式岗位”。

下面按这种方式，完成用有门业集团职能部的所有岗位设置。

点击：

选择部门时，条件可以指定为：

注意：当按部门查询时，逻辑运算为”包含下级”而不是”等于”，”包含下级”表示要查询这个部门的所有下级部门（由于岗位只能设置在末级部门中，所以本功能只显示所有下级部门中是末级的）。

例如：上面的条件表示要列出”集团职能部”下的所有末级部门（这样可以避免列出”生产企业、分公司”）。点击”查询”，显示如下：

选择职务时，可以直接点击”查询”，列出所有职务。此时显示如下：

然后逐个职务进行分析：前面已完成了职务为”董事长、总经理、副总经理、部门经理”的各个岗位的设置（注：用有门业不设置职务为”总经理助理、总监”的岗位，本教程在前面的”职务信息管理”功能中设置这二个职务仅用于示例）。下面对其它职务逐个进行分析：

集团职能部副经理

下一个职务是”集团职能部副经理”。用有门业集团总部的每个职能部均设置副经理岗位，所以先勾选这个职务，然后选择部门：从左侧的部门列表中选择集团职能部的各个”经理办公室”（注意：要包括稽核部，因为现在还没有设置”稽核部副经理”这个岗位）：

然后点击，则在”待建岗位列表”中，显示出这些准备要设置的岗位：

可以先不必补充修改，也不必生成正式岗位。可以继续看职务列表中的下一个职务”集团职能部主管”。

说明：用有门业有的职能部目前可能还没有人担任副经理，但是在公司组织结构上确认需要设置这个岗位，所以可以加上这些岗位。注意：是否需要设置某个岗位并不是依据这个岗位上有没有人，而是依据公司的管理需要。一个岗位上目前没有人只是说明这个岗位缺编。

集团职能部主管

用有门业确定下列部门需要设置主管岗位：

专卖店管理组、家居卖场管理组、经销商管理组、直销及项目管理组

总账组、资产管理组、结算组

木门研发组、防盗门研发组、车库门研发组

薪资组、福利组、人事信息组、培训组、行政组

公关组、企划组

电工组、土建组

保洁组、保安组

档案组、稽核一组、稽核二组

点击，列出所有部门和职务后，先勾选”集团职能部主管”这个职务，再选择上述部门。然后点击，则在”待建岗位列表”中，显示出这些准备要设置的岗位（显示在待建的各部门”副经理”岗位的下面）：

同样，可以先不必补充修改，也不必生成正式岗位。可以继续看职务列表中的下一个职务”集团会计”。

集团会计

在下列部门需要设置职务为”集团会计”的岗位：

总账组、资产管理组、结算组

然后按同样方式生成待建岗位。

集团出纳

在下列部门需要设置职务为”集团出纳”的岗位：

出纳组

然后按同样方式生成待建岗位。

注意：这个岗位只涉及一个部门、一个职务，虽然可以在”岗位信息管理”功能中直接设置，但我们也可以在这个批量增加的功能中做。这样统一批量处理会更加方便。

平面设计、美工

在”企划组”需要设置这二个职务的岗位，所以可以同时选择这二个职务，再选择”企划组”，生成二个待建岗位。

软件工程师

在下列部门需要设置职务为”软件工程师”的岗位：

系统管理组

然后按同样方式生成待建岗位。

【注意】：下一个职务是”系统管理员”，先不要给这个职务的新增岗位。前面已提到，系统中已经预置了一个岗位”系统管理员”，可以把它改为”系统管理员”本人即付聪实际所属的那个岗位即可。后面将会介绍怎样”修改”这个岗位。

硬件管理员

在下列部门需要设置职务为”硬件管理员”的岗位：

设备管理组

然后按同样方式生成待建岗位。

【注意】：后面的职务多数是下属生产企业和分公司中涉及的职务，由于现在只设置集团职能部的岗位，所以不必考虑这些职务。后面只有四个职务”技术工人、文员、保安员、保洁员”是集团职能部涉及的，下面再设置这些职务相关的岗位

技术工人

在下列部门需要设置职务为”技术工人”的岗位：

电工组、土建组

然后按同样方式生成待建岗位。

文员

在下列部门需要设置职务为”文员”的岗位：

专卖店管理组、家居卖场管理组、经销商管理组、直销及项目管理组

人事信息组、行政组

公关组

档案组

稽核一组、稽核二组

然后按同样方式生成待建岗位。

保安员

在下列部门需要设置职务为”保安员”的岗位：

保安组

然后按同样方式生成待建岗位。

注意：在生产企业、分公司也有保安员岗位，但是现在只设置集团职能部的岗位，所以一定不要选择”生产企业、分公司”的部门。”生产企业、分公司”的所有岗位会在后面单独介绍。

保洁员

在下列部门需要设置职务为”保洁员”的岗位：

保洁组

然后按同样方式生成待建岗位。

这样，就产生了集团职能部的所有待建岗位。

【说明】：如果不小心添加了不需要的待建岗位，可以”选择”后，点击即可。

下面再对这些待建岗位进行”批量设置”，以便生成正式岗位。

批量设置

下面设置这些待建岗位的岗位等级、岗位序列、上级岗位、编号、名称。

设置岗位等级、岗位序列

前面讲过，目前只要全设置为”一级、其它类”即可。操作方法与前面例子中”部门经理”的设置方法相同。

设置上级岗位

前面确定了基本规则：上述各个岗位的上级岗位是所在部门的部门经理。

因此，可以把各个部门中的各个岗位的上级都设置为该部门经理即可。

由于各个部门的岗位分散显示列表中，所以如果逐个查找会略显麻烦。下面介绍一个小技巧：前面在设置部门编号时，我们虽然强调编号不需要任何规则，但在实际设置时，一般都会按照某个习惯来设置，比如，如果上级部门编号是03，那么它的各个下级部门编号往往就设置为0301、0302、0303……。现在可以看到，在待建岗位列表中，部门名称前面的括号中都显示了该部门的编号（如下图所示），我们可以点击标题”岗位所属部门”排序，这样就可以把所属部门及上级部门相同的岗位排列在一起。

【说明】：在查询结果中点击标题排序是系统中常用的一个操作，非常方便。

点击”岗位所属部门”，可以看到列表中的顺序变为：

可以看到，同一上级部门的岗位都排列在一起，这样，选择起来就非常容易了。

先选择上面第一个框中的岗位（他们都属于销售部），再点击，并将上级岗位指定为”销售部经理”：

然后点击”保存”。此时待建岗位列表显示为：

注意：在”保存”成功后，上述列表由于自动刷新，所以排序方式恢复为缺省的方式，因此显示位置有所变化。

可以看到上面选择的各个待建岗位的”上级岗位”已经全部设置好了。

可以按上面同样的方式，再次点击”岗位所属部门”进行排序，再设置完成其它岗位的上级岗位。

注意：原则上讲，部门编号并不一定是有规则的，因此，上面只是一个简单的技巧。如果在编号时没有保持这样的规则，那么在选择待建岗位时，应当逐个选择。

设置岗位编号和名称

上级岗位设置完成后，再设置岗位编号和名称。

按前面的习惯，岗位编号是在其上级岗位后面加二位数字。我们希望把同一上级岗位的各个岗位排列在一起，这样设置起来比较方便。由于前面已完成了上级岗位的设置，所以可以点击”上级岗位”排序，结果显示如下：

可以看到，上级岗位相同的都已经排列在一起。

下面先设置人力资源部各岗位的编号，先从第一行开始：

编号：当鼠标移动到这一行时，显示这个岗位的上级岗位编号是110305（如下图所示），所以可以把这个待建岗位的编号设置为11030501。

名称：缺省值是”人力资源部经理办公室集团职能部副经理”，可以删掉几个字、改为”集团人力资源部副经理”即可。

按同样方式修改其它各行。

小技巧：由于这几个岗位的编号都以110305开头，所以可以把110305复制下来，然后粘贴到各个岗位编号中，再补上后二位数字即可。

可以按上述方式，把所有待建岗位的信息全部补充、修改完毕（同样，编号不必连续）。如下所示：

生成正式岗位

再次检查上述设置，确认无误后，点击按钮，再点击按钮，则系统提示：

点击”确定”后，系统提示：

此时待建岗位列表自动清空，因为已生成正式的岗位。

我们可以再执行”岗位信息管理”功能，看一下岗位结构图，如下所示：

可以看到，各个岗位都已经正确增加完毕。

其它功能按钮简介

上面介绍了”批量增加岗位”功能的基本操作。实际上，本功能的作用还有很多，下面简单介绍一下”批量复制岗位”和”显示扩展信息”这两个按钮的作用。

批量复制岗位

前面在”岗位信息管理”功能中，介绍了岗位”复制”的操作方法，可以根据一个现有的类似岗位复制出一个新的岗位。在实际工作中，有时需要同时复制多个岗位，比如，某个分公司已经建好多个岗位，这时需要给另一个分公司设置类似的岗位，就可以点击按钮，查出并选择要复制的岗位，然后点击按钮，将这些岗位添加到待建岗位列表中，然后对各项信息简单修改后，即可生成需要的岗位。

显示扩展信息

在没有启用HR系统前，执行”批量增加岗位”功能时，缺省只显示必要的几个项目（岗位编号、名称、所属部门、职务、岗位等级、岗位序列、上级岗位）。但是可以点击，此时将显示全部项目（如信息审核岗位、考勤主管岗位等），并可以利用”批量设置”的方式设置各个项目。

如果准备启用HR系统，或启用考勤薪酬业务，那么可以在执行本功能时，点击”显示扩展信息”，同时显示并设置好其它项目。这些内容将在《人力资源管理系统使用教程》中进一步介绍。

小结

使用”批量增加岗位”功能时，建议按照上面的思路，逐个”职务”分析，根据职务与可能相关的各个部门进行组合、添加到”待建岗位列表”中。所有职务分析完后，再执行”批量设置”。这样不仅顺序清楚，而且不会遗漏。

【说明】：一般情况下，逐个职务进行分析时，可以按相关的岗位等级从高到低的顺序，比如，先选择一些部门，批量设置这些部门的经理岗位，然后再批量选择部门，设置这些部门的副经理、主管、职员等岗位。这样，就可以很快完成所有岗位的设置。之所以建议”按岗位等级从高到低的顺序”设置，是因为设置岗位时需要指定上级岗位，所以应当先完成上级岗位的设置。

在”批量增加岗位”功能中，可以先不必设置岗位的权限信息。这样可以使前期的岗位信息设置得到简化。权限信息可以在所有岗位正式生成之后，在”岗位信息列表维护”功能中批量设置（这个功能会在后面专题介绍）。

批量生成岗位后，如果需要对某一个岗位进行修改，可以执行”岗位信息管理”功能；如果需要对多个岗位批量修改，可以执行”岗位信息列表维护”功能。

本功能不仅在前期进行岗位设置时非常有用，而且对于以后的岗位信息维护也非常有用，比如，可能因为组织结构的调整，需要在多个分公司或多个部门增加类似的岗位，就可以采用这个功能批量增加。

利用”岗位信息管理”和”批量增加岗位”这二个功能，可以很快完成集团职能部中全部岗位的设置。

怎样查看和修改岗位信息

设置好岗位后，经常需要查看或修改。本节主要介绍怎样利用”岗位信息管理”功能查看和修改岗位信息。

查看岗位信息

执行”岗位信息管理”功能时，可以直接显示出当前的岗位信息。本功能可以把岗位结构图直接展示出来，这样可以直接看到岗位间的上下级关系。如果需要查看某个岗位的详细信息，只要点击这个岗位，则会在右侧显示：

修改岗位信息

说明

如果要修改”在用”的岗位，可以点击左边树形图上的”岗位”，然后在右边进行修改。可以修改任何信息（包括名称、编号、上级、描述）。还可以修改岗位的”状态”：如果有的岗位以后不再使用，可以将其状态修改为”停用”。

注：对于已”停用”的岗位，如果想再改为”在用”状态，或修改其它信息，可以点击”列表维护”按钮，此时将自动转入执行另一个功能”岗位信息列表维护”，然后用自定义查询方式：把查询条件中的”状态”指定为”停用”或”全部”，查出这个岗位后进行修改。”岗位信息列表维护”功能将在后面深入介绍。

注意：修改岗位的所属部门、职务时，这个岗位上的现有人员（无论在职还是离职），其人员信息中的部门、职务也会随之变化。

前面提到，我们需要把系统中预置的”系统管理员”岗位修改为正式的岗位。下面以此为例介绍岗位的修改方法。

修改系统中预置的岗位信息

点击查看这个预置岗位”系统管理员”的信息，显示如下：

现在需要把它改为”系统管理员”付聪实际归属的岗位。根据用有门业确定的岗位结构，付聪应属于信息部下”系统管理组“这个”部门”中的”系统管理员”岗位（岗位名称恰好与系统中的预置值相同），这个岗位的上级是”集团信息部经理”。

可以按以下方式修改：

所属部门：仍为”系统管理组”；
所属职务：当前显示为董事长，这是因为前面在设置职务信息时，将系统中预置的职务修改为”董事长”了。现在按实际情况修改为”系统管理员”；
岗位等级：仍为一级；
岗位序列：改为”其它类”（主要是为了与现在的规则一致，将来需要时再改为正式值）；
上级岗位：修改为”集团信息部经理”；
编号：其上级岗位”集团信息部经理”的编号是110308，现在各个下级已使用了11030801、11030805、11030808，所以可以改为11030811。
名称：保持不变，仍为”系统管理员”。

即修改为：

然后点击”保存”。保存后，再次查看岗位结构图，可以发现这个岗位已经变到新的位置上（如下所示），这样，就把系统预置的岗位”系统管理员”修改为正式岗位了。

通过这个例子，可以同时了解岗位信息的”修改”方法。

注意：

由于“系统管理员“岗位的上级是”集团信息部经理”，所以必须在”集团信息部经理”这个岗位设置完成后，才能进行预置岗位的修改。这也是设置岗位信息时采用”先增加、后修改”方式的原因。

本例中修改了”系统管理员”的”上级岗位”后，就会发现，这个岗位在岗位结构图上由原来的位置变动为”信息部经理”的下级。因此，通过修改”上级岗位”，可以调整一个岗位的级次和位置。这个小技巧非常有用：如果因为某些原因需要调整一个岗位的级次和位置（比如设置错了，或者因为管理需要而调整），只要修改”上级岗位”就可以实现。

关于”变动记录”

每个岗位信息下面都有一个”变动记录”按钮，可以点击查看这个岗位信息的变动记录，岗位信息的任何修改都会体现在变动记录中。

由于岗位信息是非常重要的基础信息，所以我们必须能够对任何变动进行跟踪追溯。通过变动记录，就可以了解任何一个岗位的任何变动。

例如，上面对系统中预置的岗位”系统管理员”进行了修改。现在对”系统管理员”点击”变动记录”，则弹出窗口显示出这个岗位的所有变动细节：

列表维护

在”岗位信息管理”功能中，只能逐个岗位查看、修改，如果需要批量查看或批量修改，可以点击”列表维护”按钮，此时将自动转入执行另一个功能”岗位信息列表维护”（注意：是转入了另外一个功能），这个功能不仅可以批量查看需要的岗位，更重要的时，可以使岗位信息的设置和维护变得非常容易。后面将会专题介绍这个功能的使用方法。

组织单元模板管理

利用组织单元模板管理功能，可以先设置好一个模板，然后以指定部门为上级部门，根据模板中的规则，自动批量生成下级部门和这些部门中的岗位。

前面已经完成了集团职能部所有部门、岗位的设置。还需要再设置各个下属公司的部门、岗位。实际工作中，在组织结构较为庞大时，下属分支机构（如分公司、分店、分部）可能很多，但它们的部门、岗位设置往往很类似，如果逐个设置，工作量很大。此时可以采用”组织单元模板管理”功能，根据这些分支机构的共性归纳并设置好”组织单元模板”后，然后再利用”创建组织”功能，在这个模板基础上批量生成部门、岗位。因此，采用这种方式，将会非常方便、高效。

下面介绍怎样新增一个模板，以及怎样利用建好的模板来创建组织、批量生成部门和岗位信息。此外，还将介绍怎样查看和修改现有的模板，以及怎样利用现有的模板复制一个类似的模板。

前面提到，用有门业设有三个生产企业，它们都以”生产企业”这个部门作为上级部门，并且它们的部门、岗位设置的规则几乎完全相同（差异是：只有生产木门的用有邦加门公司设置了”木工”岗位，其它二个生产企业没有这个岗位）。下面先举例说明怎样设置一个模板，进而批量生成这三个生产企业的部门、岗位。

另外，用有门业还设有二个分公司，它们都以”分公司”这个部门作为上级部门，并且它们的部门、岗位设置比较类似，但有一些差别（比如下属专卖店数量不一样），后面将会再举例说明怎样处理这种情况。

部门及岗位分析

建立模板前，首先要对部门及岗位进行分析，确定所需要的部门和岗位。

部门设置

根据用有门业确定的部门设置方案，这三个生产企业的部门需要设置为：

部门名称部门编号

生产企业 11

邦加门公司 1101

邦加门公司经理办公室 110101

邦加门公司财务部 110105

邦加门公司人力资源部 110108

邦加门公司车间 110111

邦加门公司仓库 110115

邦加门公司车队 110118

邦加门公司后勤安保部 110121

形惠门公司 1105

形惠门公司经理办公室 110501

形惠门公司财务部 110505

形惠门公司人力资源部 110508

形惠门公司车间 110511

形惠门公司仓库 110515

形惠门公司车队 110518

形惠门公司后勤安保部 110521

水钧门公司 1108

水钧门公司经理办公室 110801

水钧门公司财务部 110805

水钧门公司人力资源部 110808

水钧门公司车间 110811

水钧门公司仓库 110815

水钧门公司车队 110818

水钧门公司后勤安保部 110821

注：关于部门编号：

由于上述部门中的第一级是”生产企业”，其编号已定为11，所以第二级部门（即各生产企业）的部门编号加二位，分别定为1101、1105、1108，然后各生产企业的下属部门的编号则再加二位。虽然系统并不要求部门编号有任何规则，但是可以自己确定一个比较清楚的规则，以方便实际使用。

岗位设置

各个部门中设置的岗位也类似。以邦加门公司为例，各个部门中的岗位设置如下：

邦加门公司经理办公室：需要设置下列岗位：

邦加门公司经理

邦加门公司副经理
邦加门公司财务部：需要设置下列岗位：

邦加门公司财务部经理

邦加门公司财务主管

邦加门公司总账会计

邦加门公司资产会计

邦加门公司出纳
邦加门公司人力资源部：需要设置下列岗位：

邦加门公司人力资源部经理

邦加门公司人力资源部主管
邦加门公司车间：需要设置下列岗位：

邦加门公司车间主任

邦加门公司木工：仅邦加门公司有此岗位。所以模板中不加，最后单独补上。

邦加门公司钣金工

邦加门公司油漆工

邦加门公司电工
邦加门公司仓库：需要设置下列岗位：

邦加门公司仓库主管

邦加门公司接验货员

邦加门公司库管员

邦加门公司库工
邦加门公司车队：需要设置下列岗位：

邦加门公司车队队长

邦加门公司司机
邦加门公司后勤安保部：需要设置下列岗位：

邦加门公司后勤安保部经理

邦加门公司后勤安保部主管

邦加门公司保洁员

邦加门公司保安员

可以看到，三个公司的部门结构完全相同，岗位结构也几乎完全相同（差异只是生产木门的邦加门公司有木工岗位、而其它二个公司没有），我们可以把相同的部分归纳为一个”模板”，然后利用这个模板生成三个公司的部门、岗位，最后再利用”岗位信息管理”功能给邦加门公司单独补设木工岗位即可。

下面介绍怎样建立生产企业的组织单元模板。

新增模板

可以执行”组织单元模板管理”功能，并点击”新增”按钮，建立一个新的模板。此时弹出窗口，要求输入模板编号和模板名称：

输入下列内容：

模板编号：要求输入数字，只要与已有的模板编号不重复即可。输入”01″。

模板名称：要求输入字符串，只要与已有的模板名称不重复即可。输入”生产企业模板”。

然后点击”保存”，显示如下：

明细设置、查看及修改

然后，可以点击按钮，设置、查看或修改一个模板中的部门、岗位信息。

点击按钮后可以看到，页面上方有六个操作按钮（如下所示）：

数据区分为三部门：左边是部门结构，中间是岗位结构，右边用于显示部门或岗位的明细信息。

下面说明怎样设置一个新的组织单元模板：

新增部门

点击”新增部门”（系统要求先指定上级，由于现在还没有在模板中添加任何部门，所以先点击选择作为上级）：

然后在右侧的区域输入要增加的部门的基本信息：

部门名称：可以录入中英文、数字及$M$（M表示”名”），其中$M$可以在利用模板”创建组织”时输入中英文或数字、替换掉这个符号。$M$可以直接输入，或点击后面的输入。
部门编号：只能录入数字和$H$（H表示”号”），其中$H$可以在利用模板”创建组织”时输入数字、替换掉这个符号。$H$可以直接输入，或点击后面的输入。
部门类型：要求必须指定。

注意：系统要求部门名称、编号不能重复：不仅在模板内不能重复，在创建组织、生成正式部门时也不能与已有的部门的名称、编号重复。

其中，$H$、$M$的使用是创建组织的重点，可以把部门信息中具有共性的部分编号、名称用$H$、$M$代替，这样，在创建组织时，只要输入不同的编号、名称替代$H$、$M$，就可以创建出不同的部门。

注意：$H$、$M$一定不要录入全角字符，建议直接点击按钮产生。

由于岗位信息中需要指定部门，所以执行下面的”新增岗位”前，必须先”新增部门”。

下面根据用有门业下属的各生产企业的部门规则”新增部门”：

现在三个生产企业的部门设置如下（以邦加门公司为例）：

部门名称部门编号

邦加门公司 1101

邦加门公司经理办公室 110101

邦加门公司财务部 110105

邦加门公司人力资源部 110108

邦加门公司车间 110111

邦加门公司仓库 110115

邦加门公司车队 110118

邦加门公司后勤安保部 110121

按照上面的规则，可以在模板中把”邦加门公司”以$M$代替，把1101用$H$代替（如下所示），这样模板生成后，在创建组织时，只要以各个公司名称（邦加门公司、形惠门公司、水钧门公司）代替$M$、以各个公司的部门编号（1101、1105、1108）代替$H$，就可以生成各个公司的正式部门。

部门名称部门编号

$M$ $H$

$M$经理办公室 $H$01

$M$财务部 $H$05

$M$人力资源部 $H$08

$M$车间 $H$11

$M$仓库 $H$15

$M$车队 $H$18

$M$后勤安保部 $H$21

所以，只要按上面的方式在模板中”新增部门”即可。

先录入模板中的第一个部门：

注意：输入$M$、$H$时，可以直接点击产生，不必手工录入。

然后点击”保存”按钮，此时在模板中建立了第一个部门：

然后，再建立下一个部门”$M$经理办公室”。它的上级是上面刚新增的部门”$M$”，所以先点击选择左侧的”$M$”，再点击，录入下列内容：

点击”保存”后，显示如下：

可以按同样的方式，在模板中增加其它部门。全部增加完毕后显示如下：

【说明】

如果上面新增的部门有错误，而且也不想修改（如建了多余的部门），则可以先选定这个部门，然后执行”删除部门”。

注意：如果这个部门下已设置了岗位，则必须先删除或移走这些岗位，否则这个部门无法删除。

新增岗位

完成了模板中的部门设置后，就可以再设置模板中的岗位。

点击（此时系统不要求先指定上级岗位，而是在录入岗位信息时要求指定），输入要增加的岗位的基本信息：

其中：

岗位名称：可以录入中英文、数字及$M$，其中$M$可以在利用模板”创建组织”时输入中英文或数字、替换这个符号。$M$可以直接输入，或点击后面的输入。

岗位编号：只能录入数字和$H$，其中$H$可以在利用模板”创建组织”时输入数字、替换掉这个符号。$H$可以直接输入，或点击后面的输入。

岗位所属部门：要求从本模板中已建的部门中选择。

岗位所属职务：从已有的职务中选择即可。

岗位等级：从已有的岗位等级中选择即可。

岗位序列：从已有的岗位序列中选择即可。

直接上级：要求指定本岗位的直接上级岗位。可以选择以下两种：

固定岗位：表示从本模板外选择上级岗位，即从已建立的现有固定岗位中选择。

模板岗位：表示从本模板中已建的岗位中选择上级岗位。

信息审核岗位：也是分为二种方式

固定岗位：只能选择现已存在的、”是”信息审核岗位的岗位。

模板岗位：从本模板中已建的岗位中选择，但系统列出了所有本模板中的岗位，应选择”是”信息审核岗位的岗位。

考勤主管岗位、考勤审核岗位、薪资主管岗位、薪资审核岗位、福利主管岗位、福利审核岗位：

与”信息审核岗位”的操作类似。

是否负责岗位、是否信息审核岗位、是否考勤主管岗位、是否考勤审核岗位、是否薪资主管岗位、是否薪资审核岗位、是否福利主管岗位、是否福利审核岗位、是否机动岗位：

可以根据实际情况确定。

系统要求岗位名称、编号不能重复：在模板内不能重复，在创建组织时也不能与已有的岗位的名称、编号重复。

其中，$H$、$M$的使用是创建组织的重点，可以把岗位信息中具有共性的部分编号、名称用$H$、$M$代替，这样，在创建组织时，只要输入不同的数字、名称替代$H$、$M$，就可以创建出不同的岗位。

【注意】：前面多次提到，在HR系统未启用时，设置岗位信息仅需要设置岗位编号、名称、岗位等级、岗位序列、上级岗位，并不需要设置”信息审核岗位……福利审核岗位”及各个”是否XX岗位”。但在组织单元模板中，这些信息是必须设置的。当然，在HR系统没有启用时，由于生成的岗位中这些项目并没有用途，所以可以在模板中简单设置，将来如果需要启用HR系统，可以再执行”岗位信息列表维护”功能，批量设置好。因此，在HR系统未启用时，可以采用下列方式设置：

各个”是否XX岗位”：全部按缺省值设置为”否”；

信息审核岗位——福利审核岗位：全部设置为某个”固定岗位”（因为选择”固定岗位”比”模板岗位”更容易理解）。

具体操作方法可以参照下面的例子。

下面根据用有门业下属的各生产企业的岗位规则”新增岗位”：

与部门类似，可以把三个生产企业的岗位设置归纳为以下列表（比如，把$M$替换为”邦加门公司”，就很容易理解）：

岗位名称岗位编号所属部门所属职务上级岗位

$M$经理 $H$001 $M$经理办公室生产企业经理副总经理3

$M$副经理 $H$005 $M$经理办公室生产企业副经理 $M$经理

$M$财务部经理 $H$011 $M$财务部生产企业职能部经理 $M$经理

$M$财务主管 $H$015 $M$财务部生产企业职能部主管 $M$财务部经理

$M$总账会计 $H$018 $M$财务部生产企业会计 $M$财务部经理

$M$资产会计 $H$021 $M$财务部生产企业会计 $M$财务部经理

$M$出纳 $H$025 $M$财务部生产企业出纳 $M$财务部经理

$M$人力资源部经理 $H$028 $M$人力资源部生产企业职能部经理 $M$经理

$M$人力资源部主管 $H$031 $M$人力资源部生产企业职能部主管 $M$人力资源部经理

$M$车间主任 $H$035 $M$车间生产企业职能部经理 $M$经理

$M$钣金工 $H$038 $M$车间技术工人 $M$车间主任

$M$油漆工 $H$041 $M$车间技术工人 $M$车间主任

$M$电工 $H$045 $M$车间技术工人 $M$车间主任

$M$仓库主管 $H$048 $M$仓库生产企业职能部主管 $M$经理

$M$接验货员 $H$051 $M$仓库接验货员 $M$仓库主管

$M$库管员 $H$055 $M$仓库库管员 $M$仓库主管

$M$库工 $H$058 $M$仓库库工 $M$仓库主管

$M$车队队长 $H$061 $M$车队生产企业职能部主管 $M$经理

$M$司机 $H$065 $M$车队司机 $M$车队队长

$M$后勤安保部经理 $H$068 $M$后勤安保部生产企业职能部经理 $M$经理

$M$后勤安保部主管 $H$071 $M$后勤安保部生产企业职能部主管 $M$后勤安保部经理

$M$保洁员 $H$075 $M$后勤安保部生产企业职能部主管 $M$后勤安保部经理

$M$保安员 $H$078 $M$后勤安保部生产企业职能部主管 $M$后勤安保部经理

说明：关于岗位编号

对于模板中的岗位，编号并没有按前面介绍的方式（比如：前面已设置的很多岗位的编号是根据其上级岗位再添加二位数字），而是采用”部门编号+三位数字”，这是因为岗位编号并不需要什么固定的规则，所以按任何方式编号都是可以的，另外，在模板中，由于很多岗位的上级也是在模板中（比如”$M$库管员”的上级岗位是”$M$仓库主管”），所以上级岗位的编号也是有待生成的。如果基于上级岗位生成编号，可能难以直观理解。

另外，之所以是”部门编号+三位数字”而不是加”二位数字”，是为了避免利用模板生成的岗位编号与现有岗位的编号重复（系统中禁止岗位编号重复），前面利用”岗位信息管理”和”批量增加岗位”功能添加的岗位，其编号长度都是偶数，而我们准备给生产企业设置的部门编号长度也是偶数，所以再加三位数字作为岗位编号，那么生成正式岗位时就肯定不会与现存岗位编号重复。这样可以避免在利用模板生成正式岗位时因编号重复而不能生成、还要返回本功能重新修改。利用这样一点小技巧，可以使各种工作变得更容易。

下面根据上面的列表在模板中”新增岗位”。

先录入模板中的第一个岗位”$M$经理”：

注意：

输入$M$、$H$时，可以直接点击产生，不必手工录入。

这个岗位的上级是”副总经理3“，因为根据用有门业的分工，由张忠意（副总经理3）分管各个生产企业。由于”副总经理3“这个岗位是一个固定岗位而不是模板中的岗位，所以上面选择的是”固定岗位”、”副总经理3“。

由于现在没启用HR系统，所以按照前面的说明，下列信息可以简化设置：

各个”是否XX岗位”：全部按缺省值设置为”否”；

信息审核岗位——福利审核岗位：全部设置为某个”固定岗位”（因为选择”固定岗位”比”模板岗位”更容易理解）。点击选择时，只有一个岗位”系统管理员”可选，如下所示：

由于系统中预置的这个岗位的各个”是否XX岗位”均被缺省设置为”是”，所以都指定为这个岗位即可。

然后点击”保存”按钮，系统提示”保存成功”。此时在模板中建立了第一个岗位。

【说明】：此时在”岗位结构”区域并没有自动显示这个岗位：

而是需要点击其所属部门”$M$经理办公室”后才会显示：

这是因为岗位可能较多，因此分部门显示岗位会比较清楚。

然后，再建立下一个岗位”$M$副经理”：

注意：

由于生产企业副经理的上级岗位是生产企业经理，但生产企业经理这个岗位也是本模板中的岗位，所以将上级设置为”模板岗位”、”$M$经理“。

然后点击”保存”按钮，系统提示”保存成功”。此时又在模板中建立了一个岗位：

可以按同样的方式，在模板中增加其它岗位。全部增加完毕后，各个部门及岗位的设置如下：

经理办公室：
财务部：
人力资源部：
车间：
仓库：
车队：
后勤安保部：

这样，生产企业的组织单元模板就设置完成了。

【说明】：如果上面新增的岗位有错误，而且也不想修改（如建了多余的岗位），可以先选定这个岗位，然后点击”删除岗位”按钮即可。

小结

完成模板中部门和岗位的设置后，可以在本功能中继续查看，如有问题，可以直接修改。

上面介绍了最基本的用法，即各”XX主管岗位、XX审核岗位”都设置为某个固定岗位，系统中还能够指定为动态岗位，即模板中的岗位，具体方法可以查阅系统中本功能的”说明”。但为了学习起来简单，可以只采用上面介绍的设置为固定岗位的方式，在完成创建组织、生成了正式岗位后，再利用后面的”岗位信息列表维护”功能批量调整即可。

在模板中与设置普通岗位信息不同，并不需要设置权限，因为有的岗位的数据权限可能需要涉及引用新的岗位，但在这些岗位生成前，显然不能引用。所以在”组织单元模板管理”功能中，并不需要设置权限。各个岗位的权限可以在正式的部门、岗位生成后，再利用后面介绍的”岗位信息列表维护”功能批量设置，或利用”岗位信息管理”功能逐个设置。

创建组织：批量生成部门和岗位信息

所谓”创建组织”，就是根据已设置好的模板，输入一些必要的内容后，生成正式的部门和岗位。

下面介绍怎样利用这个功能生成”生产企业”的正式部门和岗位。

生成一个”生产企业”的正式部门和岗位

先生成”邦加门公司”的正式部门和岗位。

点击，系统要求输入下列信息：

$M$：可以输入中英文、数字。

可以输入”邦加门公司”。
$H$：系统要求只能输入数字。

由于它的上级部门”生产企业”的编号是11，我们现在想在部门结构图上把”邦加门公司”放在”生产企业”的下一级，所以可以输入”1101″。
岗位编码生成方式：可以选择以下二种方式生成岗位的编号：

按指定编号：即按输入的编号替换岗位编号中的$H$；

按直属部门编号：即先按输入的编号替换这个岗位所属部门编码中的$H$，再用这个部门的编号替换岗位编号中的$H$。

一般常用第一种方式。
上级部门：即要求指定把要创建的部门建在哪个现有部门之下。

上面说过，想在部门结构图上把”邦加门公司”放在”生产企业”的下一级，所以”上级部门”应选择”生产企业”。
成立日期：要求指定部门的成立日期。

根据用有邦加门公司的成立日期，输入1991年1月19日。
所属单位：要求指定新创建的部门的所属单位。

显然，应当选择”用有邦加门有限公司”（注意：这里选择的是”法律主体”，不要与部门名称混淆）。

即：

此时如果点击，则会生成正式的部门和岗位。由于要生成的部门和岗位较多，为避免出现错误，应当先预览。

点击，查看部门结构图：

此时显示：

再逐级点击查看”生产企业”下的部门设置：

可以看到，这正是我们所需要的部门设置。

点击，查看岗位结构图：

可以在弹出窗口中逐级点击查看岗位的明细设置：

再进一步查看明细设置：

可以看到，这正是我们所需要的岗位设置。

确认没有问题后，点击，此时系统提示：

点击”确定”后，系统提示：

此时再执行”管理部门设置”功能，查看部门结构图，可以看到：

此时再执行”岗位信息管理”功能，查看岗位结构图，可以看到：

这样，”邦加门公司”中正式的部门和岗位就生成了。

【说明】：您可能注意到，正式生成的岗位结构图中，”副总经理3″下各个岗位的顺序与预览时略有不同：预览时”邦加门公司经理”这个岗位显示在最下面，但正式生成后显示在最上面，这个顺序可以不必在意。如果需要，可以在最后对全部生产企业”创建组织”后，再统一调整。

【注意】：执行”创建组织”时，系统会自动控制新创建的部门、岗位与已有的部门、岗位的编码、名称不能重复。如果出现重复，可以进行修改，比如在创建组织时修改输入的$H$，或修改模板中的设置，或修改现有部门、岗位的编号。

生成其它”生产企业”的正式部门和岗位

可以再按同样的方式生成”形惠门公司”和”水钧门公司”的正式部门和岗位。

先对”形惠门公司”创建组织：

再对”水钧门公司”创建组织：

完成之后，正式的部门结构图如下：

正式的岗位结构图如下：

对生成的正式部门或岗位进行简单的调整

“创建组织”完成后，可以再根据需要进行调整。常见的调整包括：

对部门和岗位显示顺序的调整

可以看到，上面生成的岗位结构图中略有不足：我们希望把三个生产企业的经理岗位都排在最后面显示，现在有一个排在前面、二个排在后面，这是因为岗位编号的生成方式不同：集团各个职能部是采用”上级岗位编号+二位数字”的方式填写的，而各个生产企业经理岗位的编号是按照”指定的部门编号+三位数字”生成的，因此它们之间无法保证一定按某种规则排序。但岗位排序很简单，我们看一下”集团后勤安保部经理”岗位的编号是110315、”形惠门公司经理”岗位的编号是1105001，我们可以把”邦加门公司经理”岗位的编号由现在的1101001改为1104001，保存后，岗位结构图变为：

有人会问：把”邦加门公司经理”岗位的编号由现在的1101001改为1104001后，这个岗位的各个下级岗位编号还是”1101XXX”，这样是否有问题？实际上，我们多次提到，编号只要不重复即可，并不需要有任何规则，因此这样修改没有任何问题。

同样，生成的部门的顺序也有可能与自己希望的不同，可以按同样的方式进行调整。

补充或修改一些特别的部门和岗位

组织单元模板是根据归纳的共性设置的，如果存在一些特别的部门或岗位，可以最后单独补充或调整。

比如，前面提到过，生产木门的”用有邦加门有限公司”设有木工岗位，而其它二个公司没有，所以模板中没有设置这个岗位。现在根据模板完成了”创建组织”工作后，可以再补充设置上”邦加门公司木工”这个岗位。

执行”岗位信息管理”功能，考虑到它与”邦加门公司钣金工”岗位非常类似，所以可以先选择”邦加门公司钣金工”，然后点击”复制”按钮，简单修改后，保存即可（其中岗位编号可以设置为一个目前没用的空号11010306）。

小结

经过上述操作，各个生产企业的部门、岗位就全部生成了。可以看到，虽然一个生产企业的部门、岗位较多，但在设置好”组织单元模板”后，可以快速生成大量的部门、岗位。当一个企业的分支机构（如分公司、分店、办事处）特别多时，利用这种方式，可以大大提高部门、岗位的设置效率。

其它功能

下面简单介绍一下”组织单元模板管理”的其它功能。

模板列表

执行本功能时，系统直接列表显示所有组织单元模板。

在查看模板明细时，也可以随时点击，返回前面的模板列表界面，这样可以选择别的模板进行操作（比如修改、复制）。

模板基本信息的修改

可以从模板列表中，对某个模板点击按钮，修改这个模板的编号、名称、描述。

对于今后不再使用的模板，还可以将它的状态修改为”停用”。

模板设置的修改

可以从模板列表中，对某个模板点击按钮，修改模板中的部门和岗位设置。

模板的复制

有时两个模板非常类似，此时可以先复制一个原有的模板，然后修改为新的模板即可。

此时只要输入新模板的名称、编号、描述，即可复制出一个完全一样的模板，然后可以在这个基础上进行修改。这样就使新建模板非常容易。后面将会举例说明。

练习：利用多个模板生成分公司的部门、岗位

上面以生产企业为例，介绍了组织单元模板的使用方法。下面以”分公司”为例，再做一个分多层使用模板的练习。

同样，先对部门及岗位进行分析，确定所需要的部门和岗位。

部门分析

根据用有门业确定的部门设置方案，这二个分公司的部门需要设置为：

分公司

北京分公司

北京分公司经理办公室

北京分公司销售部

北京分公司财务部

北京分公司人力资源部

北京分公司后勤安保部

北京分公司专卖店

北京朝阳001店

北京丰台002店

北京分公司家居卖场店

北京百安居201店

北京百安居202店

北京家得宝205店

北京东方家园206店

上海分公司

上海分公司经理办公室

上海分公司销售部

上海分公司财务部

上海分公司人力资源部

北京分公司后勤安保部

上海分公司专卖店

上海浦东021店

南京035店

苏州039店

南通041店

上海分公司家居卖场店

上海东方家园211店

上海家得宝215店

可以发现，这二个分公司的所具有的专卖店和家居卖场店数量不一样，因此看起来部门结构不同，但是，它们的第一层结构是一样的，可以规纳为：

部门名称部门编号

$M$ $H$

$M$经理办公室 $H$01

$M$销售部 $H$05

$M$财务部 $H$08

$M$人力资源部 $H$11

$M$后勤安保部 $H$15

$M$专卖店 $H$18

$M$家居卖场店 $H$21

因此，可以利用模板设置完这一层部门。

至于各个专卖店和家居卖场店，由于每个专卖店的组织结构是相同的、每个家居卖场店的组织结构也是相同的，因此可以再分别设置专卖店和家居卖场店的模板，在上面的第一层模板”创建组织”完成后，再进一步创建专卖店和家居卖场店。这样，通过分多层使用模板的方式，就可以把分公司的部门、岗位创建好。而且，以后不论再增加多少分公司、或每个分公司增加多少个门店，都可以很容易地完成部门、岗位的设置。

岗位分析

由于上面确定先不考虑专卖店和家居卖场店的具体设置，因此不必考虑各个店的岗位设置。先只确定第一层部门涉及的岗位，以北京分公司为例，各个部门的岗位设置如下：

北京分公司经理办公室：设置下列岗位：

北京分公司经理

北京分公司副经理（兼管人事工作）
北京分公司销售部：设置下列岗位：

北京分公司销售部经理

北京分公司销售主管
北京分公司财务部：

只设置”北京分公司出纳”岗位。
北京分公司人力资源部：

只设”北京分公司人力资源主管”岗位，责责一些日常工作。
北京分公司后勤安保部：设置下列岗位：

北京分公司后勤安保主管

北京分公司保安员

北京分公司保洁员

因此在模板中，可以设置下列岗位：

岗位名称岗位编号所属部门所属职务上级岗位

$M$经理 $H$001 $M$经理办公室分公司经理副总经理1

$M$副经理 $H$005 $M$经理办公室分公司副经理 $M$经理

$M$销售部经理 $H$008 $M$销售部分公司职能部经理 $M$经理

$M$销售主管 $H$011 $M$销售部分公司职能部主管 $M$销售部经理

$M$出纳 $H$015 $M$财务部分公司出纳 $M$经理

$M$人力资源主管 $H$018 $M$人力资源部分公司职能部主管 $M$经理

$M$后勤安保主管 $H$021 $M$后勤安保部分公司职能部主管 $M$经理

$M$保安员 $H$025 $M$后勤安保部保安员 $M$后勤安保主管

$M$保洁员 $H$028 $M$后勤安保部保洁员 $M$后勤安保主管

建立第一层模板

下面建立第一层模板。

新增模板

保存后，如下所示：

部门明细设置

根据上面确定的部门，可以将模板中的部门设置为：

岗位明细设置

根据上面确定的岗位，可以将模板中的岗位设置为（下面逐个部门显示其中的岗位）：

经理办公室：
销售部：
财务部：
人力资源部：
后勤安保部：
1. 创建第一层组织：批量生成部门和岗位信息
对北京分公司创建组织：

说明：由于它的上级部门”分公司”的编号是21，我们现在想在部门结构图上把”北京分公司”放在”分公司”的下一级，所以$H$可以输入”2101″。

先点击查看部门，再点击查看岗位。

确认无误后，点击，生成正式的部门和岗位

对上海分公司创建组织：

再输入以下内容，对上海分公司创建组织：

确认无误后，点击，生成正式的部门和岗位

查看正式生成的部门、岗位：
执行”管理岗位设置”功能，可以看到部门结构图如下：

执行”岗位信息管理”功能，可以看到岗位结构图如下：

可以看到，生成的部门、岗位结构与我们希望的完全一致，因此不必再做任何调整。

建立第二层模板（1）：建立专卖店模板并了解模板复制功能

用有门业考虑将来专卖店和家居卖场店可能很多，而且每个店的组织结构完全相同，所以，可以把专卖店和家居卖场店也分别设置好模板，这样将来开设较多新店时会比较方便。

每个专卖店和家居卖场店由于规模较小，所以用有门业决定不必再设置下级部门，只要直接在部门中设置好相关岗位即可。

以”北京朝阳001店”为例，每个专卖店设置下列岗位：

北京朝阳001店店长

北京朝阳001店主管

北京朝阳001店服务员

因此在模板中，可以设置下列岗位：

岗位名称岗位编号所属部门所属职务上级岗位

$M$店长 $H$001 $M$ 店长北京分公司经理

$M$主管 $H$005 $M$ 店面主管 $M$店长

$M$服务员 $H$008 $M$ 服务员 $M$店长

注意：由于店长的上级是固定的某个分公司经理（如上面指定为”北京分公司经理”），所以这样一个专卖店模板只适合于一个分公司。对于上海分公司的专卖店，需要另外建立类似的模板。下面分别设置北京分公司和上海分公司专卖店的模板：

北京分公司专卖店模板

可以设置为：

上海分公司专卖店模板——了解模板复制功能

上海分公司专卖店模板与北京分公司专卖店模板非常类似，差别只是店长的上级岗位不同。我们不需要重新建这样一个模板，否则如果分公司多了，会非常麻烦。

可以在北京分公司专卖店模板完成后，点击，显示当前已存在的所有模板：

然后，对”北京分公司专卖店模板”点击按钮，在弹出窗口中录入：

保存后，可以看到：

对”上海分公司专卖店模板”点击按钮，可以查看并修改该模板。该模板由于是按照”北京分公司专卖店模板”复制得到的，所以缺省与”北京分公司专卖店模板”完全一致。可以找到模板中的”$M$店长”岗位，将其”直接上级”岗位改为”上海分公司经理即可”。

修改并保存后，”上海分公司专卖店模板”就建好了。

建立第二层模板（2）：建立家居卖场店模板并了解删除功能

每个家居卖场店需设置下列岗位：

店长

服务员

可以看到，家居卖场店只是比专卖店少了一个主管岗位。所以也可以用模板复制的方式。另外，也需要按分公司分别建立模板（也是因为店长的上级岗位不同）。

北京分公司家居卖场店模板

对”北京分公司专卖店模板”点击按钮，在弹出窗口中录入：

保存后，对”北京分公司家居卖场店模板”点击按钮，可以查看并修改该模板。可以找到模板中的”$M$主管”岗位，然后点击：

删除后，模板变为我们需要的样式：

上海分公司家居卖场店模板

按同样方式，再完成上海分公司家居卖场店模板。

这样，就完成了所有的模板，此时模板列表如下：

创建第二层组织：批量生成部门和岗位信息，进一步了解编号

下面生成各个专卖店和家居卖场店的部门和岗位信息。在生成正式部门时，需要指定$H$，即用于替换的编号。前面的各个例子中，这个编号一般是基于其上级部门的编号，但我们多次强调过，编号并不需要规则。比如，在生成各个专卖店编号时，如果仍在其上级部门的基础上扩展，那么编号长度会很长，比如，”北京朝阳001店”的上级部门是”北京分公司专卖店”，其编号是210118，如果延继这个规则，那个这个店的编号就应当是210118+001，这样很不方便。而专卖店、家居卖场店可能将来会开很多，所以如果用上述编号方式会很麻烦。我们看一下，现有的所有部门都没有以8、9开头的，所以我们可以改一种方式，以8开头加三位店号作为专卖店的部门编号，以9开头加三位店号作为家居卖场店的部门编号。这样，现有各店的编号可以确定为：

专卖店

名称部门编号

北京朝阳001店 8001

北京丰台002店 8002

上海浦东021店 8021

南京035店 8035

苏州039店 8039

南通041店 8041

家居卖场店

名称部门编号

北京百安居201店 9201

北京百安居202店 9202

北京家得宝205店 9205

北京东方家园206店 9206

上海东方家园211店 9211

上海家得宝215店 9215

下面按这个编号规则生成创建组织。

专卖店：

先生成”北京朝阳001店”：对”北京分公司专卖店模板”点击，并输入下列内容：

同样，再创建”北京丰台002店”。

然后，再利用对”上海分公司专卖店模板”，创建”上海浦东021店、南京035店、苏州039店、南通041店”。

家居卖场店：

先生成”北京百安居201店”：对”北京分公司家居卖场店模板”点击，并输入下列内容：

同样，再创建”北京百安居202店、北京家得宝205店、北京东方家园206店”。

然后，再利用对”上海分公司家居卖场店模板”，创建”上海东方家园211店、上海家得宝215店”。

查看正式的部门和岗位结构图

完成上述工作后，执行”管理部门设置”功能，可以看到部门结构图如下所示：

执行”岗位信息管理”功能，可以看到岗位结构图如下所示：

这正是我们需要的设置。

岗位信息列表维护

前面介绍了用于岗位信息设置的几个主要功能：

岗位信息管理

批量增加岗位

组织单元模板管理

利用这些功能，即使对于规模庞大、组织结构复杂的企业，也可以高效完成部门、岗位的设置。

前面已经完成了用有门业的所有部门、岗位的设置。在设置这些岗位时，我们对很多信息只做了简单设置，比如岗位等级只设置为”一级”、岗位序列只设置为”其它类”、权限信息都没有设置。另外，我们还提到，如果将来启用了HR系统，或者进一步启用了考勤薪酬业务，那么需要设置更多的信息，所有岗位上都必须设置如”考勤主管岗位、考勤审核岗位……”等。由于岗位很多，如果需要正式设置这些信息时，再设置会不会工作量很大呢？

完全没有问题！系统中提供了”岗位信息列表维护”功能，这是一个非常重要和强大的功能，可以采用列表的方式，批量查出符合条件的岗位，然后既可以逐个岗位修改信息，也可以对各个项目（如岗位等级、考勤主管岗位）进行批量置换，轻松实现任何设置要求。因此，这个功能对于岗位信息的维护非常有用。

下面介绍这个功能的使用方法。

查询

在”岗位信息管理”功能中，我们可以很直观地看到岗位结构图，它非常清楚地展现出岗位间的关系。但是实际工作中经常需要同时查出多个岗位，以便对比查看，或进行修改，这时就不方便了。因此，在”岗位信息列表维护”功能中，提供了列表显示的方式，可以批量查出符合指定条件的岗位。这样，一方面便于查看，另外，也便于批量修改。

执行本功能，显示如下：

可以直接点击右上角的”查询”按钮，此时列出所有岗位信息：

每行数据的最后都有一个”修改”按钮，如果想查看某个岗位的详细信息，或对它进行修改，可以点击它后面的按钮，例如，点击”集团销售部经理”后面的按钮，则弹出窗口显示：

如果需要，可以进行修改，修改后保存即可。

更多情况下，我们是需要查看某些符合指定条件的岗位，而不是全部岗位。这时可以在右侧选择”自定义查询”，此时要求指定查询条件：

系统中提供了大量的条件（如下所示），可以利用自定义组合，进行各种查询。

岗位、岗位名称、岗位所属部门、岗位所属职务、

信息审核岗位、考勤主管岗位、薪资主管岗位、福利主管岗位、

考勤审核岗位、薪资审核岗位、福利审核岗位、

岗位等级、岗位序列、岗位编制、设立日期、

是否部门负责岗位、是否机动岗位、

是否信息审核岗位、是否考勤主管岗位、是否薪资主管岗位、是否福利主管岗位、是否考勤审核岗位、是否薪资审核岗位、是否福利审核岗位

此外，还有下列条件：

岗位状态：可以选”在用”或”停用”。

各系统角色：可以用于查询在某个系统中具有指定角色的岗位。

各系统数据权限：可以选”无权限”、”全部”、”部分”。

指定条件后，点击”查询”，可以列出符合条件的岗位信息。其中，”停用”的岗位红色显示。

例如：我们想查看所有职务是”集团职能部主管”的岗位，可以将条件设置为：

然后点击”查询”，则可以只列出符合这个条件的岗位：

【操作说明】：查询之后，可以点击按钮，继续修改条件，查看其它数据。如果此时想查看全部岗位，可以在右上角将改为”全部”，再点击”查询”即可。

批量设置（包括：批量设置权限信息）

经常需要对多个岗位同时进行类似的修改，比如修改多个岗位的岗位等级。可以先按上面的方式查出要修改的岗位，然后选择某些岗位（或点”全选”选择所有岗位），再点击上面的按钮，此时弹出以下窗口：

可以将所选岗位的某个项目全部修改为指定值，比如，可以批量设置 “岗位等级、岗位序列、信息审核岗位、考勤主管岗位……”等。操作方法与”批量增加岗位”功能中的批量设置操作类似。

下面举二个例子：

例1：批量设置岗位等级

用有门业确定的基本规则是：

职务名称	岗位等级
董事长、总经理	十九级
副总经理	十八级
总经理助理、总监	十七级
集团职能部经理、生产企业经理、分公司经理	十五级
集团职能部副经理、生产企业副经理、分公司副经理	十四级
生产企业职能部经理、分公司职能部经理、店长	十二级
生产企业职能部副经理、分公司职能部副经理	十一级
集团职能部主管、软件工程师、系统管理员	九级
集团会计、集团出纳、平面设计、美工、硬件管理员	七级
生产企业会计、生产企业出纳、分公司会计、分公司出纳
生产企业职能部主管、分公司职能部主管
店面主管、组长	五级
技术工人、司机、文员	四级
接验货员、库管员	三级
服务员、库工、保安员、保洁员	二级

说明：

应当特别注意：岗位等级是对岗位的划分，但上面列出是各个职务对应的岗位等级。一定不要误认为”职务等级”。应当明确，系统中没有”职务等级”、只有”岗位等级”。上面列出这样的规则，是因为每个岗位都有对应的职务，因此可以根据其职务确定这样一个简单的规则。但在实际工作中，允许同一职务的岗位设置为不同的岗位等级。

在设置岗位等级时，同样要注意不要分配得完全连续，中间最好有一定的空位，这样便于在岗位较多、较复杂时进行补充。比如，上面没有使用十六级、十三级、一级……。

下面说明操作方法。例如：现在要把职务为”集团职能部经理、生产企业经理、分公司经理”的岗位的岗位等级都设置为”十五级”：

先指定自定义条件（如下）：

点击查询，列出符合条件的岗位：

然后点击按钮，再点击按钮，在弹出窗口中设置为：

保存后，可以看到岗位等级全部设置完毕（如下所示）：

可以按上述方式完成所有岗位的设置。

最后，检查是否有漏设的：由于缺省设置为”一级”，但上面用有门业确定的岗位等级表中没有一级的，所以可以查一下系统中是否还有一级的：

点击”查询”后，结果为空，表明全部岗位都已经设置完了。

例2：批量设置权限信息

前面设置的岗位，无论是逐个设置时，还是批量设置时，大多数岗位都没有设置权限信息。在系统实施前期，由于要设置的岗位比较多，如果逐个岗位设置权限，工作量会比较大。因此可以先不设置权限。在所有岗位基本设置完成后，再利用”岗位信息列表维护”功能，批量设置权限。这是因为权限的设置是有规律的，比如普通员工是什么权限、部门经理是什么权限，都是可以有规则描述的。这样，就可以对权限相同的员工批量设置权限，因此非常方便。

用有门业确定的系统权限规则是：

系统管理员按系统中预置的使用权限。
下列职务的岗位不需要使用系统，因此没有系统使用权限：

技术工人、司机、接验货员、库管员、服务员、库工、保安员、保洁员
下列职务的岗位：在OA中的角色是”经理”，在TC中的角色是”学员”：

董事长、总经理、副总经理、总经理助理、总监、集团职能部经理、生产企业经理、分公司经理。
其它职务的岗位：在OA中的角色是”职员”，在TC中的角色是”学员”。

如果逐个职务设置查询条件，仍略显麻烦。前面我们设置了岗位等级，可以看出：

上面的”3″相当于”十五级以上”；

上面的”4″相当于”五级到十四级”，另外，还有职务为”文员”的岗位（它属于四级）。但不含”系统管理员”岗位（它是九级，但这个岗位比特殊，前面已确定它按系统中预置的使用权限）。

下面设置”3″：

指定条件如下：

点击查询，显示下列岗位：

点击，然后点击按钮，勾选OA、TC并选择下列角色：

然后点击”保存”即可。

下面再设置”4″：

指定条件如下：

点击查询，显示下列岗位：

点击，然后找到”系统管理员”这个岗位，取消勾选。如下所示：

然后点击按钮，勾选OA、TC并选择下列角色：

然后点击”保存”即可。

这样，就完成了用有门业所有岗位的权限设置。

注意：批量设置权限时，”系统管理员”岗位一定要单独处理，一定不要与其它岗位一起批量设置，以免将这个岗位中的”主控系统”的角色误清空，导致无法使用主控系统（说明：万一因误操作出现这种问题，或出现忘记系统管理员密码等问题，可以与软件服务社联系，我们会为您远程处理，而且是免费的）。

特别说明

上面利用岗位等级作为条件，设置了权限信息。这只是为了方便，并同时作为例子演示怎样使用各种自定义条件以及”并且、或者、括号”的逻辑规则。实际上，上面的岗位等级也可以不做调整、仍旧全部用”一级”。在设置权限信息时，可以直接查出所有岗位，按上述规则分批勾选后，批量设置即可。

如果本单位的岗位较少，也可以在前面做”岗位信息管理”、添加岗位时直接设置好权限信息，并不一定需要了解”岗位信息列表维护”功能的使用方法。

通过本例可以发现，在系统刚开始实施时，虽然岗位较多，但权限的设置非常方便，可以很轻松地完成。

关于扩展信息

本功能中，还可以点击按钮，显示各个岗位的扩展信息。

点击后，在列表中将同时显示岗位的扩展信息，如”信息审核岗位、考勤主管岗位……”等。在准备正式使用HR系统前，不必关心这些信息。这些内容会在《人力资源管理系统使用教程》中详细介绍。

其它功能

系统中还提供了一些关于岗位的其它功能，以便于岗位信息的管理，比如：

岗位信息变动查询：这个功能可以用于全面了解岗位信息的变动情况。由于岗位信息非常重要，所以需要了解对岗位所做的任何修改，这样如果有问题，便于查明原因。

小结：岗位是系统的核心，但岗位很简单

岗位是系统中最核心的基础信息，上面以较多的篇幅介绍了岗位设置方法，很多人可能会因此而误认为岗位很复杂，但实际上，岗位很简单。

它与我们平时工作中说到的岗位是完全一样的，它就是各种人力资源管理课程中所说的岗位，只不过在系统中需要更加严谨、明确地定义岗位、描述岗位。但这是很容易理解的，比如，我们在工作中谈到各个岗位时，下面提到的每项内容显然都是必须明确的：

首先，我们当然需要明确这个岗位的名称、所属部门、职务，也要知道它的直接上级岗位（比如销售主管岗位的直接上级是销售部经理，而销售部经理这个岗位的直接上级是副总经理）；

由于岗位很多，我们需要知道哪些岗位是平级的、哪些是级别更高、哪些级别更低，所以要知道一个岗位的”岗位等级”；另外，从工作性质角度，有些工作是管理类的、有些是销售类的、有的是生产类的……，从这个角度，我们又可以把岗位划分为不同的”岗位序列”；

在日常工作中，每个岗位都可能涉及一些管理工作，比如，一个岗位有新员工入职，或者平时转正、调配、离职，应当由谁审批；一个岗位上的员工的考勤、薪资、福利应当由哪个岗位上的人员负责管理……要明确这些工作，必须给每个岗位设置好他们的”信息审核岗位”，以及考勤、薪资、福利的”主管岗位”和”审核岗位”。但是，显然不是每个岗位上的员工都可以从事这些主管和审核的工作，所以，我们需要提前指定好哪些岗位”是”考勤、薪资、福利的”主管岗位”和”审核岗位”，只有这些岗位可以作为备选岗位。

所以，岗位是很容易理解的。

员工及用户管理

概述

前面进行了大量的基础设置工作，这些工作的目的是为了更好地把系统使用起来。要使用协同管理系统，还必须明确以下二个问题：

谁可以使用系统？即系统的”用户”是什么？

用户在系统中的权限是怎样确定的？

用户是什么

在前面的”基础定义”中已介绍：用户指的是”系统”的使用者。

在本系统中，”用户”分为两类：

一类是”员工”：

广义的员工指的是向本”管理主体”提供服务并获取薪酬的自然人。狭义的员工指的是与某个”法律主体”签订了劳动或劳务合同，通过提供服务获取薪酬的自然人。

其中，有很多员工在工作中必须使用系统，这些员工在得到系统管理员授权的登录名、密码后，就是系统的”用户”。

注意：并非每个员工都一定是系统中的”用户”。比如，企业中可能有保洁员、保安员，他们是”员工”，但如果他们的工作不需要操作某个系统，那么系统管理员就不需要给他们授权，他们就不是系统的”用户”。

另一类是”虚拟用户”：

有时因为一些特殊原因，需要设置一些不对应于某个员工的用户。比如：需要设置一个登录名、密码，它不归某个员工专用，而是由多个人共同使用。这时这个”用户”并不对应于某个员工、只不过可以用这个登录名来登录系统。这种不对应于某个员工的用户称为”虚拟用户”。

相应的，系统中提供了”员工信息管理”、”虚拟用户管理”这二个功能，用于管理员工和虚拟用户信息。此外，还有一个”员工信息导入”功能，可以从EXCEL中批量导入员工信息。

本章只介绍”员工信息管理”。”虚拟用户”并不常用，主要用于一些特别情况的处理。如需了解，可以查看系统中内置的本功能”说明”。

用户在系统中的权限是怎样确定的

无论是设置员工信息，还是设置虚拟用户信息，都需要指定其”岗位”，而在岗位信息中，已经设置好了这个岗位在各个关联系统中的功能权限、数据权限。用户的权限就是其岗位中指定的权限。

这样是非常方便的，比如：

新员工入职时，录入其信息时就会指定好岗位，这样，这个员工在系统中的的权限自然就确定了。

员工发生调配时，只要指定好员工的新岗位，他的权限就自动变为新岗位对应的权限。

因此，只要把岗位信息设置好后，就不需要再对员工逐个设置权限，这样不但严谨，而且非常方便。很多系统管理员都有这种体会：经常要为新员工设置权限、要为发生调配的员工调整权限，如果使用了多个系统，那么这个工作更是烦琐混乱，而且还无法及时变化，因为人事变动是人力资源部负责的，难以保证实时通知系统管理员。而按照本系统中的管理方式，上述问题就根本不存在了：无论是新员工还是有调配的员工，只要人力资源部完成人员信息的设置，那么全部权限就自动设置好了。

下面介绍用户信息的管理方法。

员工信息管理

本功能用于新增、修改或查询员工信息。

员工信息包括的内容

在系统中设置一个员工信息，需要设置下列内容。可以看到：员工信息包括三部分：基本信息、个人信息、用户信息。

其中：加”*“的为必填信息。

基本信息：

编号：必填，必须是数字，而且不得与现有编号重复。

姓名：必填，可以是中、英文或数字。

部门：必须指定，而且只能指定末级部门，否则会导致下面无法选择岗位。

岗位：必须先指定部门后、再选择岗位。此时系统只列出这个部门涉及的岗位，因此更便于选择。

职务：本项不需要录入，而是系统根据上面选择的岗位，自动显示职务。

个人信息：

包括：性别、出生日期、办公电话、移动电话、E-mail、备注。这些信息并不是必须录入的，但如果录入了，那么在OA中查看员工通讯录时，就可以看到这些信息，从而便于员工的相互联系。这些信息也可以在员工登录OA后自行修改。而且在HR系统中执行”系统用户导入”时，这些信息会导入HR系统。但是启用HR系统后，就只能在HR系统中修改，在OA中员工个人就不能再修改了。

用户信息：只有勾选了”是否授权”后，才可以填写。

登录名：必填，且不得与本功能中已有的登录名重复，可以是英文字母、数字、下划线或小数点。

密码：必填，必须是8－20位英文字母和数字的组合（不允许只是英文或只是数字。这是为了避免使用如123456或abcdefg之类的密码）。密码由系统管理员进行初始设置，以后用户可以自行修改。

认证码：现在可以不必设置。前面已介绍过：用有门业现在要使用协同办公系统（OA）、培训系统（TC），这二个系统”不需要”认证码。因此，设置用户信息时可以不填写认证码（填了也没有用）。但如果将来启用了某些系统（如PB、HR）并设置为”需要”认证码，那么就可以（但不是必须）设置并使用认证码。

了解员工信息后，可以开始整理本单位的员工信息，以便录入。

整理员工信息

首先，要确定本单位人员中有哪些需要使用系统，并整理好这些员工的信息。

说明：由于用有门业前期不使用HR系统，所以并不需要整理所有员工的信息，只需要确定哪些员工要使用OA、TC系统即可。即只需要录入能作为系统”用户”的员工信息。有些员工如保洁员不需要使用系统，可以先不录入。前面虽然设置了这些员工的部门、职务、岗位，但这只是为了以后使用HR系统时方便。这些员工的信息可以在HR系统启用后，再在HR系统中录入。

可以整理一个EXCEL，列出这些人员的姓名、部门、职务等信息。

用有门业确定的员工列表如下，其中：

编号：可以是一个任意的编号，要求是数字，只要不重复即可。如果现在已经有工号，也可直接使用工号。

注意：系统约束了员工编号必须是数字。这样将来便于做成条码或进行各种简洁的处理。有些用户可能习惯于编号带上字母，这样是没有必要的，也是一种错误的方式。比如加上有某种意义的字母（如部门的缩写），但是员工是可以调配的，如果将来调配到别的部门，那么这个字母反而显得很乱，而且起到了误导的作用。

也没有必要非要让岗位等级较高的人编号小或编号大，因为这也是可以变化的。

编号最好就是”没有任何意义”的数字，所谓”没有任何意义”是指：编号时不要考虑采用象”部门号+序号”这样的规则，虽然很多人可能喜欢这样编号，但这也是一种错误的规则（因为人员是经常调配的）。最好的办法就是只需要确定好最大”位数”，然后顺序编号或任意编号就可以了。

因此，系统对编号并不要求有什么特别的规则。但在实际工作中，按以下要求编号会更方便：
1. 员工编号的位数尽可能一致，并且第一位不要用0。
这主要是为了排序和导出EXCEL后处理的方便。

比如：有些公司董事长编号为1，而后面的员工编号可能是5532。这样，员工编号的长度就不一样。系统中并不禁止这样做。系统中也允许录入00001这样的编号。但是，建议编号的位数尽可能一致，并且第一位不要用0。比如，如果统一采用5位编号，那么编号”1″最好改为”10001″，这样便于以后使用，特别是启用HR系统后，经常需要导出EXCEL，虽然导出时编号采用字符串格式，但EXCEL有时会按缺省规则对数据格式进行处理，导致一些麻烦。
1. 员工编号位数不要太短。
比如，虽然当前企业中只有几百个人，感觉可能三位数字就够了，但是，应当考虑经常有新入职和离职的员工，因此，系统中的人数可能远大于当前在职的员工人数。所以编号长度最好有一定余量，以免将来产生不便。

本例中，用有门业虽然员工数不到一千人，但是采用5位编号。
登录名：由于这些员工需要使用系统，所以还要给每个员工设置一个登录名，下面一般采用”姓”的全拼音加”名”拼音的第一个字母。

编号	姓名	登录名	部门	职务	岗位
10001	邢加军	xingjj	总经办	董事长	董事长
10003	苏鹏	sup	总经办	总经理	总经理
10006	宋南	songn	总经办	副总经理	副总经理1
10007	马玉新	mayx	总经办	副总经理	副总经理2
10008	张忠意	zhangzy	总经办	副总经理	副总经理3
10019	宋明珠	songmz	销售部经理办公室	集团职能部经理	集团销售部经理
10036	韦宝华	weibh	人力资源部经理办公室	集团职能部经理	集团人力资源部经理
10039	贾伟	jiaw	销售部经理办公室	集团职能部副经理	集团销售部副经理
10049	葛永智	geyz	后勤安保部经理办公室	集团职能部经理	集团后勤安保部经理
10058	胡仲伟	huzw	信息部经理办公室	集团职能部经理	集团信息部经理
10067	姜洪清	jianhq	工程部经理办公室	集团职能部经理	集团工程部经理
10073	宋延昌	songyc	稽核部经理办公室	集团职能部经理	集团稽核部经理
10087	肖远	xiaoy	公关企划部经理办公室	集团职能部经理	集团公关企划部经理
10092	付聪	fuc	系统管理组	系统管理员	系统管理员
10128	王云松	wangys	系统管理组	软件工程师	集团软件工程师
10143	周晓天	zhouxt	家居卖场管理组	集团职能部主管	集团家居卖场管理主管
10145	华虹	huah	家居卖场管理组	文员	集团家居卖场管理组文员
10149	孙素平	sunsp	家居卖场管理组	文员	集团家居卖场管理组文员
10160	沐剑屏	mujp	人事信息组	集团职能部主管	集团人事信息主管
10177	侯青云	houqy	专卖店管理组	集团职能部主管	集团专卖店管理主管
10192	沈利	shenl	专卖店管理组	集团职能部主管	集团专卖店管理主管
10193	田磊	tianl	出纳组	集团出纳	集团出纳
10197	于荣华	yurh	专卖店管理组	文员	集团专卖店管理组文员
10209	于秀中	yuxz	财务部经理办公室	集团职能部经理	集团财务部经理
10256	周莉	zhoul	出纳组	集团出纳	集团出纳
10276	孙玉宁	sunyn	总账组	集团职能部主管	集团总账组主管
10279	何杰	hej	设备管理组	硬件管理员	集团硬件管理员
10281	张佐	zhangz	设备管理组	硬件管理员	集团硬件管理员
10283	郑憧	zhengt	资产管理组	集团职能部主管	集团资产管理组主管
10319	于大勇	yudy	经销商管理组	集团职能部主管	集团经销商管理主管
10327	雷真	liez	电工组	集团职能部主管	集团电工主管
10332	张唯	zhangw	经销商管理组	文员	集团经销商管理组文员
10336	蔡同悦	caity	总账组	集团会计	集团总账会计
10367	詹小月	zhanxy	薪资组	集团职能部主管	集团薪资主管
10389	李威	liw	木门研发组	集团职能部主管	集团木门研发主管
10395	袁杰	yuanj	木门研发组	集团职能部主管	集团木门研发主管
10399	洪伟	hongw	防盗门研发组	集团职能部主管	集团防盗门研发主管
10409	朱运	zhuy	直销及项目管理组	集团职能部主管	集团直销及项目管理主管
10411	周宇同	zhouyt	家居卖场管理组	集团职能部主管	集团家居卖场管理主管
10413	贺国辉	hegh	直销及项目管理组	集团职能部主管	集团直销及项目管理主管
10429	张天惠	zhangth	防盗门研发组	集团职能部主管	集团防盗门研发主管
10431	王华骏	wanghj	研发部经理办公室	集团职能部经理	集团研发部经理
10449	赖锋	laif	车库门研发组	集团职能部主管	集团车库门研发主管
10516	于彬	yub	总账组	集团会计	集团总账会计
10539	严素	yans	结算组	集团职能部主管	集团结算组主管
10543	宫晓红	gongxh	结算组	集团会计	集团结算会计
10552	范江	fangj	研发部经理办公室	集团职能部副经理	集团研发部副经理
10557	王艺	wangy	企划组	平面设计	集团平面设计
10587	钟铃	zhongl	出纳组	集团出纳	集团出纳
10619	崔园园	cuiyy	车库门研发组	集团职能部主管	集团车库门研发主管
10621	田园	tiany	企划组	集团职能部主管	集团企划主管
10626	宋清扬	songqy	企划组	美工	集团美工
10659	江永静	jianyj	总账组	集团会计	集团总账会计
10671	李中毅	lizy	稽核二组	集团职能部主管	集团稽核二组主管
10673	于思远	yusy	保洁组	集团职能部主管	集团保洁主管
10707	刘建中	liujz	保安组	集团职能部主管	集团保安主管
10708	高帆	gaof	稽核一组	文员	集团稽核一组文员
10712	杨秋杏	yangqx	福利组	集团职能部主管	集团福利主管
10733	卢芊芊	luqq	档案组	集团职能部主管	集团档案主管
10737	连洁	lianj	行政组	集团职能部主管	集团行政主管
10765	李英	liying	企划组	美工	集团美工
10766	赵越	zhaoy	档案组	文员	集团档案组文员
10777	钱启明	qianqm	稽核二组	文员	集团稽核二组文员
10817	王心轮	wangxl	经销商管理组	集团职能部主管	集团经销商管理主管
10834	鲁涛	lut	稽核一组	集团职能部主管	集团稽核一组主管
10910	于光宁	yugn	土建组	集团职能部主管	集团土建主管
11001	张远平	zhangyp	邦加门公司经理办公室	生产企业经理	邦加门公司经理
11006	黄晓波	huangxb	邦加门公司财务部	生产企业职能部经理	邦加门公司财务部经理
11007	袁克杰	yuankj	邦加门公司人力资源部	生产企业职能部经理	邦加门公司人力资源部经理
11008	王蒙	wangm	邦加门公司后勤安保部	生产企业职能部经理	邦加门公司后勤安保部经理
11009	左达	zuod	邦加门公司车间	生产企业职能部经理	邦加门公司车间主任
11020	王小南	wangxn	邦加门公司经理办公室	生产企业副经理	邦加门公司副经理
11022	张中敏	zhangzm	邦加门公司人力资源部	生产企业职能部主管	邦加门公司人力资源部主管
11024	海平	haip	邦加门公司后勤安保部	生产企业职能部主管	邦加门公司后勤安保部主管
11031	徐恬恬	xutt	邦加门公司财务部	生产企业会计	邦加门公司总账会计
11050	王秋	wangq	公关组	集团职能部主管	集团公关主管
11056	吴天雄	wutx	邦加门公司财务部	生产企业会计	邦加门公司资产会计
11066	金孟廷	jinmt	培训组	集团职能部主管	集团培训主管
11092	赵明伟	zhaomw	邦加门公司财务部	生产企业会计	邦加门公司总账会计
11095	曲青	quq	邦加门公司财务部	生产企业出纳	邦加门公司出纳
11097	蔡林慧	cailh	邦加门公司财务部	生产企业出纳	邦加门公司出纳
11108	郝仝	haot	结算组	集团会计	集团结算会计
11112	田江雨	tianjy	结算组	集团会计	集团结算会计
11116	孟福临	mengfl	邦加门公司车队	生产企业职能部主管	邦加门公司车队队长
11173	祝经纬	zhujw	后勤安保部经理办公室	集团职能部副经理	集团后勤安保部副经理
11197	张军以	zhangjy	设备管理组	硬件管理员	集团硬件管理员
12001	孙原	suny	形惠门公司经理办公室	生产企业经理	形惠门公司经理
12005	周依	zhouy	形惠门公司经理办公室	生产企业副经理	形惠门公司副经理
12006	庄明明	zhuangmm	形惠门公司财务部	生产企业职能部经理	形惠门公司财务部经理
12009	葛玲	gel	形惠门公司人力资源部	生产企业职能部经理	形惠门公司人力资源部经理
12012	李青石	liqs	形惠门公司后勤安保部	生产企业职能部经理	形惠门公司后勤安保部经理
12017	薛惠	xueh	形惠门公司财务部	生产企业会计	形惠门公司总账会计
12018	吴梦农	wumn	形惠门公司财务部	生产企业会计	形惠门公司资产会计
12029	邵波	shaob	形惠门公司财务部	生产企业出纳	形惠门公司出纳
12031	林志华	linzh	形惠门公司车间	生产企业职能部经理	形惠门公司车间主任
12033	邱海东	qiuhd	形惠门公司财务部	生产企业职能部主管	形惠门公司财务主管
12039	王友强	wangyq	总账组	集团会计	集团总账会计
12042	邓力朋	denglp	总账组	集团会计	集团总账会计
12046	钟玉颖	zhongyy	形惠门公司人力资源部	生产企业职能部主管	形惠门公司人力资源部主管
12050	田鲁郁	tianly	工程部经理办公室	集团职能部副经理	集团工程部副经理
12055	岳志成	yuezc	形惠门公司后勤安保部	生产企业职能部主管	形惠门公司后勤安保部主管
12066	唐伟涛	tangwt	形惠门公司车队	生产企业职能部主管	形惠门公司车队队长
12069	何海滨	hehb	北京分公司销售部	分公司职能部主管	北京分公司销售主管
12076	陈近东	chenjd	培训组	集团职能部主管	集团培训主管
13001	赵军利	zhaojl	水钧门公司经理办公室	生产企业经理	水钧门公司经理
13005	田士伟	tiansw	水钧门公司经理办公室	生产企业副经理	水钧门公司副经理
13007	方昌栋	fangcd	水钧门公司财务部	生产企业职能部经理	水钧门公司财务部经理
13011	崔成	cuic	水钧门公司人力资源部	生产企业职能部经理	水钧门公司人力资源部经理
13015	周志华	zhouzh	水钧门公司后勤安保部	生产企业职能部经理	水钧门公司后勤安保部经理
13065	于华松	yuhs	水钧门公司财务部	生产企业会计	水钧门公司总账会计
13067	郭彦	guoy	水钧门公司财务部	生产企业会计	水钧门公司资产会计
13071	韩雪	hanx	水钧门公司财务部	生产企业出纳	水钧门公司出纳
13075	郑树人	zhengsr	水钧门公司人力资源部	生产企业职能部主管	水钧门公司人力资源部主管
13078	钱运	qiany	水钧门公司后勤安保部	生产企业职能部主管	水钧门公司后勤安保部主管
13087	乔适	qiaos	水钧门公司车间	生产企业职能部经理	水钧门公司车间主任
13111	吕顺峰	lusf	水钧门公司财务部	生产企业职能部主管	水钧门公司财务主管
13117	潘海军	panhj	水钧门公司仓库	生产企业职能部主管	水钧门公司仓库主管
13197	蒋新风	jangxf	专卖店管理组	集团职能部主管	集团专卖店管理主管
13215	王春	wangc	水钧门公司车队	生产企业职能部主管	水钧门公司车队队长
13221	高立中	gaolz	上海分公司销售部	分公司职能部主管	上海分公司销售主管
13233	杨晖	yangh	公关组	集团职能部主管	集团公关主管
13267	刘念新	liunx	直销及项目管理组	集团职能部主管	集团直销及项目管理主管
14001	李平文	lipw	北京分公司经理办公室	分公司经理	北京分公司经理
14007	冯双	fengs	北京分公司经理办公室	分公司副经理	北京分公司副经理
14009	魏芳	weif	北京分公司销售部	分公司职能部经理	北京分公司销售部经理
14017	董建平	dongjp	北京分公司人力资源部	分公司职能部主管	北京分公司人力资源主管
14058	于燕来	yuyl	北京分公司后勤安保部	分公司职能部主管	北京分公司后勤安保主管
14067	王云秀	wangyx	财务部经理办公室	集团职能部副经理	集团财务部副经理
14077	杨舒	yangs	北京分公司财务部	分公司出纳	北京分公司出纳
14093	谢林松	xiesl	公关企划部经理办公室	集团职能部副经理	集团公关企划部副经理
14122	康冰远	kangby	上海分公司销售部	分公司职能部经理	上海分公司销售部经理
14129	谢瑛	xiey	资产管理组	集团会计	集团资产管理会计
14201	于敏	yum	北京朝阳001店	店长	北京朝阳001店店长
14203	张朝红	zhangch	北京丰台002店	店长	北京丰台002店店长
14206	柴伟中	chaiwz	北京东方家园206店	店长	北京东方家园206店店长
14211	崔健飞	cuijf	北京百安居201店	店长	北京百安居201店店长
14221	于敏芳	yumf	北京百安居202店	店长	北京百安居202店店长
14231	周东羽	zhoudy	北京家得宝205店	店长	北京家得宝205店店长
14401	杜宇	duy	北京朝阳001店	店面主管	北京朝阳001店主管
14403	葛平燕	gepy	北京朝阳001店	店面主管	北京朝阳001店主管
14409	田壮	tianz	北京丰台002店	店面主管	北京丰台002店主管
14418	陈景松	chenjs	邦加门公司仓库	生产企业职能部主管	邦加门公司仓库主管
14419	周蒙	zhoum	上海分公司销售部	分公司职能部主管	上海分公司销售主管
14428	李仁宗	lirz	形惠门公司仓库	生产企业职能部主管	形惠门公司仓库主管
14445	于在田	yuzt	上海分公司后勤安保部	分公司职能部主管	上海分公司后勤安保主管
14467	张进平	zhangjp	直销及项目管理组	文员	集团直销及项目管理组文员
15001	莫天宇	moty	上海分公司经理办公室	分公司经理	上海分公司经理
15003	刘越	liuy	上海分公司经理办公室	分公司副经理	上海分公司副经理
15009	姜玉锋	jiangyf	北京分公司销售部	分公司职能部主管	北京分公司销售主管
15011	陈喆	chenz	公关组	文员	集团公关组文员
15066	赵心雁	zhaoxy	人力资源部经理办公室	集团职能部副经理	集团人力资源部副经理
15076	陈伟珍	chenwz	人事信息组	文员	集团人事信息组文员
15109	贾光平	jiagp	行政组	文员	集团行政组文员
15156	宋欣欣	songxx	上海分公司财务部	分公司出纳	上海分公司出纳
15177	范永超	fanyc	上海分公司人力资源部	分公司职能部主管	上海分公司人力资源主管
15201	苏建慧	sujh	上海浦东021店	店长	上海浦东021店店长
15203	周志	zhouz	南京035店	店长	南京035店店长
15205	张清园	zhangqy	苏州039店	店长	苏州039店店长
15207	钟彦红	zhongyh	南通041店	店长	南通041店店长
15209	于伟杰	yuwj	上海东方家园211店	店长	上海东方家园211店店长
15211	李九中	lijz	上海家得宝215店	店长	上海家得宝215店店长
15401	邹智中	zouzz	上海浦东021店	店面主管	上海浦东021店主管
15405	杨晓光	yangxg	上海浦东021店	店面主管	上海浦东021店主管
15407	岳明明	yumm	南京035店	店面主管	南京035店主管
15409	周永全	zhouyq	南京035店	店面主管	南京035店主管
15411	吕文志	luwz	苏州039店	店面主管	苏州039店主管
15413	周珊	zhous	苏州039店	店面主管	苏州039店主管
15415	韩保龙	hanbl	南通041店	店面主管	南通041店主管
15417	郭明焕	guomh	南通041店	店面主管	南通041店主管
15421	王丹	wangd	邦加门公司财务部	生产企业职能部主管	邦加门公司财务主管
15429	祝捷	zhuj	稽核部经理办公室	集团职能部副经理	集团稽核部副经理

然后，可以分两步在系统中设置上述员工信息：

将系统中预置的用户”系统管理员”修改为真实员工信息；
增加其他员工的信息。

具体操作方法如下：

将预置的员工信息修改为正式员工信息

执行”员工信息管理”功能，直接点击”查询”按钮，可以看到系统中已预置了的员工信息：

这是因为系统中预置了一个员工”系统管理员”，而前面在介绍系统中的预置数据时，就已经修改了姓名（修改为”付聪”）、登录名、密码。

可以点击按钮，查看并进一步补充修改：

付聪根据实际情况做了进一步修改：根据上面确定的员工列表，将编号改为10092，另外，录入了本人的”办公电话、移动电话、E-Mail”：

然后”保存”。

特别注意：在正式使用前，一定要修改主控系统管理员的密码！以保证信息安全。

然后，可以开始增加其他员工信息。

增加员工信息

可以点击”新增”按钮，在弹出窗口中设置其他员工的信息。

例如：先添加董事长邢加军的信息，如下所示：

填写完毕后点击”保存”即可。

按上面的方法，可以录入全部员工信息。不过，如果您已经在EXCEL中整理了员工信息，比如员工姓名、电话、E-mail信息，那么可以用下面介绍的功能，把EXCEL批量导入系统中、再简单补充一下即可。这样，录入工作就变得非常简单，特别是在员工信息较多时。

用有门业已经整理了一个EXCEL，所以下面介绍怎样利用这个EXCEL，把其他员工的信息导入系统中。

员工信息导入

执行”员工信息导入”功能（如下所示），可以看到有以下操作按钮：

导出EXCEL空表

首先要点击按钮，此时导出一个EXCEL文件”员工信息空表.xls”，这是一个空表，内容如下，它用于确定EXCEL中应包括的内容和格式。即需要把员工信息整理为下面要求的格式，才能够导入系统中。

这些内容正式是系统中需要录入的内容，因此对数据格式的要求与在系统中录入时相同。

其中：编号和姓名不能为空。其它各项均可以为空，可以在导入系统后再补充。

说明：

编号、姓名：具体要求与录入时相同，即编号为数字、姓名为字符串。

部门、职务：可以为空。但是，如果不为空，则系统中必须已经存在”名称完全相同”的部门、职务，否则不能导入。如果您的EXCEL中的部门、职务名称不够标准，无法保证与系统中完全一致，可以考虑从EXCEL中去掉部门或职务。另外，部门必须是末级部门。

出生日期：如果您的EXCEL中是”日期”格式，则应采用”1983-5-16″这种格式；如果EXCEL中是字符串，则应采用”1983年5月16日”这种格式（注意：这时在EXCEL中不能再用日期格式，只能是字符串）。如果您不能确定，建议采用”1983-5-16″这种格式。

注意：EXCEL中没有”岗位”，这是因为岗位信息是在系统中建立的，一般企业基本不可能在EXCEL中有岗位的原始数据，即使在EXCEL中补录，工作量也很大，反而不如在导入员工信息后，再在系统中直接补充，这样会非常方便，特别是：如果导入了部门，那么补设岗位更加容易，因为选择岗位时会只显示这个部门中的岗位、而不是全部岗位，由于导入的部门必须是末级部门，其中包含的岗位一般很少，因此选择很容易。岗位信息极其重要，通过这样的方式确定岗位更加可靠。后面将会举例演示。

将员工信息在EXCEL中整理好

付聪根据”员工信息空表.xls”的格式，整理好一个”员工信息.xls”，如下所示：

……

说明：

登录名：

一般情况下，原始EXCEL中没有登录名，您可以直接在EXCEL录入，也可以在EXCEL导入系统后，在系统中补充。
密码：

可以在EXCEL中全部设置为一个相同的密码，如a1234567，这样可以直接导入，避免在系统中给每个员工录入密码的工作量。可以导入后再让每个员工自己修改。
关于EXCEL中的员工编号：

如果原来有员工编号，可以用原来的编号；

如果原来没有编号，可以在EXCEL自动生成（比如：第一行为10001，以后每行自动加3。中间留一些空号是为了便于调整）；

建议编号位数要相同：这一点在前面已经做过说明；

尽可能用字符串格式，不要用数字格式。比如：编号0001如果是数值类型，则会自动变成1，这样导入系统后，可能不符合您的使用习惯，而且也使员工编号的长度变得不同。所以应当在编号前面加上英文单引号（即保存为字符串格式）。当然，最好按前面的建议，编号的第一位不要是0（虽然允许）。

注意：由于现在系统中已经有了付聪和邢加军的信息，所以在导入前，应当从EXCEL中把这二条记录删除。

EXCEL导入

确认EXCEL文件没有问题后，可以点击按钮，此时弹出窗口：

点击按钮，上传”员工信息.xls”，然后点击。导入成功后，系统提示：

点击”确定”，则直接显示出所有导入的员工信息，如下所示：

说明：

如果EXCEL中的数据不符合要求，那么在导入时，系统将会提示存在的问题，可以把EXCEL修改后，再重新导入。

如果有的内容问题较多，比如EXCEL中的部门名称不规范、导入时错误太多，并且在EXCEL中修改工作量较大，也可以考虑从EXCEL中去掉部门（因为EXCEL中只有编号和名称是必需的），然后在导入后，直接在系统中补充即可。

导入后，如果想删除某个员工信息（比如在EXCEL中忘记去掉付聪和邢加军，结果也导入了），可以勾选这个员工后，点击按钮。

【注意】：本功能还支持多次导入。如果员工较多、一下子整理不完，可以先导入只有一部分员工的EXCEL文件，其它员工的EXCEL文件可以整理好后再导入。

补充调整并保存为员工信息

导入员工信息后，需要进一步补充，还要指定岗位等EXCEL中没有的信息。可以逐个员工点击后面的按钮，对员工信息进行补充。比如，对苏鹏点击，则显示：

可以看到只缺少岗位，点击岗位后面的按钮，则弹出岗位选择窗口：

将岗位选择为”总经理”。

说明：

如果导入了部门，那么选择岗位非常方便，因为只显示这个部门中的岗位。

在前面的”员工信息管理”功能中介绍过，员工信息中的”职务”并不是可以录入或修改的，但是，导入EXCEL时，如果能导入职务也是有用的。因为如果员工较多，那么导入后在补设岗位时，可能记不清每个员工具体是什么岗位（比如：可能不清楚一个员工是主管还是文员）。这时，可以参照已导入的职务就很容易确定。

下面有二个按钮：和

如果信息还没有录入完整，还想继续录入，那么可以点击，将已录入的信息保存下来，保存后还可以再次点击按钮补充修改。即相当于暂存；
如果信息已经录入完，那么可以点击，如果保存成功，则这个员工信息从本功能的列表中消失，因为已经成为一个完整的员工信息。此时如果执行”员工信息管理”功能、点击”查询”按钮，就可以看到他的信息。

比如：指定苏鹏的岗位后，确认不需再设置其它信息，则点击，系统提示保存成功，此时苏鹏从本功能的列表中消失，因为已经成为一个完整的员工信息。如果执行”员工信息管理”功能、点击”查询”按钮，就可以看到他的信息。

按照上面的方法，逐个员工简单补充必要的信息后，就可以”保存为正式员工”。

【说明】：也可以逐个员工信息补充后，先只点击按钮暂存，最后再选择确认不需要修改的员工信息（或点击），然后点击按钮，批量生成正式员工信息。

相关说明

利用”员工信息管理”和”员工信息导入”功能，可以很方便地录入所有员工信息。下面介绍一些相关功能和需要注意的内容。

查询与修改

在主控系统中，可以根据需要，查询员工信息。”员工信息管理”功能中提供了强大的自定义查询方式，可以选择自定义查询（如下），然后按各种条件组合，查出需要的员工信息。

比如：

查询所有职务为”集团职能部主管”的员工：

查询北京分公司的所有员工：

注意：当按部门查询时，逻辑运算为”包含下级”而不是”等于”。”包含下级”是指包括这个部门的所有下级部门，例如：北京分公司员工的所属部门并不”等于””北京分公司”，而是它的某个下级部门（如”北京分公司销售部”），所以”包含下级”就表示要查询的部门包含”北京分公司”的所有下级部门。

查询集团职能部的所有女员工：

查询所有离职的员工：

查询在OA系统中角色为”经理”的员工：

查出员工信息后，如果需要修改某个员工的信息，点击该员工后面的”修改”按钮，对各项信息进行修改。特别要注意的是，还可以修改”员工状态”和”用户状态”。

说明：关于”员工状态”和”用户状态”

员工状态：

指的是这个”员工”当前是在职还是离职。在HR系统启用前，可以直接在主控系统中修改”员工”的状态。但在HR系统启用后，只能在HR系统中管理”员工”状态，在主控系统中就不能再直接修改了。

本功能中，已离职的员工以红色显示。
用户状态：

如果这个员工设置了”用户”信息，那么”用户状态”表示当前是否可用使用这个”用户”信息。如果”用户状态”为”在用”，那么可以用这个登录名、密码登录系统进行操作。如果”用户状态”为”停用”，那么就不能用这个登录名、密码进行系统操作。

本功能中，如果用户状态为”停用”，那么”状态”栏会以红色显示。

特别注意：

将员工状态由”在职”改为”离职”时，系统会自动将该员工的用户状态由”在用”改为”停用”，这样，如果这个员工离职，那么会自动失去系统的使用权限，因此非常方便。

直接修改用户状态并不影响员工状态，可以在员工”在职”的情况下将用户状态由”在用”改为”停用”。比如：一个”员工”原来具有系统使用权限、已设置了用户信息。但后来换了新的工作岗位，不需要使用系统了，就可以将他的”用户状态”改为”停用”，但其”员工状态”仍为”在职”。

关于无系统权限的员工

一个很常见的误解是：”只有”需要使用系统的员工信息才可以在本功能中录入。实际上这是一种误解。准确讲，应当是：

需要使用系统的员工的信息必须本功能中录入。

不需要使用系统的员工的信息也”可以”在本功能中录入。

比如，一个保洁员”赵秀洁”并不需要具有系统的使用权限，但也可以在本功能中录入。如下所示：

在”用户信息”部分，不必勾选”是否授权”，也不需要录入登录名、密码，录入上述信息后保存即可。

【说明】：

在只使用OA、TC系统时，这样的员工肯定是不需要录入到主控系统中的。本例只是为了进一步说明员工、用户的概念。

正是因为本功能可以录入没有系统使用权限的员工信息，所以录入员工信息时必须勾选”授权”后才可以录入登录名、密码。

有些情况下会需要这样做。比如，在HR系统没启用、但财务系统已启用的情况下，需要使用”职员”辅助核算，就可能会涉及任何员工。因此，无论是否具有系统使用权限的员工，都可以在本功能中录入员工信息。

【注意】：

在系统中录入了这些没有系统权限的员工，并不会影响系统的使用。因为在OA、PB等系统中，如果某个部门没有”在用”的、有本系统使用权限的用户，只有无权使用系统的”员工”，那么在建流程选择人员等界面会自动不显示这个部门，即系统会自动只显示需要的信息。因此，这样非常便于各个关联系统共享组织信息。

关于系统权限

灵活的权限管理

权限管理是非常灵活的。给一个岗位设置好”角色”后，并不是这个岗位上的每个员工都能按同样的角色权限使用系统。可以设置为有的人能使用、而有的人不能使用。比如：有的岗位比较重要、能在系统中进行较多操作。这个岗位有新员工入职后，可能需要经过一段时间培训，才允许他使用系统。此时，在录入这个员工的信息时，虽然将该员工设置在这个岗位，但可以暂时不给他授权（即先不设置登录名、密码）。这样，就可以保证这个岗位上的其他员工可以使用系统，而这个新员工暂不能使用。

又如：给有的员工设置了登录名、密码后，后来因为某些原因想取消他的系统使用权限，但又不能影响这个岗位上其他员工使用系统，那么只要把这个员工的”用户状态”改为”停用”即可。

关于主控系统本身的使用权限

本例中，只有”主控系统管理员”付聪可以登录并使用主控系统，因为只有他的岗位上设置了主控系统的功能权限。但实际上，并不是只能有一个用户具有这种权限，也可以设置多个具有主控系统使用权限的用户、分别具有不同的权限，比如：有的负责系统级的基础信息管理（如系统参数、权限控制），有的负责业务类的信息管理（如负责供应商信息的管理，或专门负责培训系统基础信息的管理）。以后将会举例说明。

小结

在HR系统启用前，可以按照上面介绍的方法，在主控系统中录入和维护员工信息。

在HR系统启用后，可以将主控系统中已录入的员工信息导入HR系统，此后即作为HR系统中的员工、只能在HR系统中管理。在《人力资源管理系统使用教程》中将会介绍怎样将主控系统中已录入的员工信息导入HR系统。

这样，前期在没有启用HR系统时，只需要在主控系统中管理员工的少量信息，就能保证OA、TC、PB、FM、CRM等系统的使用。当需要使用HR系统时，可以启用HR，此前录入的员工信息经过补充后就能导入HR系统，充分保证了系统结构不但严谨，而且灵活、易于扩展。

到本章为止，完成了大量基础信息的设置。这时OA系统和培训系统就可以正式使用了。而且，上面设置的各种信息的作用远不止用于这二个系统，以后会看到，这些工作实际上为PB、HR、FM、CRM、DL等所有系统的使用打下了最重要的基础。在此基础上，所有各个系统的使用将变得非常简单、清晰。

开始正式使用OA、TC系统

完成上述工作后，主控系统的基础设置工作就全部完成了，然后可以按照下面介绍的工作顺序，开始正式使用OA和培训系统。
1. 系统管理员先全面掌握OA、TC系统
  1. OA系统
系统管理员应当先通过下列方式全面掌握OA系统：
1. 查看《协同办公系统使用教程》：
  
  这是全面掌握OA系统的唯一方式，也是最全面的方式。通过查看教程，可以非常完整地了解OA系统使用和管理的各个细节。
2. 查看服务社网站提供的关于OA系统的视频课件
  
  这些视频课件有助于您用最快的速度了解OA中常用功能的使用方法，而且您以后也可以用这些课件给本单位的员工进行培训，所以应当把所有课件至少看一遍。
说明：视频课件可以帮助您快速、直观地了解系统中常用功能的使用方法，对于学习各种操作是最好、最快的方式，但是对于系统管理员来讲，仅仅掌握常用功能的操作方法显然是远远不够的，”全面”掌握系统的方式只有一个，那就是把手册中的内容全部掌握好。
1. TC系统
系统管理员应当先通过下列方式全面掌握TC系统：
1. 查看《培训系统使用教程》：
  
  这是全面掌握培训系统的唯一方式，也是最全面的方式。通过查看教程，可以非常完整地了解培训系统使用和管理的各个细节。
2. 查看服务社网站提供的关于培训系统的视频课件
  
  这些视频课件有助于您用最快的速度了解培训中常用功能的使用方法，而且您以后也可以用这些课件给本单位的员工进行培训，所以应当把所有课件至少看一遍。
说明：由于前期重点是使用OA系统、可以直接使用服务社网站上提供的视频课件，所以在查看《培训系统使用教程》时，对于其中介绍课件制作方法的内容只要简单看一下即可，可以等以后需要自己制作课件时再学习这些内容。
1. 给员工做简单的培训
系统管理员全面掌握了OA、TC系统的使用和管理方法后，即可开始给员工做一些简单的培训。可以采用以下二种方式：
1. 现场培训
系统管理员可以将有关人员集中起来，现场培训。需要准备好投影仪等设备，以便演示。

系统管理员可以参照有关手册，先介绍一下OA、TC系统的用途。

然后登录OA系统和培训系统，可以利用投影仪播放一些主要的课件。在课件播放过程中可以随时暂停，由系统管理员结合课件做一些简单的说明。

现场培训时间不需要很长，不必超过一小时，只介绍最主要的内容即可，比如：

怎样登录系统；

怎样使用培训系统：这样员工就可以自己随时学习；

怎样使用系统中内置的说明文档：比如登录OA系统后，可以点击右上角的”使用说明”，这里面有OA中各个功能的详细介绍，可以随时参考；

OA系统的主要功能，特别是协同收发与处理、公告、调查、讨论，这是OA系统中最常用的功能。其它功能如文档管理的使用比较复杂，前期也不常用，可以以后根据需要再做介绍。
1. 书面说明
如果不便于现场培训（比如，员工分布在多个地区的多个分公司），可以写一个简要的书面说明，要求按这个说明操作即可。如：

———————————关于使用OA系统和培训系统的通知——————————–

为提高工作效率和信息化水平，公司决定从X年X月X日起，开始使用OA系统和培训系统。相关员工清单将于今天发给各位经理。

使用方法如下：

打开IE浏览器（注意：主控系统不可以使用其它浏览器），在地址栏输入http://服务器IP:8080/oa/，然后输入本人的登录名和密码，即可登录OA系统。其中：

登录名：是本人”姓”的全拼音加”名”拼音的第一个字母，比如姜洪清的登录名是：jianghq，沈利的登录名是shenl。特殊情况会单独通知相关人员（见后面的说明）。

密码：全部是a1234567，登录后，必须在右上角点击”密码修改”（如下所示），修改本人的密码。

然后，点击”退出登录”，再输入新密码重新登录，以确认密码修改成功。

登录后，点击界面最下面一行右端的”TC”（即培训系统）：

这时会弹出一个新的窗口，进入培训系统。培训系统桌面上直接显示了使用说明，左侧是视频课件（可以点击”“展开），这些课件介绍了OA系统的使用方法，可以按照说明，查看这些课件。注意：查看课件时需要有耳机或音箱。

从X年X月X日——X年X月X日为练习期，可以按照培训系统课件的介绍，在OA系统中练习。

从X年X月X日起，公司所有日常通知及申请、审批都改为在OA系统中进行，具体规定将会逐步推出。

如有问题，请与信息部付聪联系，电话：13901175546

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说明：

可以把需要使用OA、TC系统的员工清单（EXCEL文件）以邮件等形式发给有关负责人（如各个部门经理），以便确认有哪些员工需要使用系统、是否有漏掉的员工。

上面提到的”特殊情况会单独通知相关人员”，是指可能有的员工的登录名没有按上述规则，比如，如果按上述规则，”王佳”和”王军”的登录名都是wangj，这是不允许的，所以可以把王军的登录名单独改一下（如改为wjun），然后单独通知他。
1. 小结
实际工作中，可以根据本单位的情况选择适当的培训方式。也可以结合上面二种方式。比如：可以给一些主要的管理人员（如集团总部员工和分公司部门经理以上的员工）进行现场培训，然后把书面通知发给每个员工，再由这些参加过现场培训的管理人员对相关员工进行适当的指导。

再次提示：准备正式使用前，系统管理员一定要先修改自己的密码！！！同时要提醒每个员工在使用系统管理员提供的密码登录OA后，一定要修改本人的密码，以确保信息安全。

本例中，每个用户登录后，都将预置的密码修改为登录名的第一个字母加1234567，如苏鹏的登录名是sup，他将密码由缺省的a1234567改为s1234567。
1. 练习
上述工作完成后，可以开始练习。可以根据本单位的情况，确定一段时间的练习时间，比如一天或三天。
1. 培训系统
先练习使用培训系统。可以让员工先查看系统中的课件，一方面了解培训系统的使用方法，同时了解OA系统的使用方法。可以逐个课件边看边练习，不必一下子把所有课件都看完。注意需要有耳机或音箱。

培训系统的详细使用方法可以查看培训系统中内置的”使用说明”。
1. 协同办公系统
经过培训并查看培训系统的课件后，可以开始练习OA系统的使用。

比如：可以由系统管理员先发一个协同，给每个员工处理，并查看处理意见。再发出公告、调查、讨论，以便每个员工了解操作方法。每个员工也可以自己做这些练习，比如给本部门或其它部门的人员发送协同。

注意：前期使用的重点是”协同办公”和”公共信息”部分的功能，这是OA中最常用也最有价值的功能，应当先详细了解这两部分的使用方法。有些功能是不常用的（如”文档管理”部分），前期可以先不看。
1. 常见问题
在练习过程中，可能会遇到一些问题，主要是浏览器的问题，常见问题包括：
1. 浏览器不符合要求：比如使用了IE6、IE7等低版本的浏览器；或使用了系统不支持的一些浏览器；或者没有按要求将浏览器设置为允许弹出窗口。
2. IE上没有安装flash播放器，因此无法看培训系统的课件。
在《协同管理系统实施手册》中，对浏览器的要求有详细的介绍，可以按照说明进行处理。
1. 正式使用
完成上述培训工作，并经过一段时间的练习后，就可以开始正式使用TC和OA系统。

正式使用之后，下列内容可以关注一下：
1. 培训系统
正式使用培训系统后，可以先只使用系统中现有的课件（即从软件服务社网站的”培训答疑中心”下载的课件），将来，可以根据本单位的培训要求，自行制作课件（如本单位的工作规范、规章制度等），并在主控系统进行各种设置（如设置新的角色、设置课程表、设置课件分类、上传新的课件等），以便创建本单位的网上培训中心。关于培训系统的设置和课件的制作，在《培训系统使用教程》中有详细说明。

如果要使用培训系统中”培训管理”功能（用于检查回答问题是否及时、学员对课件和答疑的评分、学员的学习记录，以及有关分析数据），需要在主控系统中指定好”培训督导”。”培训督导”进入培训系统后，具有专有的”培训管理”功能（普通员工没有这些功能）。目前把”培训督导”设置成了系统管理员付聪。前期可以暂不使用本功能。将来如果自制了更多课件、并且培训管理工作要求更加规范时，可以再指定”培训督导”（比如指定为负责培训工作的副总经理，或人力资源部经理。允许指定多个）。
1. 协同办公系统
OA系统前期使用的重点是”协同办公”和”公共信息”部分的功能，将来可以根据需要，逐步使用其它功能。

注意： OA系统中的有些功能只有”文档管理员”有权操作，包括：”文档管理——单位文档管理”功能（用来管理本单位的文档）、”系统模板管理”（用来设置和维护一些本单位统一使用的标准模板）、”项目管理”功能。目前的”文档管理员”是系统管理员付聪，一般情况下，可以不必修改。但是一定要注意：系统管理员与文档管理员是二个完全不同的概念。企业的系统管理员与文档管理员可以是同一个人，也可以是不同的人。
要点总结

主控系统是OA、TC、PB、HR、FM、CRM、DL等各个系统的管理中心。在本教程中，详细介绍了大量基础管理方面的内容，比如：组织信息的设置对于所有各个关联系统都是最重要的基础信息。经过上面的工作后，不仅可以开始使用OA、TC系统，而且将来使用其它系统时，也会非常容易地实现各种强大的功能。

本教程篇幅较长，但只要把握以下要点，就可以很好地理解主控系统。
1. 微小而强大的主控系统
主控系统的功能很多、很强大，但从结构上看，主控系统是非常简洁、微小的。实际上，它只是做了以下几件事：
1. 组织信息管理：确定系统要管理的主体是什么，并对它进入多角度分解；
2. 公共信息管理：管理各个关联系统的公用基础信息；
3. 关联系统管理：管理各个关联系统的专用基础信息；
4. 员工及用户管理：确定谁可以使用系统；
5. 系统维护：用于系统本身的维护。
掌握了上面这些要点，就很容易理解和使用协同管理系统。
1. 基础定义的理解
前面曾经列出过一些重要的基础定义，包括：

关联系统、功能权限、角色、系统用户、基础信息的状态

还有一些管理中常用的概念，如：

组织、部门、职务、岗位、岗位等级、岗位序列

本教程结合实例详细介绍了绝大多数基础定义和管理概念，便于更直观地掌握这些内容。它们对于理解和使用企业管理软件具有至关重要的作用。
1. 协同管理系统的架构
通过本教程，可以全面了解协同管理系统的架构。
1. 这是一种强大却非常简洁清晰的架构，它由多个关联系统构成，其中：
  
  主控系统是控制中心，各种基础管理工作都是在主控系统中进行的；
  
  其它关联系统分别用于处理不同的专业管理工作，例如：OA用作通用的办公平台，TC用于培训管理，HR用于人力资源管理，FM用于财务管理……
2. 这是一种易于扩展的架构：
  
  在最初发布的F9.8版本中包括了OA、TC、HR，后来又发布了PB、FM、CRM、DL，接着我们还会增加分销与物流管理系统（DL）、协同商务系统（CB）……系统的功能在不断扩展和强化，但系统结构却始终简洁清晰。而且使用越来越简单，因为您在前面设置的基础信息，在后面的各个系统中都可以共享。
正是因为设计了这样一种架构，所以一方面各个关联系统可以独立使用、甚至可以部署在不同的服务器上，另一方面却可以始终在这样一个简洁的主控系统控制下，实现全面、统一的管理。
1. 关联系统的管理方法
每个关联系统负责企业管理中的一类工作。各个关联系统都要在主控系统中经过相关设置，才可以使用。由于系统在设计上采用了上述结构，所以各个关联系统的设置也具有非常好的一致性。各个关联系统的使用基本都是按以下思路进行：
1. 组织信息管理：本教程中已经介绍了最主要的组织信息，它们不仅可以用于OA、TC系统，也可以由其它系统如HR、PB、FM、CRM、DL等共享。如果需要使用其它关联系统，只要在此基础上，再进行一些必要的补充设置即可，比如要使用HR系统，需要进一步设置岗位信息；要使用FM，需要设置会计主体、会计部门；
2. 公共信息管理：用于设置和维护各个关联系统共享的基础信息；
3. 专用信息管理：即在”关联系统管理”菜单下，对关联系统的专用信息进行设置；
4. 系统权限管理：必须根据本单位的管理需要，设置好各个岗位的权限。每个用户将自动按照其岗位上的权限来使用系统；
5. 关联系统启用及设置：一些关联系统如OA、TC缺省就是已启用的，另一些缺省未启用的关联系统（如PB、HR、FM、CRM、DL）可以在需要时再”启用”。可以执行”主控系统管理”菜单下的”关联系统设置”功能，进行基本设置（如设置是否需要认证码、验证码）和系统启用。

主控系统中还有很多功能，将会在后续各教程中结合其它关联系统和相关管理工作进行详细说明。

按照本教程的介绍，不仅可以顺利完成主控系统中的基础信息设置，并开始OA、TC的正式使用，更重要的是能够对整个协同管理系统有全面、深入的了解。您会发现，对于企业管理系统，强大与简单可以很好地融合在一起。

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主控系统使用教程

概述

主控系统概述

系统中的基础定义

管理中的基本概念

关于本教程

实例

实例简介

实施计划

怎样练习

主控系统简要说明

了解主控系统的概况

系统功能简介

系统中的预置数据

组织信息管理

概述

管理主体设置

法律主体设置

管理部门设置

定义

管理部门类别设置

管理部门设置

确定部门设置方案

整理出部门结构图

分析部门结构图，确定在系统中的设置方案

新增一级部门

新增二级（及以下）部门

修改预置部门

部门的查看、修改及变动记录查询

关于部门信息的特别说明

职务管理

职务类别管理

职务信息管理

关于职务信息的特别说明

岗位管理

关联系统管理

概述

主要功能介绍

角色权限管理

系统参数设置

数据清理维护

主控系统（CC）

角色权限管理

关联系统设置

协同办公系统（OA）

培训系统（TC）

课件管理

角色权限管理

培训督导设置

岗位管理——系统的核心

什么是岗位

定义

系统中怎样描述一个岗位

关于岗位的常见问题

岗位等级与岗位序列

岗位等级

岗位序列

说明

岗位信息说明

基本信息

扩展信息

权限信息

功能权限

数据权限

其它信息

准备工作

确定岗位设置方案

整理出岗位结构图

确定权限的设置

分析岗位结构图，确定在系统中的设置方案

岗位信息管理：怎样逐个新增岗位信息

新增第一级岗位

新增第二级岗位

新增第三级岗位

小结

关于部门和岗位设置的建议

批量增加岗位

概述

例：设置集团总部的各个部门经理岗位

批量新增待建岗位